Befristung von Arbeitsverträgen in Verein, Stiftung und gGmbH

Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) ist die zentrale Rechtsgrundlage für befristete Arbeitsverhältnisse in Deutschland. Es legt fest, unter welchen Voraussetzungen ein Arbeitgeber einen Arbeitsvertrag zeitlich begrenzen darf und schützt Arbeitnehmer zugleich vor einer unbegrenzten Kettenbefristung.

Der Grundgedanke des Gesetzes: Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist der gesetzliche Regelfall. Eine Befristung stellt die Ausnahme dar und bedarf entweder eines sachlichen Grundes oder muss die engen Voraussetzungen der sachgrundlosen Befristung erfüllen. Zentrale Norm ist § 14 TzBfG, der zwischen zwei grundverschiedenen Befristungsarten unterscheidet.

Bei der Sachgrundbefristung nach § 14 Abs. 1 TzBfG muss ein konkreter, im Gesetz genannter oder von der Rechtsprechung anerkannter Grund vorliegen, der die zeitliche Begrenzung rechtfertigt. Das Gesetz zählt in § 14 Abs. 1 Satz 2 acht Regelbeispiele auf, unter anderem den nur vorübergehenden betrieblichen Bedarf, die Vertretung eines anderen Arbeitnehmers oder die Erprobung eines neuen Mitarbeiters.

Bei der sachgrundlosen Befristung nach § 14 Abs. 2 TzBfG braucht der Arbeitgeber dagegen keinen besonderen Grund. Diese Möglichkeit ist jedoch streng begrenzt: Die Gesamtdauer der Befristung darf zwei Jahre nicht überschreiten, und der Vertrag darf innerhalb dieser Zeit höchstens dreimal verlängert werden. Entscheidend ist außerdem das sogenannte Vorbeschäftigungsverbot: Eine sachgrundlose Befristung ist grundsätzlich ausgeschlossen, wenn mit demselben Arbeitgeber bereits zuvor ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat. Dieses Verbot gilt nach der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts allerdings nicht ausnahmslos: Es kann entfallen, wenn die frühere Beschäftigung sehr lange zurückliegt, ganz anders geartet oder von sehr kurzer Dauer war. Wo diese Grenzen im Einzelnen verlaufen, ist eine Frage des jeweiligen Einzelfalls.

Für neu gegründete Unternehmen gilt in den ersten vier Jahren nach Gründung eine erweiterte Möglichkeit der sachgrundlosen Befristung bis zu vier Jahren Gesamtdauer. Für gemeinnützige Organisationen ist dies in der Praxis meist nur bei neu gegründeten Trägerstrukturen relevant.

In der Praxis von gemeinnützigen Organisationen tauchen bestimmte Sachgründe aus § 14 Abs. 1 TzBfG immer wieder auf.

Der häufigste Sachgrund in NPOs ist der vorübergehende betriebliche Bedarf nach § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 TzBfG. Die sogenannte Projektbefristung ist ein vom Bundesarbeitsgericht anerkannter Unterfall dieses Sachgrundes und in Vereinen, Stiftungen und Bildungsträgern besonders praxisrelevant, weil viele Vorhaben drittmittelfinanziert und zeitlich begrenzt sind.

Damit eine Projektbefristung wirksam ist, müssen nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts mehrere Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Projektaufgabe muss eine abgrenzbare Zusatzaufgabe sein, die sich von den Daueraufgaben der Organisation unterscheidet.
• Bei Vertragsabschluss muss bereits mit hinreichender Sicherheit feststehen, dass die Aufgabe nur vorübergehend anfällt. Bloße Unsicherheit über die künftige Finanzierung reicht nicht aus.
• Der Arbeitnehmer muss überwiegend mit projektbezogenen Tätigkeiten beschäftigt werden. Projektfremde Nebenaufgaben sind zulässig, dürfen aber nicht den wesentlichen Teil der Arbeitszeit ausmachen.

Neben der Projektbefristung kommen in gemeinnützigen Organisationen regelmäßig weitere Sachgründe zur Anwendung:

• Vertretung (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG): etwa bei Elternzeit- oder Krankheitsvertretung von Stammpersonal
• Erprobung (§ 14 Abs. 1 Nr. 5 TzBfG): häufig in der Einarbeitungsphase neuer Mitarbeitender, insbesondere bei sensiblen Tätigkeiten mit Kontakt zu Klientinnen und Klienten
• Haushaltsmittelbefristung (§ 14 Abs. 1 Nr. 7 TzBfG): Vorsicht! Dieser Sachgrund wird in der Praxis häufig überschätzt und falsch angewandt. Für privatrechtlich organisierte NPOs )den eingetragenen Verein, die Stiftung bürgerlichen Rechts oder die gGmbH) kommt er nach überwiegender Auffassung regelmäßig nicht in Betracht, da er im Kern öffentlichen, an das Haushaltsrecht gebundenen Arbeitgebern vorbehalten ist. Die bloße Finanzierung einer Stelle aus zweckgebundenen, befristeten Dritt- oder Fördermitteln rechtfertigt eine Befristung deshalb nicht; der richtige Weg führt für gemeinnützige Organisationen regelmäßig über die Projektbefristung nach Nr. 1.

Viele Personalverantwortliche in gemeinnützigen Organisationen gehen davon aus, dass eine Befristung „automatisch" wirksam ist, solange die Förderzusage befristet ist. Tatsächlich prüft ein Arbeitsgericht im Streitfall jeden einzelnen Sachgrund eigenständig und unabhängig von der Außendarstellung des Projekts.

Typische Missverständnisse sind:

Ist die Befristung unwirksam, etwa weil der Sachgrund nicht trägt oder Formvorschriften verletzt wurden, gilt der Arbeitsvertrag von Anfang an als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Für die Organisation bedeutet das faktisch den ungewollten Übergang in ein reguläres, kündigungsschutzrechtlich geschütztes Arbeitsverhältnis, obwohl die Finanzierung möglicherweise ausläuft.

Für Arbeitnehmer, die eine unwirksame Befristung feststellen lassen möchten, gilt eine wichtige Frist, die auch Arbeitgeber im Blick haben sollten: Die Klage auf Feststellung, dass das Arbeitsverhältnis nicht durch die Befristung beendet wurde, muss innerhalb von drei Wochen nach dem vereinbarten Vertragsende bei Gericht eingereicht werden (§ 17 TzBfG). Wird diese Frist versäumt, gilt die Befristung als wirksam, unabhängig davon, ob sie es materiell tatsächlich war.

Für die Organisation als Arbeitgeber besteht das zentrale Risiko darin, dass die Personalplanung und Budgetierung nicht mehr mit der rechtlichen Realität übereinstimmen: Ein Mitarbeiter, dessen Stelle rechtlich als unbefristet gilt, kann nicht einfach durch Fristablauf „automatisch" ausscheiden, sondern nur über eine ordentliche Kündigung, die ihrerseits bei Anwendbarkeit des Kündigungsschutzgesetzes sozial gerechtfertigt sein muss.

Für die Praxis empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise bei jeder Befristungsentscheidung:

Diese Punkte ersetzen keine Einzelfallprüfung. Ob eine konkrete Befristung im jeweiligen Projekt- und Förderkontext tatsächlich wirksam ist, hängt immer von den genauen Umständen ab und sollte vor Vertragsschluss rechtlich geprüft werden.