Langfristige IT-Projekte erfordern vorausschauende Vertragsgestaltung

Die praktische Umsetzung von IT-Projekten erstreckt sich oftmals über einen längeren Zeitraum. In dieser Zeit können neue Umstände eintreten, die den Ablauf stören und damit auch das Gelingen des IT-Projekts beeinflussen können. Eine vorausschauende Vertragsgestaltung kann zu einem erfolgreichen Projektverlauf beitragen und dabei helfen, Konflikte zwischen den Beteiligten gütlich zu lösen oder sich aus festgefahrenen Kooperationen zu befreien.

Regelmäßige Leistungsabnahmen und Zahlung

Die Durchführung langfristiger IT-Projekten wird regelmäßig in mehrere Abschnitte aufgeteilt, die mit Erreichung bestimmter Zwischenziele (sog. Meilensteine) ihren Abschluss finden. Auf diese Weise wird die Planung des IT-Projekts erleichtert und dessen Fortschritt kann besser überwacht werden. Aus rechtlicher Perspektive ist es sinnvoll, vorab vertraglich genau festzulegen, welche Leistungen durch die Projektbeteiligten innerhalb der einzelnen Abschnitte zu erbringen sind. Außerdem sollte der Abschluss eines Abschnitts als Abnahmezeitpunkt der entsprechenden Leistungen festgehalten werden. Im Rahmen der Abnahme erhalten die Beteiligten die Möglichkeit, die Leistungen ihres Projektpartners in regelmäßigen Abständen zu untersuchen und zu testen. Dadurch wird das Risiko unentdeckt gebliebener Mängel reduziert und gleichzeitig eine Fehlentwicklung des Gesamtprojekts durch stetige Kontrolle unterbunden.

Interessenausgleich durch anteilige Vergütung

Wird zudem vereinbart, dass mit der Abnahme eine anteilige Vergütung des Projektpartners fällig wird, kann eine angemessene Interessenverteilung zwischen den Beteiligten erreicht werden. Die Leistungen werden dann nämlich nicht in einem konstanten Fluss erbracht Stattdessen erhält auch der zur Vorleistung verpflichtete Partner eine gestaffelte Kompensation und wird so wirtschaftlich entlastet. Zudem werden hierdurch die Projektkosten für die Beteiligten überschaubar.

Abschluss eines Service Level Agreements

Schuldet einer der Beteiligten wiederkehrende Leistungen, hat es sich bewährt ein sog. Service Level Agreement (SLA) abzuschließen. In dieser Vereinbarung werden bestimmte Eigenschaften der geschuldeten Leistungen beschrieben und Gütestufen (die sog. Service Levels) zugesichert, um einen auf die Bedürfnisse der Vertragsparteien zugeschnittenen Leistungsstandard festzusetzen. Zu den relevanten Eigenschaften gehören vor allem 

  • der Umfang der Leistung, 
  • die Qualität der Leistung,
  • die Verfügbarkeit der Leistung sowie 
  • die Reaktions- und Bearbeitungszeiten beim Auftreten von Störungen. 

Für den Fall, dass die geschuldeten Leistungen nicht vertragsgemäß erbracht werden, enthält das SLA ein eigenes Sanktionsregime. Beispielsweise können prozentuale Minderungssätze oder ein pauschaler Schadensersatz vorgesehen werden. Hierdurch wird der Leistungserbringer von Beginn an dazu angehalten, seinen Verpflichtungen ordnungsgemäß nachzukommen und darüber hinaus angemessene Leistungszeiten anzusetzen.

Aufnahme einer Change Request-Regelung

Entwickelt sich das Projekt anders als zunächst geplant, kann bei den Beteiligten der Wunsch aufkommen, die ursprünglich abgestimmten Leistungen bzw. deren Umfang zu ändern. Es empfiehlt es sich daher in dem Vertrag eine Regelung aufzunehmen, welche die Berücksichtigung von Änderungswünschen (sog. Change Request) ermöglicht und zudem regelt, wie mit den Folgen der Änderung (Mehraufwand, zusätzliche Kosten, Verzögerungen bei der Leistungserbringung etc.) umzugehen ist.

Festlegung eines Eskalationsverfahrens

Kommt es zwischen den Projektbeteiligten zu Meinungsverschiedenheiten, die sich nicht auflösen lassen, kann dies das Projekt im schlimmsten Fall zum Scheitern bringen. Um einem solchen Ausgang entgegenzuwirken und eine zeitaufwendige gerichtliche Auseinandersetzung zwischen den Beteiligten zu vermeiden, sollte vertraglich ein Eskalationsverfahren festgelegt werden. Ein derartiges Verfahren regelt zum Beispiel, wer im Streitfall die richtigen Kommunikationspartner der Beteiligten sind und ob bei Erfolglosigkeit des internen Kommunikations- und Lösungsprozesses ein Vermittler eingesetzt oder die Streitigkeit besser einem Schiedsgericht vorgelegt werden soll. 

Vereinbarung einer Exit-Klausel

Für den Fall, dass die Zusammenarbeit zwischen den Parteien nicht den gewünschten Erfolg bringt oder schlicht nicht funktioniert, sollten die Parteien eine Exit-Klausel vereinbaren. Diese Klausel ermöglicht den Parteien - als letzten Ausweg - eine vorzeitige Beendigung der ursprünglich auf lange Zeit angesetzten Zusammenarbeit und regelt zudem die Folgen der Termination. Dazu gehört die Regelung eines interessengerechten Exit Managements, das beispielsweise die Rückgabe von Dokumenten, die Unterstützung beim Wechsel zu einem neuen Projektpartner oder die Verteilung der dadurch entstehenden Kosten vorsieht. 

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