Überstunden: Vergütung, Abgeltung und Beweislast

Überstunden sind Arbeitsstunden, die über die individuell vereinbarte regelmäßige Arbeitszeit hinausgehen. Wer vertraglich 30 Stunden pro Woche schuldet und 35 arbeitet, leistet fünf Überstunden, unabhängig davon, ob eine Vollzeitkraft dieselbe Stundenzahl ohne Weiteres erbringt. Davon zu unterscheiden ist die „Mehrarbeit" im Sinne des Arbeitszeitgesetzes: Sie meint Arbeit oberhalb der gesetzlichen Höchstgrenzen; also über das, was das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zum Schutz der Gesundheit überhaupt erlaubt. Nach § 3 ArbZG sind das grundsätzlich acht Stunden werktäglich; zulässig sind bis zu zehn Stunden, wenn im Ausgleichszeitraum (sechs Kalendermonate oder 24 Wochen) im Schnitt acht Stunden nicht überschritten werden. Wird die gesetzliche Höchstarbeitszeit des § 3 ArbZG überschritten, liegt Mehrarbeit vor; sie ist unzulässig, sofern keine besondere Ausnahme greift (etwa ein Notfall oder eine tarifvertragliche Regelung).

Kurze Erläuterung: Überstunden und Mehrarbeit werden im Alltag oft synonym gebraucht. Sie betreffen aber unterschiedliche Bezugsgrößen: „Überstunden“ ist ein vertraglicher Begriff, an dem sich Vergütung und Freizeitausgleich orientieren. „Mehrarbeit“ bezeichnet vor allem eine Frage des Arbeitsschutzes insbesondere nach dem ArbZG, nicht der Bezahlung. Dieselbe zusätzliche Stunde kann arbeitszeitrechtlich völlig unproblematisch und trotzdem eine vergütungspflichtige Überstunde sein.

Hier ist die Antwort ein klassisches „Jein“. Zwar darf der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit über sein Weisungsrecht (§ 106 Gewerbeordnung) nach billigem Ermessen bestimmen. Eine Pflicht des Arbeitnehmers, den Umfang der Arbeitszeit auszuweiten und Überstunden zu leisten, besteht aber nur, wenn dafür eine Grundlage existiert; etwa eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung. Ohne eine solche Abrede muss der Arbeitnehmer Überstunden nur in echten Notlagen erbringen, in denen dem Betrieb ohne die zusätzliche Arbeit ernsthafte Schäden drohen. Diese Rücksichtnahmepflicht folgt aus dem allgemeinen Grundsatz von Treu und Glauben (§ 241 Abs. 2 BGB) und ist die Ausnahme, nicht die Regel.

Seit der Neufassung des Nachweisgesetzes (NachwG) zum 01.08.2022 müssen Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen dokumentieren und dem Arbeitnehmer aushändigen. Überstunden sind dabei ausdrücklich genannt: Sofern die Leistung von Überstunden vereinbart ist, müssen die Möglichkeit ihrer Anordnung und deren Voraussetzungen schriftlich niedergelegt werden (§ 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 10 NachwG). Getrennt auszuweisen ist außerdem die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, einschließlich einer etwaigen Vergütung von Überstunden. Ein Verstoß gegen § 2 NachwG und damit gegen die Dokumentationspflicht kann mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro geahndet werden.

Vor allem aber schafft eine klare Regelung Rechtssicherheit. Fehlt sie, greifen die gesetzlichen Grundregeln: Geleistete Überstunden sind dann grundsätzlich schon ab der ersten Stunde zu vergüten. Eine saubere vertragliche Regelung nimmt einem solchen Streit gleichwohl frühzeitig die Grundlage, weil von Anfang an feststeht, unter welchen Voraussetzungen Überstunden entstehen und wie sie ausgeglichen werden.

Ob Überstunden ausgezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen werden, richtet sich nach der getroffenen Vereinbarung. Besteht ein Vergütungsanspruch und ist nichts Abweichendes geregelt, ist grundsätzlich Geld geschuldet. Ein Freizeitausgleich setzt eine entsprechende Grundlage im Arbeitsvertrag, in einem anwendbaren Tarifvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einer einvernehmlichen Absprache voraus. Der Arbeitgeber kann also nicht ohne Weiteres einseitig bestimmen, dass „abgefeiert" wird, wenn dafür keine Regelung existiert; umgekehrt kann er auch nicht auszahlen, wenn die maßgebliche Vereinbarung den Freizeitausgleich vorschreibt.

In der Praxis bewährt sich ein Arbeitszeitkonto, auf dem Mehr- und Minderstunden verbucht und vorrangig durch Freizeit ausgeglichen werden. Wer Überstunden auszahlt, sollte die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen im Blick behalten: Auszahlungen sind lohnsteuer- und beitragspflichtig.

Für Arbeitgeber und gemeinnützige Organisationen, die regelmäßig mit Minijobbern arbeiten oder die Übungsleiterpauschale nutzen, kommt eine typische Falle hinzu. Werden Überstunden ausbezahlt und steigt dadurch der durchschnittliche Verdienst über die Minijob-Grenze oder über den steuerfreien Höchstbetrag der Übungsleiterpauschale, kann die begünstigte Behandlung entfallen. Dies hätte Steuer- und Beitragsnachforderungen zur Folge. Gerade in diesen Konstellationen sollten Überstunden deshalb besonders sorgfältig im Blick behalten werden.

Die wohl beliebteste Klausel in Arbeitsverträgen lautet sinngemäß: „Mit der Vergütung sind alle erforderlichen Überstunden abgegolten." Nach der Rechtsprechung des BAG ist eine solche Formulierung in aller Regel unwirksam. Sie verstößt gegen das Transparenzgebot für Allgemeine Geschäftsbedingungen (§ 307 Abs. 1 Satz 2 BGB), weil der Arbeitnehmer bei Vertragsschluss nicht erkennen kann, in welchem Umfang er unbezahlte Überstunden leisten soll (grundlegend BAG, Urteil vom 1. September 2010 – 5 AZR 517/09; bestätigt u. a. durch BAG, Urteil vom 22. Februar 2012 – 5 AZR 765/10). Eine Klausel, die die geschuldete Arbeitsleistung faktisch ins Unbestimmte ausdehnt, hält der Inhaltskontrolle nicht stand.

Wirksam ist eine Abgeltungsklausel nur, wenn ihr Umfang für den Arbeitnehmer von vornherein klar erkennbar ist, etwa durch eine konkrete Obergrenze oder einen eindeutigen Bezug auf die gesetzlich zulässige Höchstarbeitszeit. Fehlt eine solche Begrenzung, kann der Arbeitnehmer trotz der Klausel die Vergütung sämtlicher geleisteter Überstunden verlangen.

Eine wichtige Einschränkung gilt allerdings für Besserverdiener: Auch bei ihnen ist eine pauschale Abgeltungsklausel zwar intransparent und damit angreifbar; das hohe Gehalt heilt den Transparenzmangel nicht. Anders als beim Normal- oder Geringverdiener bleibt das aber in der Praxis meist folgenlos, weil bei ihnen häufig schon keine objektive Erwartung besteht, Überstunden gesondert vergütet zu bekommen (dazu sogleich). Der Arbeitgeber schuldet die Vergütung dann nicht wegen der unwirksamen Klausel, sondern er schuldet sie von vornherein nicht.

Nicht in jedem Fall muss eine Überstunde gesondert vergütet werden. Eine zusätzliche Vergütung ist nur geschuldet, wenn sie entweder vereinbart ist oder wenn die Mehrarbeit den Umständen nach nur gegen Bezahlung zu erwarten war (Maßstab des § 612 BGB). Das BAG stellt dabei auf einen objektiven Maßstab ab. Bei den meisten Arbeitnehmern besteht eine solche Vergütungserwartung ohne Weiteres.

Anders liegt es bei Besserverdienern. Das BAG hat entschieden, dass Beschäftigte, deren Verdienst die Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung überschreitet, regelmäßig nach der Erfüllung ihrer Aufgaben und nicht nach einem Stundensoll beurteilt werden. Ihnen fehlt typischerweise die objektive Erwartung, für Überstunden ein zusätzliches Entgelt zu erhalten (BAG, Urteil vom 22. Februar 2012 – 5 AZR 765/10). Ähnliches gilt für „Dienste höherer Art", also anspruchsvolle, eigenverantwortliche Tätigkeiten. Ob im Einzelfall eine Vergütungserwartung besteht, hängt allerdings stets von den konkreten Umständen ab.

Von der Vergütungsfrage strikt zu trennen sind die zeitlichen Höchstgrenzen des ArbZG; diese gelten auch für Besserverdiener uneingeschränkt. Dass für sie oft keine gesonderte Überstundenvergütung anfällt, betrifft allein die Bezahlung, es bedeutet nicht, dass sie zeitlich unbegrenzt eingesetzt werden dürften.

Von den Arbeitszeitgrenzen ausgenommen ist nur der leitende Angestellte im engen Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG (§ 18 ArbZG), und ein hohes Gehalt allein begründet diese Stellung nicht.

WINHELLER berät Unternehmen, Non-Profit-Organisationen und Bildungsträger seit vielen Jahren im gesamten Arbeitsrecht, mit besonderer Erfahrung an den Schnittstellen zum Sozialversicherungs-, Steuer- und Gemeinnützigkeitsrecht. Unsere Fachanwälte und Fachanwältinnen für Arbeitsrecht kennen die besonderen Anforderungen gemeinnütziger Strukturen, von der Fördermittelbindung bis zur ehrenamtlichen Organisation, und verbinden arbeitsrechtliche Gestaltung mit dem Blick für Ihre steuerlichen und satzungsrechtlichen Rahmenbedingungen.

Bei Fragen rund um Überstunden unterstützen wir Sie insbesondere bei:

• der rechtssicheren Gestaltung und Prüfung von Arbeitsverträgen, Überstunden- und Abgeltungsklauseln, auch mit Blick auf das Nachweisgesetz,
• der Einführung tragfähiger Arbeitszeit- und Arbeitszeitkontenmodelle sowie passender Betriebsvereinbarungen,
• der Bewertung und Abwehr von Ansprüchen auf Überstundenvergütung, einschließlich der prozessualen Darlegungs- und Beweisfragen,
• der Einordnung von Besserverdienern, leitenden Angestellten und Honorarkräften und den damit verbundenen sozialversicherungsrechtlichen Risiken,
• der Vermeidung gemeinnützigkeitsrechtlicher Fallstricke bei Vergütung, Nachzahlungen und Mittelverwendung.

Wenn Sie Ihre Verträge oder Ihre Praxis im Umgang mit Überstunden auf den Prüfstand stellen möchten, sprechen Sie uns gern an. Eine frühzeitige Klärung ist in aller Regel deutlich günstiger als eine spätere Nachzahlung.