Spendenbescheinigung: Inhalt, Form, Erleichterungen

Nur gemeinnützige Organisationen dürfen Spendenbescheinigungen ausstellen. Damit können etwa eine als gemeinnützig anerkannte GmbH, ein gemeinnütziger Verein oder eine gemeinnützige Stiftung Spendenbescheinigungen ausstellen. Einzelpersonen, Personengesellschaften und auch Körperschaften (z.B. auch Vereine), die nicht als gemeinnützig anerkannt sind, dürfen das nicht.  Die einzige Ausnahme: Auch Parteien, die wegen ihrer politischen Zweckrichtung nicht gemeinnützig sind, dürfen eingehende Spenden bescheinigen.

NPOs dürfen Spendenbescheinigungen nicht für alle Arten von Zuwendungen ausstellen. Sie sind hierzu nur berechtigt, wenn die Zuwendung die rechtlichen Merkmale einer Spende erfüllt. Dafür muss die Zuwendung zunächst freiwillig und uneigennützig erfolgen. Der Spender muss also aus eigenem Antrieb handeln und darf keine Gegenleistung für seine Spende erhalten. Ferner muss die Spende stets aus dem eigenen Vermögen des Spenders stammen. Er muss also selbst wirtschaftlichbelastet sein und nach der Spende ein geringeres Vermögen besitzen als zuvor.

Die kurze Antwort: Ja! Das Bundesfinanzministerium hat amtliche Muster für Zuwendungsbestätigungen veröffentlicht. Diese unterscheiden sich nach Art der Zuwendung (Mitgliedsbeitrag, Geld- oder Sachspende) und Rechtsform des Zuwendungsempfängers (z.B. Verein, Stiftung, Partei). Die Muster sind rechtlich verbindlich, d.h. z.B.:

• Die Wortwahl und die Reihenfolge der vorgegebenen Textpassagen in den Mustern sind beizubehalten, Umformulierungen sind unzulässig.
• Die Zuwendungsbestätigung darf die Größe einer DIN-A4-Seite nicht überschreiten.
• Die in den Mustern vorgesehenen Hinweise zur Spendenhaftung und zur steuerlichen Anerkennung müssen stets in die Spendenbescheinigungen übernommen werden. 

NPOs dürfen die Spendenbescheinigungen jedoch in einem begrenzten Umfang gestalten. So ist es natürlich erlaubt, dass die Spendenbescheinigungen auf Briefpapier mit dem Logo, dem Emblem oder dem Wasserzeichen der NPO abgedruckt werden. Auch ein Anschreiben kann der Spendenbescheinigung selbstverständlich beigefügt werden. 

Gemeinnützige Organisationen können zwischen verschiedene Arten der Übermittlung wählen:  

• Schriftlich: NPOs können die Spendenbescheinigungen auf dem klassischen Postweg an ihre Spender versenden. Der Spender ist anschließend dazu verpflichtet dem Finanzamt auf Verlangen die Spendenbescheinigung vorzulegen (sog. Vorhaltepflicht). Umgekehrt sind NPOs dazu verpflichtet, eine Kopie der Spendenbescheinigung in ihren Räumlichkeiten aufzubewahren (sog. Aufbewahrungspflicht). 
• Per E-Mail: Alternativ können gemeinnützige Körperschaften die Zuwendungsbestätigungen auch per E-Mail als gesichertes PDF-Dokument an ihre Spender verschicken. Der Vorteil: Dieses Verfahren schont die Umwelt und die NPO erspart sich den Aufwand für den Versand der Briefe. Der Nachteil: Die Vorhaltepflicht des Spenders und die Aufbewahrungspflicht der NPO gelten weiterhin. 
• Elektronisch: Der Spender kann die gemeinnützige Empfängerorganisation bevollmächtigen, die Spendenbescheinigung elektronisch über eine amtliche Schnittstelle an das für die NPO zuständige Finanzamt zu senden. Der Vorteil: Die Vorhaltepflicht des Spenders entfällt, sodass er bei seiner späteren Veranlagung keine Spendenbescheinigung mehr nachreichen muss. Auch die NPO profitiert davon: Denn für sie entfällt die Aufbewahrungspflicht, sodass sie keine Kopie der Zuwendungsbestätigung mehr aufbewahren muss.

Bei der Ausstellung von Spendenbescheinigungen lauern viele Fallstricke, die unterschiedliche Folgen auslösen können:

• Keine Anerkennung der Spende durch das Finanzamt: Erfüllt die Spendenbescheinigung nicht die formalen Anforderungen der amtlichen Muster oder fehlt sie sogar komplett, kann das Finanzamt den Abzug der Spende verweigern. Die NPO selbst hat zwar keine steuerlichen Folgen zu befürchten, muss aber damit rechnen, dass der Spender zukünftige Zuwendungen aufgrund des Ärgernisses unterlassen wird. Sie sollte dem Spender daher schnellstmöglich eine ordnungsgemäße Spendenbescheinigung nachträglich ausstellen, damit der Spender seine Zuwendung im Rahmen eines Einspruchs- oder Gerichtsverfahrens doch noch steuerlich geltend machen kann. 
• Spendenhaftung: Enthält die Spendenbescheinigung dagegen inhaltliche Fehler, droht die sog. Spendenhaftung. Ein inhaltlicher Fehler liegt beispielsweise vor, wenn die NPO eine Spendenbescheinigung für eine Zuwendung ausstellt, obwohl es sich bei der Zuwendung gar nicht um eine Spende handelt. Die gemeinnützige Körperschaft muss dann dem Finanzamt die entgangenen Steuern in Höhe von pauschal 30% des Spendenbetrags ersetzen. Der Grund: Der Spender darf in der Regel darauf vertrauen, dass die ausgestellte Spendenbescheinigung inhaltlich richtig ist, sodass er seine Zuwendung auch bei inhaltlichen Fehlern in der Spendenbescheinigung steuerlich abziehen darf. Die hierdurch dem Staat entgangenen Steuern muss daher die NPO ersetzen, die die falsche Spendenbescheinigung ausgestellt hat.

In bestimmten Fällen müssen gemeinnützige Organisationen keine Zuwendungsbestätigungen ausstellen. Stattdessen akzeptiert das Finanzamt einen sog. vereinfachten Zuwendungsnachweis, der aus einem Bareinzahlungsbeleg oder einer Buchungsbestätigung einer Bank (oder z.B. auch Paypal) besteht. Um folgende Fälle geht es dabei:  

• Spenden zur Hilfe in Katastrophenfällen: Die Vorlage eines vereinfachten Zuwendungsnachweises ist in diesem Fall nur möglich, wenn die Zuwendung innerhalb eines vom Bundesfinanzministerium festgelegten Zeitraums auf ein speziell für den Katastrophenfall eingerichtetes Sonderkonto ausgewählter Empfänger, wie z.B. einer inländischen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder eines anerkannten Verbandes der freien Wohlfahrtspflege, erfolgt. 
• Kleinbetragsspenden von bis zu 300 Euro: Auch bei solchen Kleinbetragsspenden muss die gemeinnützige Organisation keine Zuwendungsbestätigung ausstellen. Der Spender muss dem Finanzamt allerdings einen standardisierten Beleg der empfangenden NPO vorlegen, der Angaben über den steuerbegünstigten Zweck, für den die Zuwendung verwendet wird, die Freistellung des Empfängers von der Körperschaftssteuer sowie die Art der Zuwendung (Spende oder Mitgliedsbeitrag) enthält. Die gemeinnützige Organisation muss dem Spender daher einen solchen Beleg – statt einer Spendenbescheinigung – zur Verfügung stellen. 

Wenn Sie Fragen zum Thema Spenden oder auch zu angrenzenden Themengebieten, wie z.B. dem Sponsoring, haben, helfen wir Ihnen gerne. Unsere Experten im Spendenrecht (Rechtsanwälte und Steuerberater) stellen sicher, dass Ihr Umgang mit den erhaltenen Zuwendungen rechtlich und steuerlich einwandfrei ist. Unser Leistungskatalog ist vielfältig und beinhaltet z.B.:

• Beratung beim Ausstellen von Zuwendungsbestätigungen
• Unterstützung bei drohender Spendenhaftung
• Gestaltungsberatung bei der Entwicklung neuer Spendenkonzepte inkl. Restrukturierungsberatung unter Einbeziehung von Stiftungslösungen für die Großspenderansprache
• Implementierung von Compliance-Management-Systemen für spendensammelnde NPOs
• Steuerliche Optimierungsberatung für den Spender
• Grenzüberschreitende rechtliche und steuerliche Beratung, insbesondere grenzüberschreitendes Sponsoring und Spenden
• Steuerberatung, wie z.B. die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen
• Beratung und Vertretung in der Kommunikation mit den Finanzbehörden im Rahmen von Betriebsprüfungen und Einspruchsverfahren
• Vertretung und Beratung in allen bank- und kapitalmarktrechtlichen Fragen, die sich im Zusammenhang mit der Annahme von Spenden stellen können (z.B. bei Spenderdarlehen etc.).