Tax-Compliance-Management-Systeme für Stiftungen, Vereine und NPOs

Oft stellt sich die Erledigung der steuerlichen Pflichten schwieriger dar als anfänglich gedacht. Oder aber die Kommunikation mit dem Finanzamt läuft nicht so reibungslos wie gewünscht.

Eine gute Tax Compliance, insbesondere die Einrichtung eines Tax-Compliance-Management-Systems (TCMS), hilft nicht nur, negative Überraschungen in steuerlicher Hinsicht zu vermeiden, sondern dient auch effektiv zur Vermeidung der persönlichen Haftung der Verantwortlichen. Denn in steuerlichen Fragen ist der Fiskus nicht zimperlich. In aller Regel trifft die steuerliche Haftung unmittelbar die gesetzlichen Vertreter von NPOs, also typischerweise den Vorstand oder die Geschäftsführung. Die Verantwortlichen müssen dann mit ihrem Privatvermögen für den verursachten Steuerschaden geradestehen. 

Weitere Vorteile eines Tax-Compliance-Management-Systems:

• Minimierung steuerlicher Risiken und Schutz der Gemeinnützigkeit
• Effizientere und dadurch kostengünstigere Prozesse bei der Erfüllung steuerlicher Pflichten, wie z.B. der Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen
• Eindeutige Zuständigkeiten aller Verantwortlichen

Ein Tax-Compliance-Management-Systeme (TCMS) zielt, ähnlich einem „gewöhnlichen“ Compliance-Management-System, auf die Sicherstellung regelkonformen Verhaltens der Verantwortlichen und der sonstigen Mitarbeiter in einer NPO – nur eben speziell ausgerichtet auf steuerrechtliche Pflichten und Regeln, denen die Organisation unterliegt.

Ein gutes Tax-Compliance-Management-System besteht, so wie ein gewöhnliches Compliance-Management-System auch, aus sieben Bausteinen:

1. Tax-Compliance-Kultur, d.h. ausgehend von der Führungsebene sollten auch alle anderen Mitarbeiter ein gemeinsames Verständnis dafür entwickeln, dass steuerrechtliche Pflichten unbedingt einzuhalten sind
2. Tax-Compliance-Ziele, z.B.
   
   • Laufende Identifizierung von steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben und Abgrenzung zu anderen Sphären der NPO bereits vor Aufnahme der jeweiligen Tätigkeit
   • Korrekte umsatzsteuerliche Behandlung von Umsätzen in den verschiedenen Sphären der NPO und speziell zwischen NPO-Konzerngesellschaften sowie von (unechten) Zuschüssen und Mitgliedsbeiträgen
   • Sicherstellung der Gemeinnützigkeit durch Beachtung sämtlicher gemeinnützigkeitsrechtlicher Vorgaben
   • Gemeinnützigkeitsrechtlich angemessene Vergütung des Führungspersonals
   • Fristgemäße Aufstellung und Feststellung von Jahresabschlüssen und Abgabe der Steuererklärungen
   • Korrekte Ausstellung von Spendenbescheinigungen 
3. Tax-Compliance-Organisation, d.h. die für die Einhaltung steuerlicher Pflichten Verantwortlichen sind genauso klar bestimmt wie die von ihnen zu beachtenden Arbeitsprozesse
4. Tax-Compliance-Risiken müssen systematisch erkannt und beurteilt werden können
5. Tax-Compliance-Programm zur Begrenzung der steuerlichen Risiken und zur Vermeidung von Compliance-Verstößen
6. Tax-Compliance-Kommunikation, d.h. die Information aller Beteiligten über die Pflichten im Rahmen des Tax-Compliance-Management-Systems
7. Tax-Compliance-Überwachung und -Verbesserung, d.h. die Dokumentation und fortlaufende Weiterentwicklung des Tax-Compliance-Management-Systems

Die Entwicklung eines TMCS ist aufwändig, weil sie viel Sorgfalt erfordert. Der Umfang des individuellen Tax-Compliance-Management-Systems ist allerdings auch abhängig von der konkreten Organisation, ihrer Größe, ihres organisatorischen Aufbaus, ihrer Rechtsform, ihres Wirkungskreises, der Frage, ob sie rein fördernd oder operativ tätig ist usw. Nicht zuletzt hängt der Aufwand auch von der eigenen (steuerlichen) Vergangenheit der NPO ab. Nach einer Analyse der steuerlichen Risiken können jedoch oft viele der oben genannten sieben Punkte mit wenig Aufwand umgesetzt werden.

So können in Einzelfällen bereits der Erlass einer komprimiert gehaltenen Steuerrichtlinie sowie regelmäßige Fortbildungen des vorhandenen Personals die Voraussetzungen eines passenden Tax-Compliance-Management-Systems erfüllen. Es ist also jeder Nonprofit-Organisation möglich, mit angemessenem Aufwand ein Tax-Compliance-Management-System einzurichten.

Das ist auch dringend anzuraten. Denn jeder Schritt hin zu einem individuellen Tax-Compliance-Management-System hilft im Falle eines Verstoßes gegen steuerrechtliche Vorschriften bei der Argumentation gegenüber der Finanzverwaltung zur Vermeidung einer steuerrechtlichen Haftung oder gar zur Verteidigung gegen steuerstrafrechtliche Vorwürfe.

Gerne begleiten wir Sie bei einzelnen Schritten, z.B. der Erstellung einer für Ihre Stiftung oder Ihren Verband passgenauen Steuerrichtlinie, oder auch auf dem ganzen Weg hin zu einem umfassenden Tax-Compliance-Management-System. Mit insgesamt weit über 100 Jahren Erfahrung in der Beratung von gemeinnützigen Organisationen ist unser Team aus Anwälten und Steuerberatern Ihr richtiger Ansprechpartner.