Hinweisgebersystem, Whistleblowing und Ombudsperson

WINHELLER berät Unternehmen zu Hinweisgebersystemen und Whistleblowing

Wesentlicher Bestandteil einer funktionalen Compliancekultur ist die Einrichtung eines Hinweisgebersystems – konkret die Berufung einer Ombudsperson. Dadurch wird sichergestellt, dass compliancerelevante Vorfälle (bei Bedarf auch anonym) gemeldet werden können und alles dafür getan wird, die Einhaltung von Regeln und Vorgaben bestmöglich sicherzustellen, ohne dass es über den jeweiligen gemeldeten Vorfall zu weiteren Verwerfungen im Unternehmen, in dessen Belegschaft oder bei Geschäftsbeziehungen kommt. 

Was ist ein Hinweisgebersystem/Whistleblowingsystem?

Ein Hinweisgebersystem (engl. whistleblower system) dient Mitarbeitern und Geschäftspartnern sowie Kunden und weiteren Stakeholdern als zentrales Instrument, um auf etwaiges Fehlverhalten hinweisen zu können. Dieses System zum Gewinnen von Informationen, welches von Ermittlern sowohl in Unternehmen und Nonprofit-Organisationen eingesetzt werden kann, eröffnet die Möglichkeit, sehr schnell auf etwaige Missstände reagieren zu können und so Reputationsschäden abzuwenden, interne Prozesse zu verbessern und effektiver auszugestalten. Durch die neuen gesetzlichen Anforderungen ist dieses Thema präsenter denn je – die Einrichtung eines Hinweisgebersystems wird nach derzeitigem Stand ab Dezember 2021 verpflichtend werden.

Erfolgt eine Meldung über regelwidrige Handlungen innerhalb des Unternehmens oder der Nonprofit-Organisation durch einen internen oder externen Hinweisgeber (engl.: whistleblower), spricht man von „Whistleblowing“. Dabei kann diese vertrauliche Meldung Hinweise und/oder begründete Verdachtsmomente zu potenziellen oder auch tatsächlichen Verstößen – sowohl zukünftig als auch retrospektiv – enthalten.

Hinweisgebersystem als Teil eines Compliance-Management-Systems

Hinweisgebersysteme dienen der internen Qualitätssicherung und tragen im Außenverhältnis zur Vermeidung bzw. Verminderung von Haftungsfällen und Reputationsschäden bei. Bereits die Implementierung eines Hinweisgebersystems kann präventive Wirkung entfalten: Ein implementiertes Hinweisgebersystem bietet die Möglichkeit, (potenzielle) Verstöße aufzudecken, und ist damit fester Teil eines wirksamen Compliance-Management-Systems.

Sind Unternehmen verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzuführen?

Die Richtlinie „zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ (EU-Whistleblower-Richtlinie 2019/1937) ist durch die Mitgliedstaaten bis Ende 2021 umzusetzen. Deutschland tut dies mit einem neuen Hinweisgeberschutzgesetz.
Dabei trifft die Pflicht zur Einführung eines Hinweisgebersystems Unternehmen und Organisationen im öffentlichen und privaten Sektor, je nach Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter, mit u.a. folgenden Anforderungen:

  • Einrichtung von Verfahren für interne Meldungen und Folgemaßnahmen nebst der Möglichkeit zur schriftlichen und mündlichen Meldung
  • Schutz der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung Erwähnung finden
  • Empfangsbestätigung sowie Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne
  • Dokumentation aller eingehenden Meldungen
  • Maßnahmen zur Verhinderung von Repressalien gegen den Hinweisgeber

Vorteile eines Hinweisgebersystems

Hinweisgebersysteme tragen zum Schutz des Unternehmens vor rechtlichen und wirtschaftlichen Schäden bei. So ermöglichen sie es der eigenen Belegschaft und Geschäftspartnern, unbefangen auffällige Beobachtungen mitzuteilen und damit vor allem auch eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit außenstehenden Dritten zu vermeiden.

Ein richtig implementiertes und gelebtes Hinweisgebersystem ist dabei viel mehr als die reine Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht. Es dient der Vertrauensbildung bei Mitarbeitern, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit, hat als eine Art „Frühwarnsystem“ Kontrollfunktion und trägt zur frühzeitigen Sensibilisierung für Fehlverhalten bei. Bestehende Prozesse können auf diese Weise optimiert werden, d.h. Schwachstellen können optimalerweise frühzeitig identifiziert und beseitigt werden. 

Überdies fördert es die vertrauensvolle Zusammenarbeit und reduziert nicht zuletzt mögliche rechtliche und wirtschaftliche Risiken:

  • Reputationsschäden können verhindert werden, da negative Meldungen in der Presse und sozialen Medien vermieden werden können. 
  • Finanzielle Schäden können verhindert oder verringert werden. So tragen Hinweisgebersysteme einen nicht zu unterschätzenden Anteil bei der Abwehr von Strafzahlungen oder Gerichtskosten sowie Aktienkurs- oder Verkaufseinbußen bei.

Was ist bei der Implementierung eines Whistleblowingsystems zu beachten?

Aus der mit Sanktionen bewehrten Pflicht zur Vermeidung von Rechtsverstößen folgt die Organisationspflicht der Unternehmen, eine ausreichende Kontrolle jeglichen unternehmerischen Handelns zu gewährleisten. Wesentliche Grundvoraussetzung ist hierfür die Organisation des Informationsflusses und die interne Kommunikation: Die Geschäftsleitung muss alle risikorelevanten Informationen erhalten. Dies umfasst auch die Pflicht, entsprechende Voraussetzungen für die Aufdeckung von Complianceverstößen und die ermessens- und fehlerfreie Reaktion darauf zu schaffen. Aus diesen Gründen ist ein Hinweisgebersystem als ein wichtiger Bestandteil eines effektiven Compliance-Management-Systems zu sehen.

Dabei besteht das Hinweisgebersystem aus verschiedenen Bausteinen, die ineinandergreifen: Neben dem Prozess der transparenten Bearbeitung und Aufklärung steht ein vordefinierter Prozess sämtlicher Handlungsschritte, der eine anonyme Meldung für die Whistleblower und eine lückenlose Prozessdokumentation ermöglicht. Daneben treten interne Richtlinien, die Rechte und Pflichten der beteiligten Parteien, beispielsweise der Hinweisgeber, etwaiger Beschuldigter und der aufklärenden Stelle, festlegen. Durch diese stringent festgelegten Abläufe kann sichergestellt werden, dass angemessene (Folge-)Maßnahmen nebst Maßnahmen zur Minimierung von Wiederholungen eingeleitet werden.

Ein Hinweisgebersystem, muss dabei in Compliance-Management-Strukturen eingegliedert werden bzw. ein Bestandteil davon sein. Dabei wird festgelegt, was genau meldewürdig und zwingend nachzuverfolgen bzw. aufzuklären ist, um zu verhindern, dass eine Kultur des „Petzens“ und des „Bloßstellen“ und Diskreditierung entsteht und ein Hinweisgebersystem für mutmaßlich persönliche Vorteile missbraucht wird.

Unsere Beratungsleistungen zu Hinweisgebersystem und Whistleblowing

Wir können Ihrem Unternehmen eine Hinweisgebermöglichkeit in Form einer anwaltlichen Ombudsperson zur Seite stellen. Mitarbeiter und Geschäftspartner erhalten damit eine weitere wichtige Möglichkeit, erkannte Risiken, verdächtige Beobachtungen oder konkrete Verstöße gegen Gesetze oder interne Regelungen offen anzusprechen. Darüber hinaus unterstützen wir Sie im Rahmen der

  • Analyse und Anwendung der gesetzlichen Regelungen im Rahmen Ihrer Prozesse und Compliancekultur,
  • Erstellung maßgeschneiderter Melde- und Verarbeitungsprozesse,
  • Erstellung und Implementierung von Richtlinien zum Umgang mit Hinweisen, der Durchführung von Untersuchungen sowie zum Schutz von Hinweisgebern.

WINHELLER unterstützt Sie bei der Entwicklung, Anpassung und Umsetzung eigener interner Dokumentationstools sowie bei Schulungsmaßnahmen. Wir gliedern ein solches Hinweisgebersystem nach Ihren Erfordernissen in vorhandene Compliance-Management-Strukturen ein oder bauen solche auf und implementieren diese nach Ihrem Unternehmensrisiko und Ihren Anforderungen.

Ihr Anwalt für Hinweisgeber- und Whistleblowingsysteme

Sie möchten ein neues Hinweisgebersystem aufbauen? Sie möchten eine bestehende Whistleblowing Policy Ihres Unternehmens aktualisieren? Gern stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Ihre Ansprechpartner sind:

Sprechen Sie uns gerne an. Sie erreichen uns am einfachsten per E-Mail (info@winheller.com) oder gerne auch telefonisch (069 / 76 75 77 80).

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