Honorarkräfte in Verein, Stiftung und gGmbH rechtssicher einsetzen
Praxisleitfaden für Bildungseinrichtung und andere Nonprofit Organisationen
Honorarkräfte ermöglichen Flexibilität, Spezialisierung und schlanke Strukturen. Gerade gemeinnützige Nonprofit-Organisationen (NPOs) wie Vereine und gGmbHs arbeiten oft mit Freelancern und Honorarkräften zusammen, vor allem Bildungsträger. Gleichzeitig droht bei einer falschen Einbindung schnell der Vorwurf der Scheinselbstständigkeit, mit massiven finanziellen und haftungsrechtlichen Folgen. Honorarkräfte lassen sich auch nach der aktuellen Rechtsprechung weiterhin einsetzen. Entscheidend sind eine durchdachte Vertragsgestaltung, eine passende Praxis und eine nachvollziehbare Dokumentation.
Warum Honorarkräfte für gemeinnützige Organisationen zum Risiko werden können
NPOs wie Vereine, Stiftungen und gGmbHs bauen häufig auf Honorarkräfte, beispielsweise
- Kursleiterinnen in Musik- oder Sportschulen,
- Dozenten und Referenten in Bildungseinrichtungen oder an Volkshochschulen,
- Lehrkräfte in Kursen oder
- Projektmitarbeitende in geförderten Programmen.
Für diese Strukturen sind flexible Honorarmodelle attraktiv. Leider haben die Deutsche Rentenversicherung (DRV) und Sozialgerichte die Einstufung von Lehrtätigkeiten zuletzt deutlich verschärft.
Das „Herrenberg Urteil“ des Bundessozialgerichts (Urteil v. 28.06.2022, B 12 R 3/20 R) zu einer Musikschullehrerin sowie die Folgeentscheidung zu einem VHS Dozenten (Urteil v. 05.11.2024, B 12 BA 3/23 R), machen klar, dass eine vertraglich vereinbarte „Freiberuflichkeit“ nicht trägt, wenn die Person faktisch wie eine angestellte Lehrkraft in Stundenpläne, Besprechungen und die Organisation eingebunden ist. Gleichzeitig zeigt das ebenfalls kürzlich ergangene sogenannte „Kameramann-Urteil“ des BSG vom 12.12.2023, B 12 R 12/21 R, dass Projektbezug, eigene Betriebsmittel, eigene Honorarbildung und echte Freiheiten weiterhin für Selbstständigkeit sprechen können.
Wann gelten Honorarkräfte in Verein & Co. als scheinselbstständig?
Ob eine Honorarkraft als selbstständig oder abhängig beschäftigt gilt, entscheidet sich immer im Gesamtbild. Nach gefestigter Rechtsprechung des BSG und der Prüfpraxis der DRV wird die Abgrenzung anhand folgender Kriterien vorgenommen:
- Eingliederung in die Organisation (z.B. feste Verplanung in Stunden- / Dienstplänen, Teilnahme an Konferenzen, feste Leitungsfunktionen, Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden der fremden Arbeitsorganisation);
- Weisungsgebundenheit zu Ort, Zeit und Durchführung über das Koordinationsnotwendige hinaus;
- Fehlen eines eigenen unternehmerischen Risikos (feste Stundenvergütung ähnlich wie abhängig Beschäftigte, Ausfallhonorare, Entgeltfortzahlung, kein oder nur sehr geringer Einsatz eigener Betriebsmittel);
- Fehlen eines eigenständigen Marktauftritts und weiterer Auftraggeber
Je mehr sich Ihre Honorarkräfte in diesen Punkten den abhängig beschäftigten Mitarbeitenden annähern, desto größer ist das Risiko einer Scheinselbstständigkeit, unabhängig von der Vertragsüberschrift.
Warum Scheinselbstständigkeit gerade in bestimmten Branchen ein unterschätztes Risiko darstellt und welche Konsequenzen drohen, wenn die DRV eine abhängige Beschäftigung feststellt, beleuchten wir vertieft auf der Seite „Scheinselbstständigkeit von freien Mitarbeitern vermeiden“.
Wie kann ein Honorarvertrag Scheinselbstständigkeit in NPOs verhindern?
Ein gut gestalteter Honorarvertrag ersetzt keine richtige Einordnung, kann aber entscheidende Indizien für die Selbstständigkeit liefern. Folgende Klauseln können in Honorarverträgen von Verein, Stiftungen und gGmbH besonders hilfreich sein:
1. Einzelaufträge statt versteckten Dauerarbeitsvertrags
Statt einen „All inclusive Honorarvertrag“ auf unbestimmte Zeit zu schließen, sollten Sie einen befristeten Honorarvertrag oder auch ein Rahmenmodell mit einzelnen Aufträgen nutzen:
- Der Träger unterbreitet konkrete Kurs- oder Unterrichtsangebote (Datum, Ort, Thema, Budget).
- Die Honorarkraft entscheidet frei, ob und zu welchen Konditionen sie annimmt; es gibt keinen Anspruch auf eine bestimmte Stundenzahl.
- Absprachen erfolgen für jeden Auftrag separat (inkl. Honorar, ggf. Erfolgshonorar).
Damit zeigen Sie, dass die Person projektbezogen tätig wird und nicht in ein dauerhaftes Beschäftigungssystem „eingespannt“ ist.
2. Freiheit zur inhaltlichen Ausgestaltung und kein verstecktes Direktionsrecht
Je nach Situation und Ausgestaltung des Auftragsverhältnisses können Ort und Zeit der Leistung nicht stets mit dem Auftragnehmer frei verhandelt werden. So ist es beispielsweise bei einer Veranstaltung, auf der verschiedene Referenten eingeladen werden, um jeweils einen eigenen Beitrag zu halten oder bei Tätigkeiten, die vom Wetter oder der Tageszeit abhängig sind, bereits aus organisatorischen Gründen erforderlich, dass der Veranstaltungsort und die Veranstaltungszeit zentral durch den Auftraggeber bestimmt wird.
Bei geförderten Projekten wird zudem die zentrale Organisation häufig durch den Förderer zur Bedingung gemacht, um die ordnungsgemäße Nutzung der Fördermittel prüfen zu können. In eben solchen Situationen begründet ein äußerer Sachzwang die Vorgabe von Ort und Zeit. Umso wichtiger ist, dass die inhaltliche Ausgestaltung und ggf. in Teilen die zeitliche Gestaltung der Tätigkeit allein und eigenverantwortlich dem Auftragnehmer überlassen bleibt, um die selbstständige Tätigkeit nachweisen zu können. Sinnvolle Klauseln sind hier etwa:
- Freie Wahl von Methoden, eingesetzten Materialien, Tempo und Übungsformen im Rahmen der vorgegebenen Themen bzw. Leistungen;
- Keine Kontrolle der Tätigkeit durch den Auftraggeber und keine Dokumentations- oder Berichtspflichten des Auftragnehmers; soweit überhaupt, dürfen Dokumentationspflichten nur als Folge gesetzlicher / förderrechtlicher Vorgaben definiert sein, nicht als Ausdruck eines arbeitsrechtlichen Weisungsrechts.
- Keine Weisung zur Umsetzung oder inhaltlichen Gestaltung der Leistung; Rückmeldungen haben nur empfehlenden Charakter.
3. Vertretungsrecht und keine persönliche Dienstpflicht
Ein echter Unterschied zum Arbeitsverhältnis ist, dass die Honorarkraft sich vertreten lassen kann. Ein abhängig Beschäftigter ist aufgrund des Arbeitsvertrags zur persönlichen Leistungserbringung verpflichtet. Ein selbstständig Tätiger kann seine Leistung auch durch einen Vertreter bzw. Erfüllungsgehilfen erbringen:
- Vertraglich geregeltes Vertretungsrecht mit Anzeige- und Qualitätsanforderungen an die Vertretung.
- Vergütung und Auswahl der Vertretung liegen bei der Honorarkraft; der Träger darf nur aus sachlichen Gründen ablehnen.
Damit lösen Sie sich vom Bild der „persönlichen Leistungserbringung“, wie es bei typischen Angestelltenrollen vorliegt.
4. Betriebsmittel
Ein wesentliches Kriterium, welches stets im Mittelpunkt der Prüfung durch DRV und die Sozialgerichte steht, ist die Eingliederung der Honorarkraft in die fremde Arbeitsorganisation. Neben der Zusammenarbeit mit den beim Auftraggeber abhängig Beschäftigten wird stets geprüft, ob der Selbstständige eigene Betriebsmittel nutzt. Dies lässt sich im Vertrag wie folgt abbilden:
- Vereinbarung der Nutzung eigenen Equipments durch den Auftragnehmer (Laptop, Software, Fachliteratur, Unterrichtsmaterialien; ggf. eigene Räume oder Online Infrastruktur);
- Soweit möglich: Nutzung eines eigenen bzw. angemieteten Raumes bei Veranstaltungen; Soweit nicht vorhanden, entgeltliche Nutzungsmöglichkeit der Räumlichkeiten des Auftraggebers;
- Eigenständige Entscheidung des Auftragnehmers über Auswahl und Anschaffung von Betriebsmitteln
5. Honorar und unternehmerisches Risiko
Als weiteres wesentliches Abgrenzungskriterium wird durch DRV und die Sozialgerichte geprüft, ob der Selbstständige ein tatsächliches unternehmerisches Risiko trägt, bzw. unternehmerische Chancen hat. Dabei ist zu bedenken, dass ein unternehmerisches Risiko nicht mit einem Kapitalrisiko gleichzusetzen ist. Dies ist jedoch eine gängige und häufig vertretene Auffassung der DRV, welche im Kern und auch nach der Rechtsprechung des BSG falsch ist. Um das unternehmerische Risiko und ggf. auch Chancen zu verdeutlichen, ist es wesentlich solche Punkte im Honorarvertrag kenntlich zu machen.
- Die Honorarkraft legt das Honorar selbst fest bzw. verhandelt es mit Auftraggeber und kalkuliert Vor- und Nachbereitung, Material, Betriebskosten, Ausfallrisiko und eigene Vorsorge.
- Es gibt keine Entgeltfortzahlung bei Krankheit, kein Urlaubsentgelt, grundsätzlich kein Ausfallhonorar; nicht erbrachte Leistungen werden nicht vergütet.
- Einsatz von eigenem Equipment (Laptop, Software, Fachliteratur, Unterrichtsmaterialien; ggf. eigene Räume oder Online Infrastruktur; Anreise auf eigene Kosten) wird ausdrücklich vorausgesetzt.
- Soweit auf Leistung passend: Haftung des Auftragnehmers bei Nicht- oder Schlechtleistung
- Soweit auf Leistung passend: Vereinbarung eines zusätzlichen Erfolgshonorars
Diese Elemente sind aus Sicht von DRV und Gerichten besonders wichtig, weil sie zeigen, dass die Honorarkraft das typische Unternehmer Risiko trägt.
6. Eigener Marktauftritt und mehrere Auftraggeber
Neben den bereits beschriebenen Klauseln ist es vorteilhaft und sinnvoll bereits im Honorarvertrag klarzustellen, dass der Marktauftritt des Auftragnehmers ausdrücklich gestattet ist:
- Weitere Auftraggeber zu akquirieren und eigene Angebote am Markt zu entwickeln.
- Erlaubnis, die Zusammenarbeit als Referenz zu nutzen (Website, Social Media, Lebenslauf).
- Keine Konkurrenz- oder Exklusivklauseln, die faktisch zu Vollzeitbindung führen.
- Erlaubnis mit Teilnehmern von Veranstaltungen vor- und nachher in Kontakt zu treten, um z.B. für eigene Projekte zu werben.
- Auftritt unter eigenem Namen, nicht im Namen des Auftraggebers.
In Verbindung mit einer dokumentierten Selbstauskunft zu weiteren Auftraggebern und eigener Werbung lässt sich so ein deutliches „Selbstständigenprofil“ untermauern.
Welche Elemente ein rechtssicherer Honorarvertrag enthalten muss und wie typische Fehler in der Vertragsgestaltung vermieden werden, erläutern wir ausführlich auf unserer Seite „Honorarvertrag mit freien Mitarbeitern – Gestaltung, Inhalt, Risiken“.
Praxistipp: Risiko Scheinselbstständigkeit durch Selbstauskunft besser einschätzen
Selbst die beste Vertragsklausel hilft wenig, wenn im Alltag etwas anderes gelebt wird. Eine freiwillige Selbstauskunft kann hier helfen, das Risiko einer Scheinselbstständigkeit besser einschätzen zu können, proaktiv nach rechtlichen Alternativen zu suchen und die gemeinnützige Organisation bzw. NPO vor finanziellen Schäden zu bewahren.
Was sollte in einer Selbstauskunft abgefragt werden?
Die (freiwillige) Selbstauskunft sollte wesentliche Kriterien bei den Auftragnehmern abfragen, die es dem Auftraggeber ermöglichen einzuschätzen, ob eine Beauftragung als Selbstständiger auf Honorarbasis unproblematisch ist oder ob es doch angezeigt ist, eine rechtliche Alternative zu prüfen. Hierzu gehören:
- Eigene Geschäftsräume / Betriebsstätte
- Verwendung eigener Arbeitsmittel (z.B. Laptop, Unterrichtsmaterialien)
- Anzahl und Umsatzanteile weiterer Auftraggeber
- Eigener Marktauftritt (Website, Profile, Visitenkarten, Vorträge, Publikationen)
- Freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit, eigene Buchhaltung / Steuerberatung
- Berufshaftpflichtversicherung
WINHELLER verfügt über bewährte Muster für Selbstauskünfte, die einfach und schnell durch Ihre Honorarkräfte ausgefüllt werden können und mit weniger Zeiteinsatz ein aufschlussreiches Bild geben, das eine erste Risikoeinschätzung ermöglicht.
Wie Sie Selbstauskunft und Vertrag sinnvoll verzahnen
Die Selbstauskunft ist der erste Schritt, um sich dem Risiko bewusst zu sein, um anschließend die notwendigen Maßnahmen für eine rechtliche Absicherung zu ergreifen. Praktisch bewährt sich folgendes Vorgehen:
- Vor Abschluss eines Honorarvertrags: Selbstauskunft einholen, zusammen mit einer internen Checkliste auswerten.
- Bei Grenzfällen: eher Anstellung (z.B. befristete Tätigkeit oder Minijob) wählen oder Statusfeststellung erwägen, statt auf „grenzwertige“ Honorarmodelle zu setzen.
- Während der Zusammenarbeit: Selbstauskunft regelmäßig aktualisieren, insbesondere bei längerer Vertragsdauer.
Auch wenn die Zusammenarbeit bereits läuft, ist eine Selbstauskunft sinnvoll, um sich ein Bild der Gesamtlage zu verschaffen. Insbesondere im Rahmen von Betriebsprüfungen oder Statusfeststellungen gibt die Selbstauskunft wertvolle Informationen, die als Argumentationsgrundlage für die Selbstständigkeit verwendet werden können.
Praxistipp: Organisatorische Stellschrauben in Verein, Stiftung und gGmbH
Wie in vielen Bereichen, so ist auch bei der Abgrenzung zwischen abhängig Beschäftigten und selbstständig Tätigen bei gemeinnützigen Organisationen die praktische Umsetzung ausschlaggebend. Ein sorgfältig formulierter Honorarvertrag sorgt nicht für Rechtssicherheit im Verein, wenn die praktische Umsetzung nicht mit der vertraglichen Gestaltung übereinstimmt und doch der eines abhängigen Arbeitnehmers entspricht. Neben dem Vertrag sind daher einige praxisnahe Anpassungen entscheidend, um das Risiko zu reduzieren:
- Einsatzplanung: Kurse eher blockweise oder projektbezogen vergeben, statt eine Person dauerhaft in den Stunden-/Dienstplan zu integrieren.
- Besprechungen/sonstige Veranstaltungen: Teilnahme an Teamsitzungen, Konferenzen etc. nur bei Bedarf, freiwillig und gesondert vergütet; keine Pflicht zur Einbindung in die gesamte interne Konferenzstruktur.
- Kommunikation: Honorarkräfte werden als externe Expertinnen und Experten erkennbar, nicht als „Mitarbeitende“ im engeren Sinn (z.B. E Mail Signaturen, Außenauftritt).
- Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden des Auftraggebers: Mitarbeitende arbeiten nicht eng und verzahnt mit den Honorarkräften zusammen, sondern kümmern sich um organisatorische Rahmenbedingungen – der Auftragnehmer erbringt seine Dienstleistung selbstständig
- Dokumentation: Anwesenheitslisten, Berichte etc. werden als Fördervorgaben beschrieben; Verantwortung für Form und Fristen liegt beim Auftraggeber, Mitwirkung der Honorarkraft wird klar begrenzt.
Warum jetzt zügig handeln?
Das BSG hat in den letzten Jahren insbesondere bei Lehrtätigkeiten wie Lehrern, Dozenten und Referenten eine Trendwende gezeigt und verdeutlicht, dass sich die Zuordnung einer Tätigkeit als abhängige Beschäftigung oder selbstständige Tätigkeit danach richtet, welche Umstände das Gesamtbild der Arbeitsleistung prägen und davon abhängt, welche Merkmale überwiegen (z.B. im Herrenberg-Urteil oder im Urteil zum VHS-Dozent). Die Abgrenzung ist dabei nicht abstrakt für bestimmte Berufs- und Tätigkeitsbilder vorzunehmen, sondern stets am konkreten Einzelfall auszurichten. Das BSG hat damit einer generell-abstrakten Ausnahmeregelung für bestimmte Berufsgruppen (z.B. Lehrern) eine Absage erteilt. Aufgrund dieser strengeren auf Einzelfallprüfung ausgelegten Rechtsprechung des BSG und der verschärften Prüfpraxis der DRV ist es dringend angezeigt, bestehende Strukturen und Honorarverträge auf Schwachstellen zu überprüfen.
Die spezifisch für Lehrtätigkeiten geschaffene Übergangsregelung des § 127 SGB IV, die bis zum 31. Dezember 2027 Gültigkeit genießt. Verschafft zwar einen zeitlichen Puffer, der Handlungsbedarf bleibt jedoch unverändert hoch. Denn die Übergangsvorschrift schützt nicht davor, dass die Deutsche Rentenversicherung eine Lehrtätigkeit als abhängige Beschäftigung einstuft; § 127 SGB IV verschiebt in diesen Fällen lediglich den Beginn der Sozialversicherungspflicht bzw. schließt Nachforderungen aus, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. § 127 SGB IV ist zudem ausschließlich als sozialversicherungsrechtliche Übergangsvorschrift ausgestaltet.
Unabhängig hiervon kann dieselbe Tätigkeit arbeitsrechtlich jederzeit, als echtes Arbeitsverhältnis qualifiziert werden, sodass sämtliche arbeitsrechtlichen Schutzvorschriften (insbesondere Kündigungsschutzgesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz und Bundesurlaubsgesetz) Anwendung finden. Entsprechende Statusentscheidungen der DRV können darüber hinaus unerwünschte Präzedenzfälle schaffen und zu erheblicher Verunsicherung unter den Honorarkräften führen.
In unserem Blogbeitrag „Honorarkräfte im Fokus: Warum Bildungsträger ihre Honorarlehrkräfte neu aufstellen müssen“ gehen wir vertieft auf das Herrenberg-Urteil sowie die Übergangsvorschrift des § 127 SGB IV ein.
Unsere Beratungsleistungen rund um Honorarkräfte in Vereinen, Stiftungen und gGmbHs
Aufgrund unserer umfassenden Erfahrung mit gemeinnützigen Organisationen, der Gestaltung und Anpassung von Honorarverträgen und der Zusammenarbeit mit Freelancern, können wir Sie als spezialisierte Rechtsanwälte bei WINHELLER optimal und individuell beraten und Ihnen dabei helfen, die Zusammenarbeit mit Honorarkräften rechtlich sicherer zu gestalten. Wir unterstützen Sie gerne bei:
- Prüfung und Überarbeitung bestehender Honorarverträge für Vereine, Bildungseinrichtungen und gGmbHs, einschließlich der Anpassung an aktuelle Rechtsprechung und Fördervorgaben.
- Erstellung neuer Vertragsmuster, die sinnvolle Klauseln zu Einzelaufträgen, Vertretungsrecht, unternehmerischem Risiko, eigenem Marktauftritt und § 127 SGB IV enthalten.
- Bewertung, ob im konkreten Fall eine Anstellung oder ein anderes Modell (Mini Job, Teilzeit, projektbezogene Mitarbeit) rechtssicherer und wirtschaftlich sinnvoller ist.
- Bereitstellung und Anpassung einer Musterselbstauskunft zur Dokumentation der selbstständigen Tätigkeit sowie Unterstützung bei der Einführung eines internen Prüfprozesses.
- Begleitung bei Statusfeststellungsverfahren und Betriebsprüfungen, inklusive Vorbereitung der Unterlagen und Entwicklung einer Risikostrategie.
Ihr Anwalt für Fragen zu Honorarkräften in Vereinen, Stiftungen und gGmbHs
Gemeinnützige Organisationen sollten das Thema Honorarkräfte nicht erst dann angehen, wenn die DRV bereits zur Betriebsprüfung ansetzt. Nutzen Sie die vorhandene Übergangsphase, um Ihre Vertragsmodelle, Selbstauskünfte und Strukturen rechtssicher aufzustellen. Gern unterstützen die auf Nonprofitrecht spezialisierten Rechtsanwälte von WINHELLER Sie dabei persönlich. Sie erreichen uns am einfachsten per E-Mail an info@winheller.com oder telefonisch unter +49 (0)69 76 75 77 85 29.
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Ab wann gilt eine Honorarkraft als scheinselbstständig?
Sobald eine Honorarkraft in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers eingebunden wird, weisungsgebunden tätig ist, kein eigenes unternehmerisches Risiko trägt und keinen eigenen Marktauftritt hat, droht die Einstufung als abhängig Beschäftigte.
Kann man mit einem guten Honorarvertrag Scheinselbstständigkeit sicher vermeiden?
Ein sorgfältig gestalteter Honorarvertrag hilft, ist aber allein nicht ausreichend; entscheidend ist immer das gelebte Gesamtbild der Zusammenarbeit im Alltag.
Was bringt eine Selbstauskunft der Honorarkraft?
Mit einer Selbstauskunft zu Arbeitsmitteln, weiteren Auftraggebern, Umsatzanteilen und eigenem Marktauftritt können NPOs das Risiko besser einschätzen und Entscheidungen (Honorarvertrag vs. Anstellung) fundierter treffen.
Wann ist ein Statusfeststellungsverfahren bei der DRV sinnvoll?
Bei Zweifelsfällen oder „Graubereichen“ kann ein Statusfeststellungsverfahren durchgeführt werden, um vorab klären zu lassen, ob eine selbstständige Tätigkeit oder eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt. Aufgrund der strengen Prüfpraxis der DRV sollte das Verfahren aber dringend mit einem Fachexperten vorbereitet und nicht ohne anwaltliche Begleitung durchgeführt werden.
Welche finanziellen Folgen hat festgestellte Scheinselbstständigkeit für NPOs?
Stellt die DRV eine abhängige Beschäftigung fest, drohen hohe Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen für mehrere Jahre sowie Säumniszuschläge und ggf. Bußgelder.
