Arbeitsverträge für Vereine, Stiftungen und gGmbHs

Kaum ein anderer Sektor kennt eine derartige Vielfalt an Beschäftigungsformen wie der gemeinnützige. Hauptamtliche in Voll- und Teilzeit, Minijobber, projektbefristete Mitarbeitende, freie Honorarkräfte, Organmitglieder und Ehrenamtliche arbeiten Hand in Hand. Diese Vielfalt ist sachlich begründet. Sie ist aber auch ein Einfallstor für Fehleinordnungen, die teuer werden können.

Wer in den Jahren vor 2022 Arbeitsverträge geschrieben hat, hat sich um das Nachweisgesetz kaum gekümmert. Es genügten Angaben zu Vertragsparteien, Beginn, Tätigkeit, Arbeitsort und Entgelt. Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 hat sich das Bild zum 01.08.2022 grundlegend gewandelt. § 2 NachwG verlangt nun einen ganzen Katalog an Pflichtangaben. Jeder einzelne Verstoß kann mit bis zu 2.000 Euro Bußgeld geahndet werden. Erfasst werden über den unionsrechtlichen Arbeitnehmerbegriff auch Fremdgeschäftsführer und Beamte. Die Vorstellung, dass der Geschäftsführer einer gGmbH außerhalb des Nachweisgesetzes stehe, ist überholt.

Die Fristen sind gestaffelt: Manche Angaben müssen bereits am ersten Arbeitstag vorliegen, andere binnen sieben Kalendertagen oder einem Monat. Wer wartet, läuft in die Ordnungswidrigkeit.

Eine spürbare Erleichterung hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 01.01.2025 gebracht. Arbeitgeber dürfen den Nachweis seither in Textform nach § 126b BGB erteilen. Die E-Mail mit PDF-Anhang reicht, vorausgesetzt, das Dokument ist für die Beschäftigten zugänglich, speicherbar und ausdruckbar und der Arbeitgeber holt einen Empfangsnachweis ein, etwa eine Lesebestätigung. Verlangen die Beschäftigten ausdrücklich die klassische Schriftform mit Originalunterschrift, ist diese unverzüglich nachzureichen. Für die in § 2a SchwarzArbG genannten missbrauchsanfälligen Branchen (z.B. Baugewerbe, Gastronomie, Personenbeförderung etc.) bleibt hingegen die Schriftform zwingend.

Wenn in der Geschäftsstelle von Homeoffice gesprochen wird, meint fast niemand das, was rechtlich gemeint sein könnte. Homeoffice ist nämlich kein Rechtsbegriff. Hinter dem Wort verbergen sich zwei rechtlich grundverschiedene Konstellationen.

• Die Telearbeit nach § 2 Abs. 7 ArbStättV setzt einen vom Arbeitgeber im Privatbereich der Beschäftigten fest eingerichteten Arbeitsplatz voraus, mit voller Geltung der Arbeitsstättenverordnung, Ausstattungspflicht, Kostentragung, Gefährdungsbeurteilung.
• Das mobile Arbeiten wiederum lässt dem Beschäftigten freie Hand, wo gearbeitet wird (zu Hause, im Café, am Bahnhof). Die Arbeitsstättenverordnung greift dann nicht, das Arbeitszeit- und Arbeitsschutzgesetz aber sehr wohl.

Der Unterschied klingt akademisch, kostet aber Geld. Wer im Vertrag von „Homeoffice" verspricht, ohne die Konstellation zu klären, kann sich plötzlich in der teureren Telearbeit wiederfinden, mit der Pflicht zur Vollausstattung des heimischen Arbeitszimmers. Klare Vertragsregelungen sollten daher:

• den Arbeitsort konkret benennen,
• den Umfang der mobilen Arbeit festlegen,
• eine Versetzungs- und eine Widerrufsklausel für die Rückkehr ins Büro vorsehen,
• die Frage der Arbeitsmittel und Kosten regeln und
• Erreichbarkeitszeiten festschreiben.

Das Nachweisgesetz verlangt ohnehin die Angabe des Arbeitsorts oder einer freien Ortswahl. Die Regelung hat also doppelte Bedeutung.

Für NPOs kommt eine dritte Ebene hinzu, die in der Privatwirtschaft schlicht fehlt: Fördermittelgeber machen häufig Vorgaben zum Arbeitsort, etwa Präsenz am Projektstandort. Projektbefristete Stellen bringen je nach Projekt unterschiedliche Präsenzanforderungen mit. Sinnvoll ist deshalb regelmäßig eine separate Zusatzvereinbarung zum mobilen Arbeiten mit eigener, gegebenenfalls befristeter Laufzeit. Sie lässt sich anpassen, wenn das nächste Projekt andere Spielregeln verlangt, ohne dass jedes Mal der Hauptvertrag aufgeschnürt werden müsste.

Vergütungsfragen sind im gemeinnützigen Sektor selten reine Vergütungsfragen. Zwar gelten alle arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben wie überall, aber überlagert von einem zweiten Regelwerk: Nach §§ 51 ff. AO muss die Vergütung angemessen und fremdüblich sein. Wer überzahlt, riskiert mehr als eine schlechte Außenwirkung. Unverhältnismäßig hohe Vergütungen verstoßen gegen das Selbstlosigkeitsgebot des § 55 AO. Die Folgen reichen von Rückforderungen und persönlicher Haftung bis zum Verlust der Gemeinnützigkeit – ein existenzielles Risiko für jede NPO, die auf Spendenabzug oder Steuerbegünstigung angewiesen ist.

Maßstab ist die Vergütung, die für vergleichbare Tätigkeiten gezahlt wird, auch in der Privatwirtschaft. Es gibt einen Spielraum bis zum oberen Ende der üblichen Gehaltsbänder, aber eben nicht darüber hinaus. Bewertet werden Aufgaben und Verantwortung, zeitlicher Umfang, wirtschaftliche Lage und Größe der Organisation sowie das Vergütungsniveau vergleichbarer Einrichtungen. Bei Führungskräften empfiehlt sich ein externes Gehaltsgutachten, nicht aus Eitelkeit, sondern um die Angemessenheit im Streit mit dem Finanzamt belastbar dokumentieren zu können.

Im Urlaubsrecht entscheidet ein einziger Strukturpunkt über die Kostenfolgen am Ende des Arbeitsverhältnisses: die saubere Trennung zwischen gesetzlichem Mindesturlaub (24 Werktage bei Sechs-Tage-Woche, 20 Werktage bei Fünf-Tage-Woche, §§ 3, 13 Abs. 1 BUrlG) und übergesetzlichem vertraglichem Zusatzurlaub. Der Mindesturlaub steht unter dem strengen Schutz des BUrlG und der EuGH-Rechtsprechung. Der Zusatzurlaub kann weitgehend frei gestaltet werden. Wer beide Ansprüche im Vertrag in einen Topf wirft, behandelt automatisch alles wie Mindesturlaub und zahlt im Beendigungsfall jeden Resturlaubstag aus. Mit einer einfachen Tilgungsregelung, nach der zunächst der gesetzliche Mindesturlaub und erst danach der Zusatzurlaub verbraucht wird, lassen sich diese Kosten oft halbieren.

Bei unterjährigem Eintritt entsteht der volle gesetzliche Mindesturlaub bereits nach sechsmonatiger Beschäftigung (§ 4 BUrlG); beim Austritt nach dem 30.06. besteht der volle Jahresanspruch fort. Diese Vorgabe ist für den Mindesturlaub zwingend. Für den Zusatzurlaub kann und sollte eine ratierliche Regelung (pro rata temporis) vereinbart werden. Bei Neueinstellungen lohnt sich der Blick zurück: Eine Bescheinigung des vorherigen Arbeitgebers nach § 6 BUrlG verhindert doppelte Urlaubsansprüche im Eintrittsjahr.

Die wohl folgenreichste Entwicklung der letzten Jahre ist die durch das BAG aus der EuGH-Rechtsprechung entwickelte Hinweispflicht. Urlaub verfällt am Jahresende nur dann, wenn der Arbeitgeber die Beschäftigten zuvor mindestens in Textform konkret auf die Anzahl der offenen Urlaubstage hingewiesen, sie zur Beantragung aufgefordert und auf die Verfallsfolge unmissverständlich hingewiesen hat. Ein allgemeiner Satz im Arbeits- oder Tarifvertrag reicht ausdrücklich nicht. Der Hinweis muss jedes Jahr individuell und nachweisbar erfolgen, am besten spätestens im dritten Quartal. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, dem türmt sich der Urlaub still und unbemerkt jahrelang auf. Verfall und Verjährung sind beide ausgeschlossen. Die Rechnung kommt erst beim Ausscheiden und kann fünfstellig werden.

Bei Langzeiterkrankung verfällt der Urlaub grundsätzlich 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres. Wer im Urlaubsjahr tatsächlich noch gearbeitet hat und dann erkrankt, profitiert vom 15-Monats-Verfall nur, wenn die Hinweispflicht zuvor erfüllt war. Bei durchgehender Erkrankung seit Beginn des Urlaubsjahres greift der Verfall dagegen auch ohne Hinweis. Die Differenzierung ist filigran, aber im Einzelfall entscheidend.

Ausschluss- und Verfallklauseln gehören zu den unscheinbaren Heldinnen jedes Arbeitsvertrags: Sie begrenzen das Zeitfenster, in dem sich die Vertragsparteien gegenseitig Ansprüche entgegenhalten können, und sorgen damit für Rechtsfrieden. Üblich sind einstufige Klauseln, die die außergerichtliche Geltendmachung gegenüber der Gegenseite verlangen, und zweistufige Klauseln, die zusätzlich die gerichtliche Verfolgung innerhalb einer Frist vorsehen.

So verlässlich diese Klauseln wirken sollen: die Rechtsprechung hat die Wirksamkeitshürden in den letzten Jahren so deutlich erhöht, dass viele Bestandsklauseln daran scheitern. Eine wirksame Ausschlussklausel muss klar und verständlich formuliert und als solche erkennbar überschrieben sein. Sie darf für die Geltendmachung nur Textform nach § 309 Nr. 13 BGB verlangen. Die früher übliche Schriftformklausel ist heute ein Wirksamkeitskiller. Die Frist darf drei Monate ab Fälligkeit nicht unterschreiten und muss für beide Vertragsparteien gleich lang sein. Bestimmte Anspruchsgruppen sind zwingend auszunehmen: 

• Vorsatzansprüche (§ 202 Abs. 1 BGB),
• Ansprüche aus der Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit oder aus grob fahrlässiger Pflichtverletzung (§ 309 Nr. 7 BGB) sowie
• sämtliche unverzichtbaren Ansprüche, namentlich nach MiLoG, AEntG, BetrAVG, BetrVG und TVG.

Auch zugesagte oder unstreitige Ansprüche dürfen einer Ausschlussfrist nicht unterworfen werden (BAG, Urteil v. 03.12.2019, 9 AZR 44/19).

Genügt eine Klausel diesen Anforderungen nicht, ist sie unwirksam und entfaltet keinerlei Sperrwirkung. Ansprüche, die der Arbeitgeber bereits unter Berufung auf die Klausel abgehakt hatte, können dann noch im Rahmen der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren geltend gemacht werden. Gerade Bestandsverträge aus der Zeit vor 2017 enthalten oft noch Klauseln, die heute keinen Tag mehr Gerichtsprüfung überleben würden. Ein systematischer Vertrags-Check lohnt sich. Meist amortisiert er sich beim ersten ausgehändigten Aufhebungsvertrag.

Arbeitsverträge im gemeinnützigen Sektor sind kein Ort für Standardmuster aus dem Netz oder von der KI. Wer sie verantwortet, muss das allgemeine Arbeitsrecht, das Gemeinnützigkeitsrecht und Steuerrecht sowie die zuwendungsrechtlichen Vorgaben gleichzeitig im Blick behalten. Ältere Vertragsmuster halten dem novellierten Nachweisgesetz, der BAG-Rechtsprechung zur Urlaubs-Hinweispflicht und den verschärften Anforderungen an Vergütungs- und Ausschlussklauseln häufig nicht mehr stand.