Compliance für gemeinnützige Organisationen und Berufsverbände
Compliance in NPOs dient der Vermeidung von Haftung und Imageschäden
Compliance (d.h. die Einhaltung und Befolgung von Recht und Gesetz) ist auch für den dritten Sektor schon lange kein Fremdwort mehr. Nicht nur gewerbliche Unternehmen müssen sich heutzutage um effektive Compliance-Strukturen kümmern. Compliance-Maßnahmen sind auch aus gemeinnützigen Organisationen und Berufsverbänden nicht mehr wegzudenken. Ziel einer guten Compliance ist dabei stets die Vermeidung von Rechtsverstößen und steuerlichen Verstößen jeglicher Art sowie von aus solchen Verstößen resultierenden Schadensfällen. Ein Paradabeispiel ist dabei die Vergütung in Vereinen, Stiftungen und gGmbHs.
Damit dient Compliance auch der Absicherung der handelnden Organe (Vorstände, Geschäftsführer). Denn im Zweifelsfall können die Verantwortlichen mit einem funktionierenden Compliance-Management-System ihr ordnungsgemäßes Handeln nachweisen und somit ihre persönliche Haftung vermeiden.
Was sind die Vorteile einer guten Compliance?
Die Vorteile einer guten Compliance liegen auf der Hand: Die gemeinnützige Organisation bzw. der Berufsverband tritt als seriöse, moderne und transparente Organisation am Markt auf und sichert sich so das Vertrauen seiner Förderer, Spender, Sponsoren, Mitglieder, Mitarbeiter, Kooperationspartner und sonstiger Geschäftspartner. Eine effiziente Qualitätssicherung hilft dabei, die Haftungsrisiken für die Nonprofit-Einrichtung selbst sowie für die handelnden Personen zu minimieren. Im Fall einer gleichwohl aufkommenden Vertrauens- oder Imagekrise bleibt die gemeinnützige Körperschaft bzw. der Berufsverband handlungsfähig und kann umgehend und professionell gegensteuern.
Was ist ein Compliance-Management-System?
Compliance-Management-Systeme zielen auf die Sicherstellung eines regelkonformen Verhaltens der gesetzlichen Vertreter und der Mitarbeiter von NPOs sowie ggf. von Dritten ab. Das Ziel ist also die Einhaltung der Regeln und damit die Verhinderung von wesentlichen Regelverstößen.
Kurz gesagt: Bei einem Compliance-Management-System handelt sich um ein internes System, das Rechts- und Regelverstöße vermeiden oder zumindest auf ein Minimum reduzieren soll.
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Bestandteile eines Compliance-Management-Systems
Das ideale Compliance-Management-System umfasst sieben Punkte:
- Compliance-Kultur
Die Einführung einer „Compliance-Kultur“ in der NPO ist das Herzstück eines Compliance-Management-Systems. Sie sollte von der Führungsebene, also von den geschäftsführenden Organen und vom Management, ausgehen und von den Aufsichtsorganen mitgetragen werden und strahlt so auf die gesamte Organisation aus. - Compliance-Ziele
Ausgehend von den in der konkreten NPO identifizierten Risiken müssen die zu erreichenden Ziele definiert werden, z.B.:- Handeln aller Organe und Mitarbeiter allein im Interesse der NPO und umgehende Aufdeckung von Interessenkonflikten
- Vermeidung von Bestechung und Korruption
- Vermeidung von Mittelfehlverwendungen
- Professionelles und risikoadäquates Vermögensmanagement (wichtig v.a. bei Stiftungen)
- Ordnungsgemäße Durchführung von Gremiensitzungen und Mitgliederversammlungen zur Vermeidung von unwirksamen oder anfechtbaren Beschlüssen
- Compliance-Organisation
Regelung von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie der Ablauforganisation für die Einhaltung der Pflichten - Compliance-Risiken
Einrichtung eines Systems zur systematischen Risikoerkennung und -beurteilung - Compliance-Programm
Einführung von Grundsätzen und Maßnahmen zur Begrenzung der Compliance-Risiken und zur Vermeidung von Compliance-Verstößen (Risiko-Kontroll-Matrix) - Compliance-Kommunikation
Information aller Beteiligten über die Pflichten im Rahmen des Compliance-Management-Systems - Compliance-Überwachung und -Verbesserung
Dokumentation und laufende Weiterentwicklung des Compliance Management Systems, weil Compliance ein langfristiger Prozess und keine einmalige Maßnahme ist
Errichtung eines passenden Compliance-Management-Systems
Die Compliance-Beratung für gemeinnützige Organisationen und Berufsverbände ist ein sehr umfangreiches Betätigungsfeld. Es betrifft sämtliche Gebiete des Wirtschaftsrechts und benötigt viel Erfahrung und Expertise, um die relevanten Problempunkte identifizieren und bewerten zu können und um ein entsprechendes individuelles Compliance-Modell zu entwickeln, das die NPO einerseits schützt, andererseits aber auch nicht administrativ überfordert.
Bei der Umsetzung des o.g. Sieben-Punkte-Katalogs ist daher zu beachten, dass sich der Umfang der Organisationspflichten individuell nach der Größe, der Art sowie der Organisation und Rechtsform der Körperschaft (Verein, gGmbH, Stiftung etc.) richtet. Ein Compliance-Handbuch darf weder zu detailliert noch zu allgemein sein. Eine gute Compliance-Richtlinie sollte die wesentlichen Risiken der NPO punktgenau identifizieren und geeignete konkrete Maßnahmen und Prozesse zu ihrer Eliminierung vorgeben.
Selbstverständlich bedarf die Erstellung einer kompakten Richtlinie, in der jedes Wort sitzt, einer besonders gründlichen Vorbereitung. Unsere branchenerfahrenen Compliance-Berater sind Ihnen gerne dabei behilflich, ein passendes Compliance-Modell in Ihrer gemeinnützigen Organisation oder Ihrem Berufsverband zu implementieren und die nötigen Compliance-Maßnahmen zu ergreifen.
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Typische Compliance-Bereiche bei NPOs
Für gemeinnützige Organisationen gibt es keine verbindlichen gesetzlichen Compliance-Richtlinien. Gleiches gilt für Berufsverbände. Compliance ist auch nicht gleich Compliance, d.h. jede Organisation ist anders und hat andere Risiken zu erwarten. One-Size-fits-all-Lösungen taugen daher nicht. Vielmehr muss ein Compliance-Management-System auf eine Organisation individuell zugeschnitten werden.
In der Praxis sind allerdings folgende Schwerpunktbereiche für Nonprofit-Organisationen häufig von besonderer Bedeutung:
- Organisationsrecht und -gestaltung, insbesondere Außenkommunikation, Einhaltung rechtsformspezifischer Pflichten, Internetauftritt einschließlich Datenschutz
- Vermeidung von und Regeln zum Umgang mit Interessenskollisionen im Vorstand/Geschäftsführung und in sonstigen Organen (Beirat, Stiftungsrat, Verwaltungsrat, Kuratorium etc.)
- Transparente und satzungskonforme Vergütungsregelungen, Vermeidung von „Nebengeschäften“ und „In-Sich-Geschäften“ mit der NPO zum privaten Vorteil der handelnden Personen oder ihnen nahestehender Personen
- Einhaltung von Anzeige- und Veröffentlichungspflichten und Meldepflichten (z.B. zum Transparenzregister) und Vermeidung strafrechtlich relevanter Handlungen (Korruption, Bestechung, Vorteilsnahme etc.)
- Strukturtransparenz, insbesondere Aufgabenzuordnung, Informations- und Berichtswege, vor allem auch in NPO-Konzernstrukturen (Mutter-Tochter-Beziehungen etc.)
- Vertragsmanagement (Vertragsprüfung, Vertragsgestaltung, Versicherungsschutz)
- Zuwendungs- und Kostenrisiken, insbesondere Einhaltung von Zuwendungsvorgaben, Aufzeichnungspflichten, Bewertung von Abrechnungsrisiken
- Einhaltung der gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorschriften, insbesondere satzungsmäßige Geschäftsführung, Mittelansammlung und -verwendung und ordnungsgemäßer Umgang mit Spenden, Zuwendungen und Zuwendungsbestätigungen
- Dauerhafter Erhalt des Grundstockvermögens von Stiftungen auch unter Beachtung eines Inflationsausgleichs (realer Vermögenserhalt) und korrekter Umgang mit Umschichtungsgewinnen und -verlusten
- Korrekte steuerliche Zuordnung von Ein- und Ausgaben und klare Abgrenzung der verschiedenen Sphären, insbesondere frühzeitige Identifizierung von steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (speziell auch bei Beteiligung an Tochtergesellschaften und Betriebsaufspaltungen)
- Einwandfreie umsatzsteuerrechtliche Behandlung von Umsätzen, Zuschüssen und Mitgliedsbeiträgen sowie Identifizierung und korrekte Behandlung von umsatzsteuerlichen Organschaften
- Korrekte Durchführung von Fundraising, Werbung, Marketing und Abgrenzung zwischen (steuergünstigen) Spenden und (steuerpflichtigem) Sponsoring
- Einhaltung der arbeitsrechtlich relevanten Regelungen, insbesondere zur Arbeitszeit, zum Arbeitsentgelt, zum Arbeitsschutz und zu den Fragen rund um das Thema Arbeitnehmerüberlassung, insbesondere auch zwischen NPO-Konzerngesellschaften
- Einhaltung kartellrechtlicher Pflichten (insbesondere bei Berufsverbänden)
Errichtung von Compliance-Strukturen in NPOs: Genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt dafür
Eine individuell auf Ihre NPO abgestimmte Compliance-Struktur kann für gemeinnützige Organisationen und Berufsverbände von existenzieller Bedeutung sein. Kann bei einer Betriebsprüfung oder im Rahmen einer sonstigen Überprüfung des Steuerstatus bzw. der Gemeinnützigkeit keine den Anforderungen der Finanzbehörden genügende Dokumentation vorgelegt werden, kann das z.B. den Entzug der Gemeinnützigkeit oder den Entzug der steuerlichen Berufsverbandsprivilegierung sowie eine Nachversteuerung und für die handelnden Organe (wie den Vorstand) eine Haftungsinanspruchnahme zur Folge haben.
Daneben drohen das Ordnungswidrigkeiten- und Strafrecht mit unangenehmen Sanktionen. Eine der wesentlichen Aufgaben von Vorständen und Geschäftsführern besteht daher darin, die von Ihnen geleitete NPO möglichst in jeder Hinsicht rechtssicher aufzustellen. Genau das leistet eine gute Compliance-Beratung.
Jeder noch so kleine Schritt hin zu einem individuellen Tax-Compliance-Management-System ist übrigens einer in die richtige Richtung und hilft im Falle eines Gesetzes- oder Regelverstoßes bei der Argumentation gegenüber den Behörden. Genau jetzt sollten Sie daher damit starten, Ihre NPO „compliant zu machen“ oder Ihr bestehendes Compliance-Management-System einer fachmännischen Überprüfung zu unterziehen.
Ihr Anwalt für Compliance in NPOs und Berufsverbänden
Sie möchten Haftungsrisiken in Ihrer gemeinnützigen Organisation verringern und ein professionelles Risikomanagement einführen? Sie möchten Ihren Berufsverband rechtssicher aufstellen und sich selbst aus der Schusslinie nehmen? Sie wollen vorbereitet sein für den Fall der Fälle, der jederzeit eintreten kann?
Gerne sind unsere Compliance-Spezialisten Ihnen bei der Bewertung bestehender Compliance-Strukturen sowie der Erarbeitung eines individuellen Compliance-Konzeptes behilflich. Sprechen Sie uns gerne an. Sie erreichen uns am einfachsten per E-Mail (info@winheller.com) oder gerne auch telefonisch (069 76 75 77 80).
