Urlaubsanspruch: Was Arbeitgeber zu Berechnung, Verfall und Abgeltung wissen müssen

Beim Urlaub gibt es nicht „einen“ Anspruch, sondern zwei Ebenen, die rechtlich sehr unterschiedlich behandelt werden.

Der gesetzliche Mindesturlaub ergibt sich aus dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Nach § 3 BUrlG stehen jeder Arbeitnehmerin und jedem Arbeitnehmer mindestens 24 Werktage Urlaub im Jahr zu, gerechnet auf eine Sechs-Tage-Woche. Da die meisten Beschäftigten an fünf Tagen pro Woche arbeiten, entspricht das 20 Arbeitstagen, also vier Wochen bezahltem Erholungsurlaub. Dieser Mindestanspruch ist zwingend; er kann vertraglich nicht unterschritten werden.

Der volle Anspruch entsteht erstmals nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit (Wartezeit, § 4 BUrlG). Davor besteht ein anteiliger Anspruch von einem Zwölftel je vollem Beschäftigungsmonat (§ 5 BUrlG). Schwerbehinderte Menschen erhalten zusätzlich fünf Tage Zusatzurlaub (§ 208 SGB IX).

Der vertragliche Mehrurlaub ist alles, was über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus vereinbart wird – etwa 30 statt 20 Tage. Für diesen Teil sind die Parteien freier: Sie dürfen für den Mehrurlaub eigene, auch strengere Regeln zu Verfall, Übertragung und Abgeltung festlegen und grundsätzlich sogar die Hinweispflichten des Arbeitgebers abweichend gestalten. Das setzt aber voraus, dass der Vertrag den Mehrurlaub erkennbar als eigenständige Kategorie behandelt und für einen abweichenden Regelungswillen deutliche Anhaltspunkte bestehen. Eine bloße Gesamtzusage wie „30 Urlaubstage pro Jahr“ schafft dagegen noch keine zwei getrennten Urlaubssysteme.

Fehlt eine solche klare Trennung, gilt der sogenannte Gleichlauf: Der gesamte Urlaub – der gesetzliche wie der vertragliche – wird dann nach den strengen Maßstäben des Bundesurlaubsgesetzes und der dazu ergangenen Rechtsprechung behandelt.

Grundsätzlich muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder in der Person liegenden Gründen möglich; dann muss der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

Soweit die Theorie. In der Praxis läuft diese Frist heute aber nur, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat. Das bedeutet konkret: Er muss die Beschäftigten zu Jahresbeginn

• über die genaue Zahl der ihnen zustehenden Urlaubstage informieren,
• ausdrücklich auffordern, den Urlaub rechtzeitig zu nehmen, und
• klar darauf hinweisen, dass der Urlaub sonst am Jahresende bzw. am 31. März verfällt.

Nur wenn diese Aufforderung nachweisbar, am besten in Textform, individuell pro Person erfolgt ist und die Beschäftigten den Urlaub trotzdem aus freien Stücken nicht nehmen, verfällt er. Fehlt der Hinweis, bleibt der Anspruch bestehen und wächst Jahr für Jahr an. Ein pauschaler Aushang am schwarzen Brett oder eine Rundmail an alle Beschäftigten genügt dafür nicht; die Rechtsprechung verlangt eine konkrete und transparente, individuell an die einzelne Person gerichtete Unterrichtung (BAG, Urteil vom 19.2.2019 – 9 AZR 423/16). Auch die bloße Angabe der verbleibenden Urlaubstage auf der Lohnabrechnung reicht nicht: Sie ist nur eine Information über den Bestand des Anspruchs und ersetzt weder die Aufforderung noch die Verfallwarnung (BAG, Urteil vom 19.3.2019 – 9 AZR 881/16).

Ein häufiger Irrtum besteht darin anzunehmen, die Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers würden allein deshalb entfallen, weil Mindesturlaub und vertraglicher Mehrurlaub im Arbeitsvertrag getrennt geregelt sind. Das ist nicht der Fall. Strengere Verfallregelungen für den Zusatzurlaub und die Frage, ob der Arbeitgeber seine Beschäftigten weiterhin zur Urlaubsnahme auffordern und auf einen drohenden Verfall hinweisen muss, sind rechtlich getrennt zu betrachten. Wer die Mitwirkungsobliegenheiten auch für den Mehrurlaub ausschließen möchte, muss dies ausdrücklich und rechtssicher regeln. Allein die Trennung von Mindest- und Mehrurlaub genügt hierfür nicht.

Diese drei Konstellationen sorgen in der Praxis regelmäßig für Streit und für teure Fehler.

Langzeiterkrankung. Auch wer krank ist, erwirbt weiter Urlaubsansprüche. Damit sie sich bei jahrelanger Krankheit nicht unbegrenzt aufsummieren, gilt eine Grenze: Der gesetzliche Urlaub verfällt spätestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, also zum 31. März des übernächsten Jahres. Aber Achtung: Diese 15-Monats-Grenze greift ohne vorherige Aufforderung nur, wenn die Person seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend bis zu diesem Verfallzeitpunkt arbeitsunfähig war. Wer im Urlaubsjahr zumindest zeitweise gearbeitet hat oder vor dem Stichtag wieder genesen ist und den Urlaub hätte nehmen können, verliert seinen Urlaub nur, wenn der Arbeitgeber auch hier seine Hinweispflicht erfüllt hat (BAG, Urteile vom 20.12.2022 – 9 AZR 245/19 und 9 AZR 401/19, sowie vom 31.1.2023 – 9 AZR 107/20).

Beispiel: Frau M. ist ab Januar 2024 durchgehend arbeitsunfähig. Ihr Urlaub für 2024 entsteht normal, kann aber krankheitsbedingt nicht genommen werden. Der Urlaub verfällt deshalb nicht schon Ende 2024, sondern erst 15 Monate später, am 31. März 2026. Ein Hinweis des Arbeitgebers ist hier ausnahmsweise entbehrlich, weil er nichts geändert hätte. War Frau M. im Jahr dagegen zeitweise wieder arbeitsfähig, verfällt der Urlaub nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf ihn und den drohenden Verfall hingewiesen hat.

Elternzeit. Während der Elternzeit entsteht der volle Urlaubsanspruch zunächst weiter. Der Arbeitgeber darf ihn jedoch nach § 17 BEEG für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen. Das geschieht nicht automatisch: Der Arbeitgeber muss die Kürzung ausdrücklich oder durch schlüssiges Verhalten erklären; die bloße Angabe in der Gehaltsabrechnung genügt dafür nicht (BAG, Urteil vom 19.3.2019 – 9 AZR 495/17). Diese Erklärung muss nicht vor Antritt der Elternzeit erfolgen; der Arbeitgeber kann das Kürzungsrecht vor, während und nach der Elternzeit ausüben; nicht jedoch, bevor der Arbeitnehmer die Elternzeit verlangt hat (BAG, Urteil vom 19.3.2019 – 9 AZR 362/18). Erforderlich ist allerdings, dass das Arbeitsverhältnis noch besteht. Wird die Kürzung versäumt und endet das Arbeitsverhältnis, wandelt sich der volle Urlaub in einen nicht mehr kürzbaren Abgeltungsanspruch um. Bei Elternteilzeit ist eine Kürzung nicht zulässig.

Mutterschutz. Hier gilt das Gegenteil: Die Zeiten eines mutterschutzrechtlichen Beschäftigungsverbots gelten nach § 24 MuSchG als Beschäftigungszeiten. Der Urlaub entsteht ungekürzt, und er darf nicht gekürzt werden. Vor dem Mutterschutz nicht genommener Urlaub verfällt nicht, sondern ist danach nachzugewähren.

Solange das Arbeitsverhältnis läuft, ist Urlaub zu nehmen, nicht auszuzahlen. Eine Abgeltung in Geld ist gesetzlich nur vorgesehen, wenn der Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr genommen werden kann (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Wer laufenden Urlaub „auszahlt“, statt ihn zu gewähren, verstößt gegen den Erholungszweck des Gesetzes und muss den Urlaub im Zweifel trotzdem noch gewähren.

Endet das Arbeitsverhältnis, ist der Resturlaub also finanziell abzugelten. Und je mehr Ansprüche sich mangels korrekter Hinweise angesammelt haben, desto höher fällt diese Abgeltung aus. Genau hier schlagen versäumte Mitwirkungspflichten am Ende voll durch.

Für gemeinnützige Organisationen ist eine Klarstellung wichtig, die im Urlaubskontext oft übersehen wird: Ob ein Urlaubsanspruch besteht, hängt allein davon ab, ob ein Arbeitsverhältnis vorliegt, nicht davon, wie eine Tätigkeit steuerlich abgerechnet wird. Wird jemand im Rahmen eines echten Ehrenamts tätig, besteht kein gesetzlicher Urlaubsanspruch. Hieran ändert sich auch nichts, wenn die ehrenamtlich tätige Person eine Aufwandsentschädigung in Form der Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG) erhält.

Wird dieselbe Person aber wie eine Arbeitnehmerin eingesetzt (feste Weisungen, Eingliederung, Vergütung als Minijob), kann trotz steuerfreier Pauschale ein Arbeitsverhältnis mit vollem Urlaubsanspruch vorliegen. Diese Abgrenzung falsch einzuschätzen, gehört zu den häufigsten Risiken in der Personalarbeit gemeinnütziger Organisationen.

WINHELLER ist eine wirtschaftsrechtlich ausgerichtete Kanzlei mit einem besonderen Schwerpunkt auf gemeinnützigen Organisationen, Stiftungen, Vereinen und Bildungsträgern. Unsere Fachanwältinnen und Fachanwälte verbinden arbeitsrechtliche Beratung mit fundiertem Wissen im Gemeinnützigkeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht – eine Kombination, die im Nonprofit-Sektor entscheidend ist.

Wir unterstützen Sie insbesondere bei:

• der rechtssicheren Gestaltung von Arbeits- und Ehrenamtsverträgen, inklusive klarer Urlaubs- und Verfallregelungen;
• der Einführung prüfsicherer Prozesse zur jährlichen Urlaubsinformation und Dokumentation;
• der Beurteilung schwieriger Einzelfälle – etwa Urlaub bei Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses;
• der Abwehr oder Durchsetzung von Ansprüchen auf Urlaub und Urlaubsabgeltung, außergerichtlich wie vor Gericht;
• der Abgrenzung von Ehrenamt und Beschäftigung unter Einbeziehung von Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale.

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