Homeoffice in Verein, Stiftung und gGmbH richtig regeln
Rechte, Pflichten & häufige Fehler bei mobiler Arbeit
Eine Mitarbeiterin eines gemeinnützigen Bildungsträgers fragt, ob sie künftig zwei Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten darf. Ein Kollege kündigt an, den nächsten Monat remote aus dem Ferienhaus seiner Familie in Spanien zu verbringen. Und die Geschäftsführung fragt sich: Müssen wir das eigentlich erlauben? Und wenn ja – reicht dafür eine kurze E-Mail?
Solche Situationen gehören heute zum Alltag vieler Organisationen und das Homeoffice ist aus der heutigen Arbeitswelt kaum noch wegzudenken. In der Praxis werden die Begriffe Homeoffice, mobiles Arbeiten und Remote Work dabei oft synonym verwendet. Rechtlich sind sie aber nicht dasselbe und genau diese Unterschiede entscheiden darüber, welche Pflichten auf den Arbeitgeber zukommen, wer für die Ausstattung zahlt und ob am Ende sogar Sozialversicherungs- oder Steuerfragen im Ausland eine Rolle spielen.
Homeoffice, mobiles Arbeiten und Remote Work: Wo ist der Unterschied?
Der zentrale Unterschied liegt im Ort der Arbeit und in der rechtlichen Einordnung dieses Ortes. „Homeoffice“ als Begriff kennt das deutsche Arbeitsrecht und der Gesetzgeber eigentlich nicht. Der Begriff hat sich dennoch als gängige Beschreibung für die Arbeit außerhalb der Betriebsstätte etabliert und kann dabei aber verschiedene Bedeutungen haben.
Telearbeit
Die Telearbeit ist in § 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung geregelt und meint einen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz in der Wohnung der oder des Beschäftigten. Der Gesetzgeber spricht hier von „Telearbeitsplätzen". Entscheidend ist: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Telearbeitsplatz einzurichten und auszustatten, und die Tätigkeit findet regelmäßig an diesem festen Ort statt. Für solche Telearbeitsplätze gilt die Arbeitsstättenverordnung teilweise – etwa mit Blick auf die Gestaltung des Arbeitsplatzes.
Mobiles Arbeiten
Homeoffice in Form des mobilen Arbeitens ist demgegenüber ortsungebunden. Die oder der Beschäftigte arbeitet mit einem Laptop dort, wo es gerade passt – im Zug, im Café, in einer Ferienwohnung. Es gibt keinen fest eingerichteten Arbeitsplatz. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, den Arbeitsplatz einzurichten und auszustatten. Die Arbeitsstättenverordnung greift hier grundsätzlich nicht, weil sie einen ortsfesten Telearbeitsplatz voraussetzt.
Remote Work
Remote Work schließlich ist ebenfalls kein eigenständiger Rechtsbegriff, sondern ein umgangssprachlicher Oberbegriff. Gemeint ist meist „ortsflexibles Arbeiten außerhalb des Betriebs" – häufig im Sinne von mobilem Arbeiten, oft auch mit Bezug zum Arbeiten aus dem Ausland. Rechtlich kommt es daher immer darauf an, was konkret gemeint ist.
Warum die Abgrenzung wichtig ist: Ob ein fester Telearbeitsplatz oder mobiles Arbeiten vorliegt, entscheidet unter anderem darüber, welche Pflichten zum Arbeitsschutz greifen und wie der Arbeitsplatz ausgestattet sein muss. Wer im Vertrag pauschal „Homeoffice" schreibt, aber eigentlich flexibles mobiles Arbeiten meint, schafft unnötige Unsicherheit.
Welcher rechtliche Rahmen gilt beim Arbeiten außerhalb des Betriebs?
Auch außerhalb des Büros gelten die arbeitsrechtlichen Schutzvorschriften weiter. Wer Homeoffice oder mobiles Arbeiten anbietet, sollte vor allem folgende Bereiche im Blick haben:
- Arbeitszeit: Das Arbeitszeitgesetz gilt unverändert. Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten (grundsätzlich elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen) sind auch zu Hause einzuhalten. Der Arbeitgeber bleibt für die Erfassung der Arbeitszeit verantwortlich.
- Arbeitsschutz: Die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung und zur Unterweisung besteht fort. Wie weit sie reicht, hängt davon ab, ob ein fester Telearbeitsplatz oder mobiles Arbeiten vorliegt.
- Datenschutz und IT-Sicherheit: Personenbezogene Daten müssen auch außerhalb des Büros geschützt werden – ein Punkt, der gerade bei sensiblen Daten in sozialen Einrichtungen und Bildungsträgern große Bedeutung hat.
- Unfallversicherung: Der gesetzliche Unfallversicherungsschutz gilt grundsätzlich auch im Homeoffice, allerdings nur für Tätigkeiten, die mit der Arbeit zusammenhängen. Die Abgrenzung erfolgt im Einzelfall.
- Mitbestimmung: Gibt es einen Betriebsrat, hat dieser bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit ein Mitbestimmungsrecht. Regelungen sollten daher frühzeitig mit dem Gremium abgestimmt werden.
- Arbeitsmittel und Kosten: Wer welche Ausstattung stellt und ob Aufwendungen erstattet werden, sollte ausdrücklich geregelt werden, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Gibt es inzwischen ein Recht auf Homeoffice?
Diese Frage stellen viele Beschäftigte und ebenso viele Arbeitgeber fürchten, sie könnten Homeoffice kaum noch verweigern. Die Rechtslage ist nüchterner: Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice gibt es in Deutschland nach wie vor nicht. Auch der Koalitionsvertrag der Bundesregierung enthält keine Regelung, die ein solches Recht einführt. Entsprechende Gesetzesvorhaben der Vergangenheit sind nicht Gesetz geworden.
Das bedeutet: Ob im Homeoffice gearbeitet werden darf, ist grundsätzlich Vereinbarungssache. Ein Anspruch kann sich vor allem ergeben aus:
- einer ausdrücklichen Regelung im Arbeitsvertrag oder einer Zusatzvereinbarung,
- einer Betriebsvereinbarung,
- einem Tarifvertrag oder
- unter bestimmten Voraussetzungen aus betrieblicher Übung.
Umgekehrt gilt: Ohne eine solche Grundlage kann der Arbeitgeber Homeoffice in der Regel weder verlangen noch einseitig anordnen. Das Weisungsrecht reicht grundsätzlich nicht so weit, Beschäftigte gegen ihren Willen in die eigene Wohnung zu „versetzen".
Homeoffice für schwerbehinderte Menschen
Eine wichtige Sonderkonstellation betrifft schwerbehinderte Menschen: Sie können nach dem § 164 Abs. 4 SGB IX einen Anspruch auf eine behinderungsgerechte Beschäftigung haben, die im Einzelfall auch die Arbeit im Homeoffice umfassen kann – es sei denn, dies ist dem Arbeitgeber nicht zumutbar oder mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden. Ob ein solcher Anspruch besteht, ist stets individuell zu prüfen.
Typische Fehleinschätzung: Viele Beschäftigte glauben, dass ein technisch mögliches Homeoffice automatisch auch beansprucht werden kann. Tatsächlich genügt es nicht, dass sich die Tätigkeit „auch von zu Hause erledigen ließe". Ohne vertragliche oder kollektivrechtliche Grundlage bleibt es bei der Entscheidung des Arbeitgebers.
Kann ein Anspruch durch betriebliche Übung entstehen – etwa aus der Coronazeit?
Ein häufiger Streitpunkt: Kann aus dem Homeoffice der Pandemiejahre ein dauerhafter Anspruch „für immer" geworden sein? Hintergrund ist das Institut der betrieblichen Übung. Darunter versteht man die regelmäßige, vorbehaltlose Wiederholung eines bestimmten Verhaltens durch den Arbeitgeber, aus der Beschäftigte schließen dürfen, ihnen solle eine Leistung auf Dauer gewährt werden. Wird eine freiwillige Leistung über längere Zeit ohne Vorbehalt gewährt, kann so ein dauerhafter Anspruch entstehen.
Für den spezifischen Fall des Corona-Homeoffice wird zum Teil vertreten, dass die Arbeit von zu Hause damals anlassbezogen erfolgte, nämlich zum Gesundheitsschutz und zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben während der Pandemie. Diese Ansicht fußt auf der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts, nach der eine betriebliche Übung nicht in Betracht kommt, wenn der Arbeitgeber durch andere Rechtsgrundlagen verpflichtet war oder glaubte verpflichtet zu sein oder wenn der Arbeitgeber die Leistungen für den Arbeitnehmer erkennbar aufgrund einer anderen, und sei es auch tatsächlich nicht bestehenden Rechtspflicht hat erbringen wollen. Im Falle der Coronapandemie wird daher argumentiert, dass für die Beschäftigten erkennbar gewesen sei, dass eine Homeoffice-Regelung vorübergehend war. Es fehle daher am erkennbaren Willen des Arbeitgebers, dauerhaft und unabhängig von der Pandemie Homeoffice zu gewähren.
Hinzu kommt ein grundsätzlicher Einwand: Homeoffice ist keine „Zuwendung" im klassischen Sinne, sondern betrifft die Ausgestaltung der Arbeitsleistung selbst. Ob das Institut der betrieblichen Übung hier überhaupt passt, ist umstritten. Eine höchstrichterliche Entscheidung konkret zu der Frage einer betrieblichen Übung zu Homeoffice während der Coronazeit gibt es bisher jedoch nicht.
Homeoffice wurde regelmäßig geduldet
Anders kann es jedoch aussehen, wenn Homeoffice außerhalb der Pandemie über einen langen Zeitraum regelmäßig und ohne jeden Vorbehalt geduldet oder gewährt wurde. Die Gerichte stellen daran allerdings hohe Anforderungen. Ein bloß gelegentliches, lockeres Gestatten reicht in der Regel nicht.
Lässt eine Organisation ihre Verwaltungskräfte z.B. seit drei Jahren dauerhaft an zwei Tagen pro Woche von zu Hause arbeiten, ohne schriftliche Regelung, ohne Vorbehalt und unabhängig von Corona und möchte nun die Geschäftsführung wieder zur vollständigen Präsenz zurückkehren, kann dies rechtlich schwierig werden. Wer sich diese Entscheidung offenhalten will, sollte von Anfang an einen Freiwilligkeits- oder Widerrufsvorbehalt vereinbaren – klar formuliert und auf die konkrete Situation bezogen.
Können Arbeitnehmer einfach aus dem Ausland arbeiten? Was gilt in der EU und in Drittstaaten?
„Einfach aus dem Ausland arbeiten" klingt unkompliziert, berührt aber gleich mehrere Rechtsgebiete. Wer das ungeprüft zulässt, riskiert unliebsame Folgen für die Beschäftigten und für die Organisation selbst.
Sozialversicherung in der EU
Innerhalb der EU (sowie in EWR-Staaten, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich) gelten Koordinierungsregeln, die festlegen, in welchem Land jemand sozialversichert ist. Als Faustregel gilt: Wer mindestens 25% seiner Arbeitszeit gewöhnlich im Wohnstaat leistet, kann in die Sozialversicherung des Wohnstaats fallen, auch wenn der Arbeitgeber in Deutschland sitzt.
Für die verbreitete Konstellation der grenzüberschreitenden Telearbeit gibt es seit dem 01.07.2023 eine multilaterale Rahmenvereinbarung. Sie erlaubt es, unter bestimmten Voraussetzungen bis zu knapp 50% Telearbeit im Wohnstaat zu leisten und dennoch im deutschen Sozialversicherungssystem zu bleiben. Dafür ist ein gemeinsamer Antrag von Arbeitgeber und Beschäftigten sowie eine A1-Bescheinigung erforderlich. Wichtig: Die Vereinbarung gilt nur zwischen den Staaten, die sie unterzeichnet haben, und nur bei einem Telearbeitsanteil zwischen 25% und knapp 50%. Wer die Grenze überschreitet, fällt zurück in die allgemeinen Regeln. Dann kann die Zuständigkeit in den Wohnstaat wechseln.
Für zeitlich befristete Auslandsaufenthalte („Workation") kommt daneben eine Entsendung in Betracht, für die ebenfalls eine A1-Bescheinigung zu beantragen ist.
Steuerrecht bei Arbeit aus dem Ausland
Auch steuerlich kann das Arbeiten aus dem Ausland Folgen haben. Bei längeren Aufenthalten kann das Besteuerungsrecht teilweise in das Ausland wechseln; maßgeblich sind die jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen und Aufenthaltsdauern. Für Arbeitgeber besonders relevant ist das Betriebsstättenrisiko: Unter Umständen kann durch die Tätigkeit einer Person im Ausland eine steuerliche Betriebsstätte begründet werden – mit entsprechenden Pflichten. Das sollte gerade bei regelmäßiger oder längerer Auslandstätigkeit vorab geprüft werden.
Sonderfall Workation
Viele Beschäftigte verstehen unter „Workation" (aus dem Englischen work und vacation) etwas sehr Konkretes: für einen begrenzten Zeitraum (etwa zwei oder drei Wochen) am Urlaubsort im Ausland zu arbeiten und Arbeit mit Erholung zu verbinden. Ein solcher kurzer Aufenthalt innerhalb der EU (sowie in EWR-Staaten und der Schweiz) ist bei ordentlicher Vorbereitung in allen drei Rechtsbereichen regelmäßig gut beherrschbar:
- Sozialversicherung: Die vorübergehende Tätigkeit im EU-Ausland lässt sich als Entsendung behandeln. Der Arbeitgeber beantragt eine A1-Bescheinigung; damit bleibt es beim deutschen Sozialversicherungsrecht.
- Steuerrecht: Bei kurzen Aufenthalten bleibt das Besteuerungsrecht in aller Regel in Deutschland. Nach den meisten Doppelbesteuerungsabkommen entsteht im Aufenthaltsstaat keine Lohnsteuerpflicht, solange die betreffende Person dort weniger als 183 Tage im maßgeblichen Zeitraum verbringt, der Arbeitgeber nicht im Aufenthaltsstaat ansässig ist und die Kosten nicht von einer dortigen Betriebsstätte getragen werden. Bei einer zweiwöchigen Workation ist das typischerweise unproblematisch.
- Arbeitsrecht: Das deutsche Arbeitsrecht gilt fort. Optional ist eine schriftliche, ausdrücklich befristete Vereinbarung, die Arbeitszeit, Erreichbarkeit, Arbeitsmittel, Datenschutz und die einmalige, freiwillige Natur der Workation klarstellt – Letzteres, damit keine dauerhaften Ansprüche entstehen.
Entscheidend ist die Abgrenzung: Je länger und häufiger solche Aufenthalte werden, desto eher rücken die 183-Tage-Grenze, ein möglicher Wechsel der Sozialversicherung und bei bestimmten Tätigkeiten ein Betriebsstättenrisiko in den Blick. Und bei einer Workation im Drittstaat außerhalb von EU/EWR und Schweiz gelten andere Maßstäbe: Hier sind Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis sowie das Bestehen eines Sozialversicherungsabkommens gesondert zu prüfen. Kurz: Ein kurzer EU-Aufenthalt ist gut machbar – „einfach drauflos" sollte man ihn aber nicht.
Typische Praxisfehler und Missverständnisse zum Homeoffice
„Homeoffice und mobiles Arbeiten sind dasselbe."
Rechtlich nicht, die Abgrenzung entscheidet über Arbeitsschutzpflichten und Ausstattung.
„Wer im Homeoffice arbeitet, hat automatisch ein Recht darauf."
Ohne vertragliche oder kollektivrechtliche Grundlage besteht kein Anspruch.
„Aus der Coronazeit ist ein dauerhafter Anspruch geworden."
Das anlassbezogene Pandemie-Homeoffice begründet in der Regel keine betriebliche Übung.
„Ein paar Wochen im Ausland sind unkritisch."
Eine Bagatellgrenze für die A1-Bescheinigung gibt es nicht, auch kurze Auslandsaufenthalte können Sozialversicherungs- und Steuerfragen auslösen.
„Eine kurze E-Mail genügt als Regelung."
Fehlende oder unklare Vereinbarungen führen später häufig zu Streit – gerade beim Widerruf.
Handlungsempfehlungen: So regeln Sie Homeoffice und mobiles Arbeiten rechtssicher
- Begriffe klären: Legen Sie ausdrücklich fest, ob es um festes Homeoffice (Telearbeit) oder um flexibles mobiles Arbeiten geht.
- Schriftliche Vereinbarung treffen: Regeln Sie Umfang, Ort, Erreichbarkeit, Arbeitszeit, Beendigung und Arbeitsmittel klar und verständlich.
- Vorbehalt aufnehmen: Wenn Sie sich eine Rückkehr zur Präsenz offenhalten möchten, vereinbaren Sie einen klaren Freiwilligkeits- oder Widerrufsvorbehalt.
- Arbeitsschutz und Datenschutz mitdenken: Gefährdungsbeurteilung, IT-Sicherheit und der Schutz sensibler Daten gehören in jede Regelung.
- Mitbestimmung beachten: Binden Sie einen bestehenden Betriebsrat frühzeitig ein.
- Auslandstätigkeit gesondert prüfen: Klären Sie Sozialversicherung (A1-Bescheinigung), Steuerfragen und bei Drittstaaten Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis vor der Zusage.
- Bestehende Verträge überprüfen: Passen Sie ältere Klauseln an die heutige Praxis an, um Auslegungsrisiken zu vermeiden.
Homeoffice, mobiles Arbeiten und Remote Work sind längst fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Sie sind rechtlich aber anspruchsvoller, als es auf den ersten Blick wirkt. Wer Arbeitsort, Zuständigkeiten und Auslandsfragen frühzeitig und schriftlich klärt, sorgt für reibungslose Abläufe und beugt Konflikten vor.
Wie kann WINHELLER Sie beim Thema Homeoffice und mobiles Arbeiten unterstützen?
Als Kanzlei mit einem Schwerpunkt im Arbeitsrecht, einer besonderen Ausrichtung auf gemeinnützige Organisationen, Vereine und Bildungsträger und einer umfassenden Expertise im Steuerrecht kennen wir die praktischen Anforderungen und die oft schlanken Strukturen von Nonprofit-Organisationen. Wo es das Thema erfordert, arbeiten unsere Fachleute für Arbeitsrecht eng mit unseren Kolleginnen und Kollegen aus dem Steuer- und Gemeinnützigkeitsrecht zusammen.
Wir unterstützen Sie unter anderem bei:
- der Gestaltung rechtssicherer Homeoffice- und Mobile-Work-Vereinbarungen sowie passender Betriebsvereinbarungen und Richtlinien,
- der Prüfung, ob und wie sich bestehende Regelungen wieder ändern oder widerrufen lassen,
- der arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Einordnung von Arbeiten aus dem Ausland und Workation – in der EU wie in Drittstaaten,
- der Beratung zu Arbeitsschutz, Datenschutz und Mitbestimmung im Zusammenhang mit ortsflexibler Arbeit,
- der Klärung von Ansprüchen und Konflikten rund um Homeoffice, einschließlich der Vertretung in Streitfällen.
Ihr Anwalt für Homeoffice und mobiles Arbeiten in NPOs
Sie haben Fragen zur rechtssicheren Gestaltung von Homeoffice, mobilem Arbeiten oder Workation? Sie möchten wissen, wie Sie in Ihrer Organisation flexible Arbeitsmodelle rechtssicher einführen oder bestehende Regelungen an aktuelle Anforderungen anpassen können? Dann stehen wir Ihnen gerne mit unserer Expertise zur Seite.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme! Sie erreichen uns am einfachsten per E-Mail (info@winheller.com) oder auch telefonisch (+49 69 76 75 77 85 29).
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FAQ | Häufig gestellte Fragen zu Homeoffice in Verein, Stiftung und gGmbH
Gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice?
Nein. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice gibt es in Deutschland derzeit nicht. Ob Beschäftigte von zu Hause arbeiten dürfen, richtet sich grundsätzlich nach dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einem Tarifvertrag oder – in Ausnahmefällen – nach einer betrieblichen Übung.
Was ist der Unterschied zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten?
Rechtlich ist zwischen Telearbeit (häufig als Homeoffice bezeichnet) und mobilem Arbeiten zu unterscheiden. Telearbeit setzt einen fest eingerichteten Arbeitsplatz in der Wohnung der Beschäftigten voraus, den der Arbeitgeber ausstattet. Mobiles Arbeiten ist dagegen ortsungebunden und erfolgt ohne fest eingerichteten Telearbeitsplatz.
Kann dauerhaftes Homeoffice zu einem Anspruch der Beschäftigten führen?
Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Anspruch durch eine betriebliche Übung entstehen. Allein das Homeoffice während der Coronapandemie begründet jedoch in der Regel keinen dauerhaften Anspruch, da es regelmäßig aus Anlass des Gesundheitsschutzes und gesetzlicher Vorgaben gewährt wurde.
Dürfen Arbeitnehmer einfach aus dem Ausland im Homeoffice arbeiten?
Nicht ohne vorherige Prüfung. Bereits kurze Auslandsaufenthalte können sozialversicherungs-, steuer- und arbeitsrechtliche Folgen haben. Je nach Fall sind unter anderem eine A1-Bescheinigung sowie eine Prüfung der sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Rahmenbedingungen erforderlich.
Welche Punkte sollte eine Homeoffice-Vereinbarung regeln?
Eine klare Vereinbarung sollte insbesondere den Umfang der Homeoffice-Tätigkeit, den Arbeitsort, die Arbeitszeit, die Erreichbarkeit, die Bereitstellung von Arbeitsmitteln sowie Regelungen zur Beendigung oder zum Widerruf des Homeoffice umfassen. Außerdem sollten Arbeitsschutz, Datenschutz und – soweit vorhanden – Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats berücksichtigt werden.
