Bonuszahlungen einführen, ändern und abschaffen

Unter variabler Vergütung versteht man Entgeltbestandteile, die zusätzlich zum festen Grundgehalt gezahlt werden und in ihrer Höhe von bestimmten Voraussetzungen abhängen, etwa von persönlicher Leistung, dem Erreichen definierter Ziele oder dem wirtschaftlichen Ergebnis der Organisation. Der Begriff „Bonus" ist dabei ein Oberbegriff, der ganz unterschiedliche Gestaltungen umfasst: reine Leistungsprämien, Ergebnisbeteiligungen, Gratifikationen wie Weihnachtsgeld oder Mischformen.

Ein gesetzlicher Anspruch auf einen Bonus besteht grundsätzlich nicht. Ob und in welcher Form variable Vergütung gezahlt wird, ergibt sich vielmehr aus einer der folgenden Rechtsgrundlagen:

• dem Arbeitsvertrag (individuelle Zusage),
• einer Betriebsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat,
• einem Tarifvertrag, sofern anwendbar, oder
• der betrieblichen Übung (dazu sogleich mehr).

Für die rechtliche Bewertung entscheidend ist stets der Zweck des Bonus. Die Rechtsprechung unterscheidet vereinfacht zwischen zwei Grundtypen: Zahlungen mit Vergütungscharakter, die eine bereits erbrachte Arbeitsleistung honorieren (etwa ein leistungsabhängiger Bonus), und Zahlungen mit Gratifikationscharakter, die die Betriebstreue belohnen und den Verbleib im Unternehmen fördern sollen. Diese Unterscheidung wirkt sich an vielen Stellen aus, insbesondere bei der Frage, ob ein Bonus bei Ausscheiden gekürzt werden darf oder anteilig zu zahlen ist.

Ein zentraler Begriff, der sich durch das gesamte Bonusrecht zieht, ist die AGB-Kontrolle. Arbeitsverträge sind in aller Regel vom Arbeitgeber vorformuliert und werden vielfach verwendet. Damit gelten sie rechtlich als Allgemeine Geschäftsbedingungen und unterliegen der gerichtlichen Inhaltskontrolle nach den §§ 305 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Klauseln, die den Arbeitnehmer unangemessen benachteiligen oder nicht klar und verständlich formuliert sind, sind unwirksam (§ 307 BGB). Dies gilt unabhängig davon, wer der Arbeitgeber ist, eine gemeinnützige Organisation oder ein klassisches Wirtschaftsunternehmen. Fällt eine Klausel weg, bleibt der übrige Vertrag bestehen, der Bonus ist dann unter Umständen ohne die einschränkende Klausel geschuldet. Diese Kontrolle ist der Grund, weshalb viele in der Praxis gebräuchliche Vorbehalte vor Gericht scheitern.

Die Frage, ob ein bestehendes Bonussystem für die Zukunft geändert werden kann, treibt viele Arbeitgeber um. Die kurze Antwort lautet: Ja, aber nur auf den dafür vorgesehenen Wegen und ein bereits fest zugesagter Anspruch lässt sich nicht einfach einseitig kürzen.

Warum einseitige Änderungen so schwierig sind

Ist ein Bonus einmal verbindlich zugesagt, sei es im Arbeitsvertrag, sei es durch betriebliche Übung, ist er Bestandteil des Arbeitsverhältnisses und genießt denselben Schutz wie das Grundgehalt. Der Arbeitgeber kann ihn nicht durch bloße Erklärung, ein Rundschreiben oder schlichtes Nichtmehrzahlen beseitigen. Für eine wirksame Änderung stehen im Wesentlichen drei Wege offen.

1. Die Änderungsvereinbarung (einvernehmlich). Der sauberste Weg ist die einvernehmliche Vertragsänderung. Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren schriftlich, dass das Bonussystem künftig anders oder gar nicht mehr gilt. Das setzt die Zustimmung jedes betroffenen Beschäftigten voraus – niemand ist verpflichtet, einer Verschlechterung zuzustimmen.
2. Die Änderungskündigung (einseitig, aber förmlich). Stimmt der Arbeitnehmer nicht zu, bleibt als schärfstes Mittel die Änderungskündigung: Der Arbeitgeber kündigt das Arbeitsverhältnis und bietet gleichzeitig dessen Fortsetzung zu geänderten (hier: schlechteren) Bedingungen an. Eine Änderungskündigung unterliegt jedoch dem Kündigungsschutzgesetz und muss durch dringende betriebliche, verhaltens- oder personenbedingte Gründe gerechtfertigt sein. Gerade die Änderung von Entgeltbestandteilen ist besonders schwer durchzusetzen: Nach ständiger Rechtsprechung ist eine Änderungskündigung zur reinen Entgeltsenkung nur unter sehr engen Voraussetzungen wirksam, etwa wenn andernfalls die wirtschaftliche Existenz des Betriebs bedroht wäre. Ein bloßer Wunsch nach Kostensenkung genügt nicht.
3. Vorbehalte, die von vornherein eingebaut wurden. Vorausschauende Arbeitgeber bauen bereits bei Einführung Flexibilität ein. Hier sind zwei Instrumente zu unterscheiden, die häufig verwechselt werden:
   1. Der Freiwilligkeitsvorbehalt soll verhindern, dass überhaupt ein Rechtsanspruch für die Zukunft entsteht. Er kann bei echten, zusätzlichen Sonderleistungen wirksam sein, versagt aber bei laufender, leistungsbezogener Vergütung. Ein pauschaler Vorbehalt, der jede Bindung ausschließen soll, ist unwirksam, wenn er im Widerspruch zu einer konkreten Bonuszusage steht (BAG, Urteil vom 15.11.2023 – 10 AZR 288/22).
   2. Der Widerrufsvorbehalt setzt einen bereits entstandenen Anspruch voraus und erlaubt es dem Arbeitgeber, die Leistung unter bestimmten, im Vertrag konkret benannten Voraussetzungen für die Zukunft zu widerrufen. Ein „freier" oder grundloser Widerruf ist unwirksam. Zusätzlich gilt eine Obergrenze: Der widerrufliche Teil darf den Kernbereich der Vergütung nicht antasten; er darf regelmäßig nicht mehr als rund 25 % der Gesamtvergütung ausmachen (bei Leistungen ohne unmittelbaren Gegenleistungscharakter bis zu 30 %). Wird diese Grenze überschritten, ist die Klausel insgesamt unwirksam, und der Bonus ist in voller Höhe geschuldet (BAG, Urteil vom 12.01.2005 – 5 AZR 364/04).

Eine betriebliche Übung entsteht, wenn der Arbeitgeber eine Leistung wiederholt und vorbehaltlos gewährt und die Beschäftigten daraus schließen dürfen, dass sie diese Leistung auch künftig erhalten. In der Praxis wird typischerweise angenommen, dass eine dreimalige vorbehaltlose Zahlung in gleicher Weise einen solchen Anspruch begründet. Viele Arbeitgeber glauben, sie könnten eine so entstandene Übung einfach dadurch wieder beseitigen, dass sie die Zahlung ein paar Jahre lang unterlassen (sogenannte „gegenläufige betriebliche Übung"). Das ist ein Irrtum: Das BAG hat klargestellt, dass ein einmal entstandener Anspruch durch bloßes Unterlassen nicht wieder erlischt. Eine betriebliche Übung kann nur durch Änderungsvereinbarung oder Änderungskündigung beseitigt werden, nicht durch Zeitablauf oder einseitige Erklärung.

Eine praktisch wichtige Weichenstellung betrifft die Unterscheidung zwischen Neu- und Bestandsmitarbeitern. Ein neu gestaltetes, flexibleres Bonussystem lässt sich für neu eintretende Beschäftigte ohne Weiteres im Arbeitsvertrag vereinbaren. Für bestehende Arbeitsverhältnisse mit bereits verbindlicher Bonuszusage gelten dagegen die oben beschriebenen strengen Anforderungen. Wer bei Bestandsmitarbeitern kürzen will, kommt an einer Änderungsvereinbarung oder Änderungskündigung nicht vorbei.

Ob ein bestehendes Bonussystem vollständig abgeschafft werden kann, hängt entscheidend von seiner Rechtsgrundlage ab. Die Wege für die Zukunft entsprechen weitgehend denen der Änderung; für bereits verdiente Ansprüche gilt jedoch ein besonders strenger Schutz.

Bereits verdiente Ansprüche sind praktisch unantastbar

Zunächst der wichtigste Grundsatz: Ein Bonus, der für einen abgelaufenen Zeitraum bereits verdient ist, kann rückwirkend kaum noch entzogen werden. Das BAG hat mehrfach entschieden, dass eine bereits erarbeitete, leistungsbezogene Vergütung dem Arbeitnehmer nicht nachträglich genommen werden darf; auch nicht über eine Stichtagsregelung, die den Anspruch vom fortbestehenden Arbeitsverhältnis abhängig macht. Solche Klauseln greifen unzulässig in die verfassungsrechtlich geschützte Berufsfreiheit ein und erschweren die Kündigung des Arbeitnehmers unangemessen. Bei reinen Treueprämien (Gratifikationen) sind Stichtagsregelungen dagegen in gewissem Umfang zulässig. Hier zeigt sich erneut, wie wichtig die Abgrenzung nach dem Zweck der Zahlung ist.

Abschaffung je nach Rechtsgrundlage

• Einzelvertragliche Zusage oder betriebliche Übung: Abschaffung für die Zukunft nur durch Änderungsvereinbarung oder bei fehlender Zustimmung, Änderungskündigung mit den beschriebenen hohen Hürden.
• Betriebsvereinbarung: Eine Betriebsvereinbarung kann gekündigt werden. Zu beachten ist jedoch die Nachwirkung nach § 77 Abs. 6 BetrVG: In mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten (dazu gehören Fragen der betrieblichen Lohngestaltung soweit die Vergütung nicht bereits tariflich geregelt ist – der sogenannte Tarifvorbehalt) gelten die Regelungen nach der Kündigung zunächst weiter, bis sie durch eine andere Abmachung ersetzt werden. Das Bonussystem verschwindet also nicht automatisch mit der Kündigung. Umgekehrt lässt sich ein arbeitsvertraglich zugesagter Bonus unter Umständen leichter durch eine Betriebsvereinbarung ablösen, als viele annehmen: Ist der Arbeitsvertrag betriebsvereinbarungsoffen gestaltet, kann eine Betriebsvereinbarung die vertragliche Regelung auch zum Nachteil der Beschäftigten ersetzen; das Günstigkeitsprinzip greift dann nicht. Eine solche Öffnung nimmt das BAG bei Formulararbeitsverträgen regelmäßig schon dann an, wenn die Leistung dort geregelt ist und kollektiven Bezug hat (BAG, Urteil vom 05.03.2013 – 1 AZR 417/12). Grenzen bestehen aber weiterhin: Ansprüche aus betrieblicher Übung sowie bereits verdiente Vergütung lassen sich auf diesem Weg nicht ohne Weiteres beseitigen.

Für Arbeitgeber liegen die Hauptrisiken auf der Hand: Unwirksame Freiwilligkeits- oder Widerrufsvorbehalte führen dazu, dass der Bonus ungekürzt geschuldet ist. Versäumte oder verspätete Ziele lösen Schadensersatzansprüche aus, die bis zur Höhe des vollen Zielbonus reichen können. Fehlerhafte Änderungskündigungen sind unwirksam und können teure Nachzahlungen samt Verzugszinsen nach sich ziehen. Bei gemeinnützigen Organisationen kann eine unangemessen hohe variable Vergütung im schlimmsten Fall sogar den Gemeinnützigkeitsstatus gefährden.

Für Arbeitnehmer bedeutet die arbeitnehmerfreundliche Rechtsprechung, dass sich eine Überprüfung von Bonusklauseln oft lohnt, insbesondere, wenn Ziele nicht oder zu spät vorgegeben wurden, wenn ein Bonus trotz Ausscheidens für ein abgelaufenes Jahr verweigert wird oder wenn ein pauschaler Vorbehalt einer klaren Zusage widerspricht. Zu beachten sind allerdings Ausschlussfristen, die Ansprüche nach kurzer Zeit verfallen lassen können, wenn sie nicht rechtzeitig geltend gemacht werden.

WINHELLER ist eine auf die Beratung gemeinnütziger Organisationen, Stiftungen, Vereine und Bildungsträger spezialisierte Kanzlei. Unsere Fachanwältinnen und Fachanwälte für Arbeitsrecht kennen die Besonderheiten des Non-Profit-Sektors und verbinden arbeitsrechtliche Expertise mit fundiertem Wissen im Gemeinnützigkeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht. So erhalten Sie eine Beratung zu Bonussystemen und variabler Vergütung aus einer Hand – rechtssicher, praxisnah und auf Ihre Organisation zugeschnitten.

Wir unterstützen und beraten Sie insbesondere bei:

• der rechtssicheren Einführung von Bonussystemen und der Gestaltung wirksamer Klauseln zu Freiwilligkeit, Widerruf und Zielvereinbarungen,
• der Änderung oder Abschaffung bestehender variabler Vergütung – von der Änderungsvereinbarung bis zur Änderungskündigung,
• der Prüfung und Verhandlung von Betriebsvereinbarungen zu Bonus- und Prämienmodellen,
• der Abstimmung Ihrer Vergütungsmodelle mit den Vorgaben des Gemeinnützigkeitsrechts (§ 55 AO) sowie steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen,
• der Vertretung in arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen rund um Bonusansprüche.

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