Löschkonzept für Datenschutz

Löschkonzept | Erstellung, Löschfrist, Beratung

Spätestens seit der öffentlichkeitswirksamen Verhängung eines Bußgeldes in Millionenhöhe gegen die Deutsche Wohnen wegen unzureichender Löschung von Mieterdaten, haben viele Unternehmen damit begonnen, sich mit der Erarbeitung und Implementierung eines Löschkonzepts zu befassen.

Was ist ein Löschkonzept?

Ein Löschkonzept ist eine strukturierte Übersicht für die Löschung von personenbezogenen Daten. Es gewährleistet, dass entsprechend den gesetzlichen Anforderungen jedes personenbezogene Datum zu einem künftigen Zeitpunkt unwiderruflich vernichtet wird und eine unbegrenzte Datenspeicherung auf Vorrat unterbunden ist. Damit es einen praktischen Mehrwert hat und als eine Art Nachschlagewerk für die Etablierung von Löschroutinen dienen kann, müssen Löschfristen definiert werden.

Verwendung von Standardlöschfristen

Da die individuelle Festlegung eines konkreten Löschzeitpunkts für jedes einzelne gespeicherte Datum zu komplex und unübersichtlich wäre, und das Löschkonzept so in der Praxis schwer zu handhaben wäre, erscheint die Nutzung standardisierter Löschfristen sinnvoll. Dazu sollten die unternehmensinternen Datenflüsse dahingehend analysiert werden, welche gesetzlichen und betrieblichen Aufbewahrungspflichten für die jeweiligen Datenkategorien existieren. Daraus können dann Standardlöschfristen für sämtliche Daten einer Kategorie abgeleitet werden. Zum Beispiel gilt für Geschäftsbriefe eine sechsjährige gesetzliche Aufbewahrungspflicht, bevor sie endgültig vernichtet werden können.

Erstellung eines Löschkonzepts

Wann beginnt die Löschfrist?

Die bloße Festlegung einer Standardlöschfrist wäre jedoch nutzlos, wenn unklar ist, welches Ereignis den Beginn der Frist auslöst. Dafür kommen unterschiedliche Startzeitpunkte in Frage. Zum Beispiel ist bei der Löschung bzw. Sperrung einer E-Mail-Adresse im Rahmen eines Newsletter-Abonnements der Zeitpunkt des Widerrufs ausschlaggebend. Der Beginn des Fristlaufs wird in diesem Fall durch eine bestimmte Aktion in Gang gesetzt.

Löschung weitergegebener Daten

Sofern externe Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt wurden, muss das Unternehmen sicherstellen, dass die geltenden Löschfristen beim Auftragsverarbeiter geachtet und umgesetzt werden. Das kann durch die Aufnahme von bestimmten Regelungen im Auftragsverarbeitungsvertrag gewährleistet werden. So wäre es möglich, dem Auftragsverarbeiter die Löschfristen vertraglich aufzuerlegen und ihn zu verpflichten, diese eigenständig umzusetzen.
 

Unsere Beratungsleistungen rund um Datenlöschkonzepte

Da das Löschkonzept auf das Bestehen eines Verarbeitungsverzeichnisses aufbaut, welches den individuellen Datenfluss im Unternehmen abbildet, ist dessen konzeptioneller Aufbau von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

Wir helfen Ihnen gerne dabei, das für sie passende Löschkonzept zu erstellen und unterstützen Sie mit unserer Erfahrung. Unter anderem bieten wir in diesem Zusammenhang folgende Leistungen an:

  • Analyse des Datenflusses zur Identifizierung löschrelevanter Daten
  • Festlegen und Festhalten von Standardlöschfristen unter Berücksichtigung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten 
  • Erstellung und/oder Anpassung eines Löschkonzepts
  • Verfassen einer Orientierungshilfe zum Umgang mit dem Löschkonzept
  • Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Löschanfragen von Kunden
  • Unterstützung bei der Implementierung technischer Anforderungen zur Vernichtung von Daten

Ihr Anwalt für die Erstellung von Löschkonzepten

Sie haben Fragen zur Erstellung oder Anpassung eines Löschkonzepts? Sie benötigen Unterstützung bei der Implementierung eines Löschkonzepts für Ihr Unternehmen?

Sie erreichen unsere Datenschutz-Anwälte per E-Mail (info@winheller.com) oder telefonisch (069 76 75 77 80).

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