Reisezeit und Arbeitszeit: Wann Dienstreisen vergütet werden müssen

Anders liegt es bei Beschäftigten, die keinen festen Arbeitsort haben und typischerweise von Einsatzort zu Einsatzort fahren – etwa Pflege- und Betreuungskräfte im ambulanten Dienst, Monteure oder Außendienstmitarbeitende. Für sie hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) bereits 2015 entschieden, dass schon die Fahrt von der Wohnung zum ersten Einsatzort und vom letzten Einsatzort zurück nach Hause Arbeitszeit ist (EuGH, Urteil vom 10.09.2015 – C-266/14, „Tyco"). Das deutsche Arbeitszeitrecht sieht das ebenso.

Für erhebliche Diskussion sorgt eine aktuelle Entscheidung: Mit Urteil vom 09.10.2025 (C-110/24) hat der EuGH klargestellt, dass Fahrten zu wechselnden Einsatzorten auch dann Arbeitszeit sein können, wenn der Arbeitgeber den gesamten Ablauf vorgibt – also Sammelpunkt, Abfahrtszeit und Fahrzeug bestimmt. Entscheidend war: Die Beschäftigten konnten über diese Zeit nicht frei verfügen und mussten den Anweisungen folgen. Ausdrücklich kam es dabei nicht darauf an, ob jemand selbst fuhr, nur mitfuhr oder unterwegs sogar ruhte.

Damit gerät die deutsche Beanspruchungstheorie unter Druck: Das europäische Recht kennt zwischen Arbeitszeit und Ruhezeit keine dritte Kategorie. Für Sie bedeutet das: Bei stark fremdbestimmten Fahrten – vorgegebener Treffpunkt, feste Abfahrt, gestelltes Fahrzeug – spricht heute viel dafür, die gesamte Fahrzeit auf die zulässige Höchstarbeitszeit und die elfstündige Ruhezeit anzurechnen, unabhängig davon, wer am Steuer sitzt. Wie deutsche Gerichte und Behörden das Urteil im Detail umsetzen, ist allerdings noch offen. Diese Entscheidung betrifft ausschließlich den Arbeitsschutz, nicht die Bezahlung.

Ob und in welcher Höhe Reisezeit zu bezahlen ist, richtet sich zunächst nach dem, was arbeits- oder tarifvertraglich vereinbart wurde. Fehlt eine solche Regelung, gilt: Reisezeit, die der Arbeitgeber anordnet und die zur Erbringung der Arbeit erforderlich ist, ist grundsätzlich wie die eigentliche Tätigkeit zu vergüten (§ 611a Abs. 2 BGB).

Diese Vergütungspflicht ist keine neue Entwicklung, sondern das Ergebnis einer gefestigten Linie des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Bereits mit Urteil vom 22.04.2009 (5 AZR 292/08) stellte das Gericht klar: Bei Beschäftigten, die ihre Arbeit auswärts erbringen (z.B. Außendienstmitarbeiter, Monteure), gehört die Reisetätigkeit zur vertraglichen Hauptleistungspflicht – die Fahrt zum ersten Kunden, Fahrten zwischen zwei Kunden sowie auch die vom letzten Einsatzort nach Hause bildet mit der eigentlichen Tätigkeit eine Einheit. Der bloße Weg von der Wohnung zur festen Arbeitsstätte bleibt dagegen außen vor.

Diese Grundsätze hat das BAG mit Urteil vom 12.12.2012 (5 AZR 355/12) fortgeführt und in weiteren Entscheidungen, insbesondere vom 25.04.2018 (5 AZR 242/17) verfestigt – seither spricht man von ständiger Rechtsprechung. Danach erfasst die gesetzliche Vergütungspflicht nicht nur die eigentliche Tätigkeit, sondern jede vom Arbeitgeber verlangte, damit unmittelbar zusammenhängende Tätigkeit. Ordnet der Arbeitgeber eine Fahrt zu einem auswärtigen Arbeitsort an, macht er sie zur arbeitsvertraglichen Pflicht; sie dient seinen betrieblichen Belangen und ist damit Arbeit. Entscheidend ist seitdem: Auf ein tatsächliches Arbeiten während der Reise kommt es nicht mehr an – auch angeordnete, nur gelegentliche Reisen sind erfasst.

Das vielzitierte Urteil vom 17.10.2018 (5 AZR 553/17) bestätigt diese Linie und überträgt sie auf die vorübergehende Entsendung ins Ausland: Die erforderlichen Hin- und Rückreisezeiten sind – ohne abweichende Regelung – wie die eigentliche Tätigkeit zu vergüten. „Erforderlich" ist dabei grundsätzlich die Reise in der Economy-Klasse; dazu zählen auch Nebenzeiten wie Einchecken oder Gepäckausgabe, nicht aber rein private Zeiten wie das Kofferpacken. Das Urteil ist also kein Wendepunkt, sondern der konsequente nächste Schritt einer über Jahre gefestigten Rechtsprechung.

Achtung: Die Höhe der Vergütung hat das BAG damit nicht festgelegt. Arbeits- oder Tarifverträge dürfen Reisezeiten ausdrücklich geringer vergüten als „normale" Arbeit oder eine gesonderte Vergütung sogar ganz ausschließen (BAG, Urteil vom 18.03.2020 – 5 AZR 36/19). Eine absolute Grenze bleibt jedoch der gesetzliche Mindestlohn: Über den gesamten Monat gerechnet muss für jede geleistete Stunde – Reisezeit eingeschlossen – mindestens der Mindestlohn gezahlt werden.

Gerade weil Arbeitsschutz und Vergütung getrennt zu betrachten sind, führt das gewählte Verkehrsmittel zu unterschiedlichen Ergebnissen. Drei Beispiele aus dem Alltag von Unternehmen und gemeinnütziger Organisationen:

• Mit dem Zug zur Fachtagung
  Eine Mitarbeiterin eines Bildungsträgers fährt vier Stunden mit der Bahn zu einer Tagung und liest unterwegs privat. Vergütungsrechtlich ist die angeordnete, erforderliche Reisezeit ohne abweichende Regelung grundsätzlich zu bezahlen. Arbeitsschutzrechtlich war diese ruhige Bahnfahrt nach klassischer Betrachtung oft keine Arbeitszeit – hier lohnt seit dem EuGH-Urteil 2025 aber ein genauer Blick, wie stark die Reise fremdbestimmt ist.
• Selbst mit dem Auto zum Projektstandort
  Ein Projektleiter fährt auf Weisung mit dem Dienstwagen drei Stunden zu einem Außenprojekt. Als Fahrer ist diese Zeit regelmäßig Arbeitszeit im Sinne des ArbZG – sie zählt auf die Höchstarbeitszeit an – und ist grundsätzlich zu vergüten.
• Mit dem Flugzeug ins Ausland
  Eine Fachkraft einer international tätigen NPO fliegt für ein Projekt ins Ausland. Vergütungsrechtlich ist die erforderliche Flug- und Reisezeit – ohne abweichende Regelung – wie Arbeit zu bezahlen, Maßstab ist die Economy-Klasse; dabei kommt es nicht darauf an, was die Person unterwegs tut. Arbeitsschutzrechtlich lohnt dagegen der genaue Blick auf die Tätigkeit: Arbeitet sie während des Fluges dienstlich z.B. am Projektplan, ist diese Zeit Arbeitszeit im Sinne des ArbZG und zählt auf die Höchstarbeitszeit sowie die elfstündige Ruhezeit an. Schaut sie anschließend nur noch eine Serie und kann frei über ihre Zeit verfügen, ist dieser Teil nach klassischer Betrachtung keine Arbeitszeit im Sinne des ArbZG. So kann ein und derselbe Flug arbeitsschutzrechtlich in Arbeitszeit und Ruhezeit zerfallen – für die Vergütung bleibt er dagegen einheitlich zu bezahlen.

Diese Frage lässt sich nicht mit einer festen Uhrzeit beantworten. Sie hängt davon ab, wie frei die Person über ihre Zeit verfügen kann. Solange jemand auf Weisung unterwegs ist, sich an vorgegebene Treffpunkte und Zeiten halten und Anweisungen folgen muss, liegt meist keine echte Freizeit vor. Kann die reisende Person dagegen selbst über Route, Zeitpunkt und Gestaltung entscheiden und ist sie nicht zur Arbeit angehalten – etwa der Abend im Hotel nach Ankunft, ohne dienstliche Verpflichtungen –, beginnt die Freizeit. 

Für den Arbeitsschutz gilt: Kann die Person im Zug frei über ihre Zeit verfügen und hat sie keinen Arbeitsauftrag, spricht vieles für Ruhezeit; ist die Fahrt vollständig fremdbestimmt, eher für Arbeitszeit.

In der Praxis begegnen uns als Kanzlei WINHELLER immer wieder dieselben Fehleinschätzungen:

• „Reisezeit ist immer Arbeitszeit und muss voll bezahlt werden." 
  Tatsächlich sind Arbeitsschutz und Vergütung getrennt zu prüfen und beides lässt sich vertraglich unterschiedlich ausgestalten.
• „Wenn wir nichts vereinbaren, müssen wir auch nichts zahlen." 
  Das Gegenteil ist der Fall: Fehlt eine Regelung, ist angeordnete, erforderliche Reisezeit grundsätzlich zu vergüten. Gerade das Schweigen im Arbeitsvertrag wird teuer.
• „Der Arbeitsweg zählt jetzt auch als Arbeitszeit." 
  Nein. Der tägliche Weg zur festen Arbeitsstätte bleibt außen vor. Die neuere Rechtsprechung betrifft vor allem Beschäftigte ohne festen Arbeitsort und stark fremdbestimmte Fahrten.
• „Beifahren ist immer Pause." 
  Nach dem EuGH-Urteil von 2025 kann auch die Zeit als Beifahrer Arbeitszeit im Sinne des Arbeitsschutzes sein, wenn der Arbeitgeber Treffpunkt, Zeit und Fahrzeug vorgibt.
• „Wir dürfen Reisezeit gar nicht kürzen." 
  Doch – eine geringere oder ausgeschlossene Vergütung von Reisezeiten ist möglich, solange der Mindestlohn insgesamt gewahrt bleibt. Es braucht dafür aber eine wirksame Regelung.

Für Personalverantwortliche, Geschäftsführungen und Vorstände – gerade in gemeinnützigen Organisationen und bei Bildungsträgern – empfehlen sich folgende Schritte:

1. Klare Reisezeitregelung schaffen
   Legen Sie in Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder in einer Reiserichtlinie ausdrücklich fest, ob und wie Reisezeit vergütet wird. Das schafft Rechtssicherheit und beugt Nachforderungen vor.
2. Mindestlohn im Blick behalten
   Prüfen Sie, ob auch mit einer reduzierten Reisezeitvergütung über den Monat gerechnet der Mindestlohn für jede Stunde eingehalten wird.
3. Arbeitsschutz sauber dokumentieren
   Rechnen Sie Fahrzeiten dort, wo sie Arbeitszeit sind, korrekt auf die tägliche Höchstarbeitszeit und die elfstündige Ruhezeit an. Das gilt besonders für Beschäftigte ohne festen Arbeitsort.
4. Fremdbestimmung bewusst steuern
   Wo Sie das Risiko begrenzen möchten, dass Reisezeit als Arbeitszeit gilt, kann es sinnvoll sein, den Beschäftigten mehr Autonomie bei der Organisation der Anreise einzuräumen und keine Arbeitsleistung während der Fahrt zu verlangen.
5. Tarif- und kirchliche Regelungen beachten
   Viele NPOs, Sozial- und Bildungsträger sind an TVöD, AVR oder ähnliche Regelwerke gebunden, die eigene Reisezeitbestimmungen enthalten können. Diese gehen den allgemeinen Grundsätzen häufig vor.
6. Reisezeiten erfassen
   Halten Sie Beginn, Ende, Anordnung und etwaige Arbeit unterwegs nachvollziehbar fest – für die Vergütung ebenso wie für den Arbeitsschutz.

WINHELLER berät als wirtschaftsrechtlich ausgerichtete Kanzlei seit vielen Jahren Unternehmen sowie – mit besonderem Schwerpunkt – gemeinnützige Organisationen, Stiftungen, Bildungsträger und soziale Einrichtungen und verbindet dabei arbeitsrechtliches Know-how mit tiefem Verständnis für die Besonderheiten gemeinnütziger Strukturen. Fragen rund um Dienstreisen, Reisezeit und Arbeitszeit betreuen unsere Fachanwältinnen für Arbeitsrecht regelmäßig.

Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre Verträge und Prozesse rechtssicher sind, unterstützen wir Sie gerne mit einer auf Ihre Organisation zugeschnittenen Beratung – unter anderem bei:

• der rechtssicheren Gestaltung von Arbeits- und Reisekostenregelungen einschließlich wirksamer Reisezeitklauseln
• der arbeitszeitrechtlichen Bewertung und Beratung zu Dienstreisen und Fahrtzeiten unter Berücksichtigung der aktuellen EuGH- und BAG-Rechtsprechung
• der Klärung von Vergütungs- und Mindestlohnfragen bei nationalen und internationalen Dienstreisen
• der Abstimmung Ihrer Regelungen mit einschlägigen Tarifwerken (z. B. TVöD)