Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale: Voraussetzungen, Kombination und typische Fehler
Ein Sportverein zahlt seiner Jugendtrainerin eine kleine monatliche Vergütung. Ein Bildungsträger entlohnt einen nebenberuflichen Dozenten mit ein paar hundert Euro. Ein gemeinnütziger Verein überweist seinem Kassenwart eine Aufwandsentschädigung. In allen drei Fällen sind die Verantwortlichen überzeugt: Das ist doch steuer- und sozialversicherungsfrei, dafür gibt es schließlich die Übungsleiter- und die Ehrenamtspauschale.
Oft stimmt das auch. Doch nicht selten stellt sich erst bei der Betriebsprüfung des Finanzamts oder bei der turnusmäßigen Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung heraus, dass die Voraussetzungen gar nicht oder nicht mehr vorlagen. Die Nutzung der Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale bringt viele Vorteile, ihre Verwendung sollte aber rechtlich abgesichert und richtig geregelt sein.
Was sind Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale?
Beide Pauschalen sind steuerliche Freibeträge. Sie ermöglichen es, ehrenamtlich oder nebenberuflich engagierte Menschen bis zu einer bestimmten Höhe zu vergüten, ohne dass darauf Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Ziel des Gesetzgebers ist es, gemeinnütziges Engagement zu fördern und finanziell zu entlasten.
Zum 01.01.2026 wurden beide Beträge angehoben:
- Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG): bis zu 3.300 Euro pro Jahr (bis 2025: 3.000 Euro), auch als Übungsleiterfreibetrag bekannt
- Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG): bis zu 960 Euro pro Jahr (bis 2025: 840 Euro)
Beide Beträge gelten pro Person und Kalenderjahr. Sie bleiben nicht nur steuerfrei, sondern lösen bis zu ihrer jeweiligen Höhe auch keine Sozialversicherungspflicht aus.
Unterschied zwischen Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale
Der wesentliche Unterschied liegt in der Art der Tätigkeit.
Übungsleiterpauschale
Die Übungsleiterpauschale ist an bestimmte, meist pädagogisch, betreuend, künstlerisch oder pflegerisch geprägte Tätigkeiten geknüpft. Begünstigt sind insbesondere Übungsleiter, Trainer, Ausbilder, Erzieher und Betreuer sowie vergleichbare Tätigkeiten mit pädagogischer Ausrichtung, außerdem nebenberufliche künstlerische Tätigkeiten und die Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen.
Ehrenamtspauschale
Die Ehrenamtspauschale ist dagegen deutlich offener. Sie erfasst grundsätzlich jede nebenberufliche Tätigkeit im gemeinnützigen Bereich, die nicht bereits unter die Übungsleiterpauschale fällt. Darunter fallen etwa der Kassenwart, der Platz- oder Gerätewart, die Bürokraft im Vereinsheim oder unter bestimmten Voraussetzungen ein Vorstandsmitglied.
Merken lässt sich das so: Wer selbst anleitet, ausbildet, betreut, künstlerisch tätig ist oder pflegt, fällt regelmäßig unter die Übungsleiterpauschale. Wer organisiert, verwaltet oder unterstützt, fällt unter die Ehrenamtspauschale.
Wann kann ich die Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale zahlen?
Damit eine Zahlung steuer- und beitragsfrei bleibt, müssen mehrere Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein:
1. Nebenberufliche Tätigkeit: Die Tätigkeit darf zeitlich nicht mehr als ein Drittel einer vergleichbaren Vollzeitbeschäftigung ausmachen. Als grobe Orientierung gelten rund 14 Wochenstunden. Ob die Person daneben einen Hauptberuf hat oder nicht, spielt keine Rolle. Auch Studierende, Rentnerinnen oder Arbeitslose können nebenberuflich in diesem Sinne tätig sein.
2. Begünstigter Auftraggeber: Die Tätigkeit muss im Dienst oder Auftrag einer gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Körperschaft oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts erfolgen (etwa ein gemeinnütziger Verein, eine Stiftung, eine gGmbH, eine Universität oder eine Kommune).
3. Begünstigter Zweck: Die Tätigkeit muss der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke dienen.
Bei der Übungsleiterpauschale zusätzlich:
4. Begünstigte Tätigkeitsart: Reine Verwaltungs- oder Vorstandstätigkeiten fallen nicht unter § 3 Nr. 26 EStG, sondern allenfalls unter die Ehrenamtspauschale.
Fehlt auch nur eine dieser Voraussetzungen, entfällt die Steuer- und Beitragsfreiheit. Ein häufiges Beispiel: Ein Trainer wird zeitlich so umfangreich eingesetzt, dass die Grenze zur Nebenberuflichkeit überschritten ist. Dann greift die Übungsleiterpauschale nicht mehr.
Lassen sich die Pauschalen mit Minijob und anderen Beschäftigungsformen kombinieren?
Diese Frage stellt sich in der Praxis besonders häufig und die Antwort lautet: Ja, aber mit klaren Regeln.
- Beide Pauschalen nebeneinander
Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale dürfen nicht für dieselbe Tätigkeit gleichzeitig genutzt werden. Für verschiedene Tätigkeiten ist die Kombination dagegen zulässig – sogar innerhalb derselben Organisation. Wer also als Trainerin die Übungsleiterpauschale erhält und zusätzlich als Kassenwartin tätig ist, kann für die zweite Tätigkeit die Ehrenamtspauschale beanspruchen. - Kombination mit einem Minijob
Auch die Kombination mit einem Minijob ist möglich und in Vereinen weit verbreitet. Da die Übungsleiterpauschale sozialversicherungsfrei bleibt, lässt sie sich rechnerisch zusätzlich zur Minijob-Grenze nutzen.
Die Minijob-Grenze liegt seit dem 01.01.2026 bei 603 Euro monatlich (7.236 Euro im Jahr), weil sie an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt ist. Rechnet man den Übungsleiterfreibetrag von 3.300 Euro auf zwölf Monate um, ergeben sich 275 Euro monatlich, die on top steuer- und beitragsfrei bleiben.
Praxisbeispiel: Eine Trainerin erhält 878 Euro im Monat. Davon entfallen 275 Euro auf den (steuer- und beitragsfreien) Übungsleiterfreibetrag, die verbleibenden 603 Euro laufen als klassischer Minijob. Solange der Freibetrag nicht überschritten wird, bleibt die Konstruktion beitragsfrei. Der Freibetrag kann dabei entweder gleichmäßig auf das Jahr verteilt oder „am Stück“ zu Jahresbeginn verbraucht werden.
- Honorarkraft: selbstständige Übungsleiter
Auch eine echte Honorarkraft, die selbstständig auf Honorarbasis tätig ist, kann den Übungsleiterfreibetrag nutzen: Bis zur Höhe von 3.300 Euro pro Jahr bleibt das Honorar vollständig steuer- und beitragsfrei. Da es sich um einen Freibetrag und nicht um eine Freigrenze handelt, wird bei höheren Honoraren nur der übersteigende Teil ganz normal als Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit versteuert. Für die Organisation entsteht dabei – anders als bei einer Anstellung – auch oberhalb des Freibetrags kein zusätzliches Sozialversicherungsrisiko, solange tatsächlich eine selbstständige Tätigkeit vorliegt.
Worauf ist beim Arbeitsvertrag zu achten?
Die Pauschalen selbst sagen nichts darüber aus, ob jemand angestellt oder selbstständig tätig ist. Diese Einordnung ist aber entscheidend und sie sollte vertraglich sauber abgebildet und im Alltag konsequent gelebt werden.
- Status eindeutig festlegen: Der Vertrag sollte klarstellen, ob eine abhängige Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit auf Honorarbasis vorliegt. Bei selbstständiger Tätigkeit gehört dazu der Hinweis, dass die Person eigenverantwortlich arbeitet und sich selbst um Steuern und Versicherung kümmert – bei einer Anstellung ist zu regeln, in welcher Form Weisungen erfolgen.
- Vorstandsvergütung nur mit Satzungsgrundlage: Vorstandsmitglieder sind nach dem Gesetz grundsätzlich unentgeltlich tätig (§ 27 Abs. 3 BGB). Eine Ehrenamtspauschale darf an sie nur gezahlt werden, wenn die Satzung eine Vergütung ausdrücklich zulässt. Fehlt diese Grundlage, drohen nicht nur Rückforderungen, sondern die Gefährdung der Gemeinnützigkeit.
- Bestätigung über weitere Engagements einholen: Weil die Freibeträge personen- und jahresbezogen gelten, sollte sich die Organisation schriftlich bestätigen lassen, dass die Person den Freibetrag nicht bereits bei einer anderen Organisation ausgeschöpft hat. Andernfalls kann die zahlende Stelle für Beiträge in Anspruch genommen werden.
- Bei Doppeltätigkeit getrennt vertraglich regeln: Ist jemand für dieselbe Organisation hauptberuflich angestellt und soll zusätzlich eine begünstigte Nebentätigkeit ausüben, muss sich diese inhaltlich deutlich vom Hauptberuf unterscheiden. Erforderlich sind eigenständige, voneinander unabhängig kündbare Verträge, sonst wird die Nebenberuflichkeit nicht anerkannt.
Typische Irrtümer rund um Übungsleiterfreibetrag und Ehrenamtspauschale
In der Beratung begegnen uns immer wieder dieselben Fehlvorstellungen. Vier davon sind besonders folgenreich.
Irrtum 1: „Es gibt einen speziellen Übungsleitervertrag, der automatisch eine selbstständige Tätigkeit begründet.“
Das ist falsch. Es existiert keine Vertragsform, die den sozialversicherungsrechtlichen Status per Federstrich festlegt. Ob eine abhängige Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt, richtet sich nach den tatsächlichen Verhältnissen: Ist die Person weisungsgebunden hinsichtlich Zeit, Ort und Art der Tätigkeit und in die Organisation eingegliedert, spricht das für ein Beschäftigungsverhältnis. Ein Vertrag, der „freie Mitarbeit“ überschreibt, aber wie ein Anstellungsverhältnis gelebt wird, führt zur Scheinselbstständigkeit mit Beitragsnachforderungen bis zu vier Jahre rückwirkend, bei Vorsatz sogar länger, und einem strafrechtlichen Risiko wegen Vorenthaltens von Sozialversicherungsbeiträgen.
Irrtum 2: „Wer die Pauschale zahlt, muss sich um die Sozialversicherung keine Gedanken machen.“
Ebenfalls falsch. Der Freibetrag ist steuer- und beitragsfrei, aber nur bis zu seiner Höhe. Liegt darüber hinaus eine abhängige Beschäftigung vor, ist der übersteigende Teil grundsätzlich sozialversicherungspflichtig. Und selbst genuin selbstständige Übungsleiter können als „selbstständig Lehrende“ rentenversicherungspflichtig sein.
Irrtum 3: „Beide Pauschalen lassen sich für dieselbe Tätigkeit addieren.“
Falsch. Für ein und dieselbe Tätigkeit ist nur eine der beiden Pauschalen möglich. Eine Kombination ist ausschließlich bei verschiedenen Tätigkeiten zulässig.
Irrtum 4: „Unser Vorstand bekommt die Ehrenamtspauschale einfach so.“
Falsch – jedenfalls ohne Satzungsgrundlage. Ohne eine entsprechende Regelung in der Satzung ist eine Vorstandsvergütung unzulässig und kann die Gemeinnützigkeit gefährden.
Checkliste: So gehen gemeinnützige Organisationen rechtssicher vor
Wenn Sie in Ihrer Organisation Übungsleiter, Trainer, Betreuer oder ehrenamtlich Engagierte vergüten möchten, hilft folgende Reihenfolge:
- Tätigkeit einordnen: Fällt sie unter die Übungsleiter- oder die Ehrenamtspauschale?
- Voraussetzungen prüfen: Nebenberuflichkeit, begünstigter Auftraggeber, begünstigter Zweck
- Status klären: angestellt oder selbstständig?
- Vertrag sauber gestalten und so leben, wie er formuliert ist
- Satzung prüfen, bevor Sie ein Vorstandsmitglied vergüten
- Bestätigung einholen, dass der Freibetrag nicht anderweitig ausgeschöpft ist
- Dokumentieren: Verträge, Bestätigungen und Zahlungen nachvollziehbar aufbewahren
Wie kann WINHELLER Sie unterstützen?
WINHELLER ist eine der führenden rechts- und steuerberatenden Kanzleien für gemeinnützige Organisationen, Stiftungen und Vereine in Deutschland. Mit einem eigenen Team für Arbeitsrecht für gemeinnützige Organisationen, Fachanwältinnen und Fachanwälten für Arbeits- und Steuerrecht und langjähriger Erfahrung im Gemeinnützigkeitsrecht betreuen wir genau die Fragestellungen, an denen sich in der Praxis so oft die Fallstricke zeigen: die richtige Einordnung von Übungsleiter- und Ehrenamtsvergütungen und ihre rechtssichere Umsetzung.
Wir unterstützen Sie unter anderem bei:
- der rechtssicheren Gestaltung von Übungsleiter-, Ehrenamts- und Honorarverträgen sowie von Minijob-Konstellationen,
- der Abgrenzung zwischen Anstellung und Selbstständigkeit und der Vermeidung von Scheinselbstständigkeit, einschließlich der Beratung zu Statusfeststellungsverfahren,
- der Prüfung und Anpassung Ihrer Satzung im Hinblick auf Vorstandsvergütungen und den Erhalt der Gemeinnützigkeit,
- der Begleitung bei Betriebs- und Sozialversicherungsprüfungen sowie ggf. der Begleitung von Widerspruchs- und Gerichtsverfahren zur Abwehr von Beitrags- und Steuernachforderungen,
- der laufenden arbeits- und steuerrechtlichen Beratung rund um die Beschäftigung von Trainern, Dozenten, Betreuern und ehrenamtlich Engagierten.
Ihr Anwalt für Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale
Ihre Organisation hat Übungsleiter, Trainer, Dozenten oder andere ehrenamtlich Engagierte vergütet oder plant entsprechende Zahlungen? Sie sind nicht sicher, ob die Voraussetzungen für die Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale erfüllt sind, welche Beschäftigungsform die richtige ist oder ob Ihre Verträge und Satzung den rechtlichen Anforderungen entsprechen? Wir prüfen Ihre konkrete Gestaltung und unterstützen Sie dabei, Vergütungen rechtssicher und steuerlich sowie sozialversicherungsrechtlich korrekt umzusetzen.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme! Sie erreichen uns am einfachsten per E-Mail (info@winheller.com) oder telefonisch (+49 69 76 75 77 85 29).
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FAQ | Häufig gestellte Fragen zur Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale
Was ist der Unterschied zwischen Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale?
Die Übungsleiterpauschale gilt für bestimmte pädagogische, betreuende, künstlerische oder pflegerische Tätigkeiten. Die Ehrenamtspauschale ist weiter gefasst und gilt grundsätzlich für nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich, die nicht unter die Übungsleiterpauschale fallen.
Wie hoch sind Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale?
Die Übungsleiterpauschale beträgt 2026 bis zu 3.300 Euro pro Jahr, die Ehrenamtspauschale bis zu 960 Euro pro Jahr.
Kann man Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale kombinieren?
Ja, aber nicht für dieselbe Tätigkeit. Für verschiedene Tätigkeiten innerhalb derselben Organisation kann die Kombination zulässig sein, etwa wenn jemand als Trainerin die Übungsleiterpauschale und zusätzlich als Kassenwartin die Ehrenamtspauschale erhält.
Kann die Übungsleiterpauschale mit einem Minijob kombiniert werden?
Ja. Die Übungsleiterpauschale kann zusätzlich zu einem Minijob genutzt werden. Im Jahr 2026 können bei 275 Euro monatlich über die Übungsleiterpauschale und 603 Euro über den Minijob vergütet werden.
Darf ein Vorstandsmitglied die Ehrenamtspauschale erhalten?
Ja, sofern die Satzung eine Vergütung für Vorstandsmitglieder ausdrücklich zulässt. Fehlt eine entsprechende Satzungsgrundlage, ist die Vorstandsvergütung unzulässig und kann die Gemeinnützigkeit gefährden.
