Lohnbuchhaltung, Lohnbuchführung und Steuerberatung
Was ist die Lohnbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung (auch Lohnbuchführung genannt) ist letztendlich schlichtweg ein Teilbereich der Buchhaltung. Die Lohnbuchhaltung befasst sich mit der betrieblichen Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
Welche Aufgaben hat ein Lohnbuchhalter?
Die Lohnbuchhaltung umfasst verschiedene Aufgaben, darunter die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten, die Führung von Lohnkonten sowie die Meldung von erforderlichen Beiträgen wie Lohnsteuer und Krankenkassenbeiträgen. Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, eine monatliche Entgeltabrechnung für seine Mitarbeiter zu erstellen.
Welche Daten stehen in einer Gehaltsabrechnung?
Gemäß der Gewerbeordnung (GewO) besteht für jeden gewerblichen Arbeitgeber die Verpflichtung, jedem Mitarbeiter bei der Auszahlung des Entgelts eine nachvollziehbare Gehaltsabrechnung in Euro zur Verfügung zu stellen. Normalerweise erfolgt dies monatlich, es sei denn, es gibt keine Änderungen im Vergleich zur vorherigen Abrechnung. Dennoch ist es üblich, den Arbeitnehmern jeden Monat eine Abrechnung zur Verfügung zu stellen, da sie unter anderem als wichtiges Nachweisdokument dient, insbesondere bei der Beantragung eines Kredits bei einer Bank.
Die Bestandteile einer Gehaltsabrechnung sind in der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) festgelegt. Demnach müssen die folgenden Informationen für jeden Arbeitnehmer vorhanden sein:
- Name und Anschrift
- Geburtsdatum
- Steueridentifikationsnummer
- Steuerklasse
- Beginn der Beschäftigung
- Sozialversicherungsnummer
- Gegebenenfalls Ende der Beschäftigung
- Abrechnungszeitraum, Steuertage, Sozialversicherungstage
- Lohnsteuerklasse
- Gegebenenfalls Steuerfreibeträge
- Gegebenenfalls Kinderfreibeträge
Was ist eine Sofortmeldung?
Seit Januar 2009 sind Arbeitgeber in bestimmten Branchen verpflichtet, neue Mitarbeiter vor Arbeitsantritt elektronisch bei der Deutschen Rentenversicherung Bund anzumelden.
Diese sogenannte Sofortmeldung betrifft folgende Wirtschaftszweige:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft
Die Sofortmeldung beinhaltet die Daten des Arbeitnehmers (Familien- und Vornamen, Versicherungsnummer) sowie die Betriebsnummer des Arbeitgebers und den Beginn der Beschäftigung. Wenn die Versicherungsnummer noch nicht bekannt ist, kann die Meldung auch mit dem Geburtsdatum, Geburtsort und der Anschrift des Arbeitnehmers erfolgen.
Darüber hinaus muss der Arbeitgeber in den betroffenen Branchen alle neuen Mitarbeiter, einschließlich Büroangestellten und Auszubildenden, anmelden und schriftlich auf die Mitführungs- und Vorlagepflicht eines Ausweisdokuments hinweisen.
Eine fehlende oder fehlerhafte Sofortmeldung bei einer Prüfung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit hohen Geldbußen geahndet werden.
Unsere Steuerberatungsleistung zur Lohnbuchhaltung
Unser erfahrenes Team aus Lohnbuchhalterinnen und Lohnbuchhaltern unterstützt Sie bei sämtlichen Anliegen rund um Ihre Löhne. Dazu gehören:
- Erstellung von Sofortmeldungen
- Erstellung der Lohnabrechnung
- Übermittlung aller Nachweise an Behörden auf elektronischem Weg
- Erstellung der Meldung zur Schwerbehindertenabgabe
- Erstellung der Meldungen an die Berufsgenossenschaft
- Erstellung der Meldungen an den Pensionssicherungsverein
- Begleitung/Durchführung der Sozialversicherungsprüfung
- Begleitung/Durchführung der Lohnsteuerprüfung
- Begleitung/Durchführung der Zahlstellenprüfungen
- Begleitung/Durchführung der Kurzarbeitergeldprüfung
- Erstellung der Meldungen zu Strukturerhebungen des statistischen Bundesamts
- Erstellung von Simulationen bzw. Probelohnabrechnungen für zukünftige Mitarbeiter inkl. Arbeitgeberbelastung/Ausgaben
- Elektronisches Archiv für Unternehmer und Arbeitnehmer
- Beratung hinsichtlich Nettolohnoptimierungen
- Kommunikation mit Dritten (z.B. Finanzamt, Krankenkasse etc.)
- Berücksichtigung individueller Besonderheiten (z.B. Pfändung, Arbeitgeberdarlehen, BAV, Sachbezüge, geringfügige Beschäftigung, etc.)
- Elektronische Bereitstellung (Einrichtung und Durchführung) der Daten an die Banken für die Zahlung der Gehälter, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.
Gestaltung von Arbeitsverträgen
Vor dem Hintergrund eines sich ständig ändernden Arbeitsumfelds sind die Anforderungen an die Formulierung, Gestaltung und Beurteilung von Arbeitsverträgen für Führungskräfte und Mitarbeiter ständig gestiegen. Durch unsere erfahrenen Fachanwälte für Arbeitsrecht bieten wir Ihnen auch auf diesem Gebiet unsere Dienstleistungen an. Dabei können wir auf umfangreiche und langjährige Erfahrung in diesem komplizierten Fachgebiet zurückgreifen. Vor dem Hintergrund unserer internationalen Ausrichtung berücksichtigen wir in diesem Bereich auf Wunsch auch grenzüberschreitende Aspekte (Besteuerung, Sozialversicherung) in der Gestaltung von Arbeitsverträgen.
Outsourcen der Lohnbuchhaltung
Viele Unternehmen entscheiden sich für das Outsourcing der Lohnbuchhaltung, da dies ab einer bestimmten Unternehmensgröße (ab ca. 20 Mitarbeitende) mit zahlreichen Vorteilen verbunden ist:
- Kostenersparnis: Die Auslagerung der Lohnbuchhaltung durch unsere Steuerberatung, ermöglicht es Unternehmen, Kosten für die Einstellung und Schulung spezialisierter Mitarbeiter sowie für die Anschaffung und Wartung von Software und Infrastruktur zu reduzieren. Anstatt interne Ressourcen dafür einzusetzen, können Unternehmen externe Dienstleister beauftragen, die Lohnabrechnung effizient und kostengünstig zu erledigen.
- Fachkompetenz und Erfahrung: Lohnbuchhaltung erfordert spezifisches Fachwissen und genaue Kenntnisse der sich ständig ändernden rechtlichen Bestimmungen. Durch die Zusammenarbeit mit unseren erfahrenen Steuerberatern können Unternehmen auf das Know-how und die Expertise von Fachleuten zugreifen, die mit den komplexen Anforderungen der Lohnabrechnung vertraut sind. Dadurch minimieren sie das Risiko von Fehlern und Unregelmäßigkeiten.
- Zeitersparnis: Die Lohnbuchhaltung ist eine zeitaufwändige Aufgabe, die regelmäßige Aktualisierungen erfordert. Durch die Auslagerung dieser Aufgabe können interne Mitarbeiter sich auf ihre Kernkompetenzen und strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit administrativen Aufgaben zu belasten. Dies erhöht die Effizienz im Unternehmen und ermöglicht eine bessere Nutzung der Arbeitszeit.
- Datensicherheit und Compliance: Die Lohnabrechnung umfasst sensible Mitarbeiterdaten und unterliegt strengen Datenschutzbestimmungen und rechtlichen Vorschriften. Seriöse Lohnbuchhaltungsdienstleister haben robuste Sicherheitsmaßnahmen und -protokolle implementiert, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten und die Einhaltung aller geltenden Vorschriften sicherzustellen.
- Skalierbarkeit und Flexibilität: Unternehmen, die sich in einer Wachstumsphase befinden oder saisonale Schwankungen erleben, profitieren von der Flexibilität des Outsourcings. Externe Dienstleister können die Lohnbuchhaltungsdienste entsprechend dem Bedarf skalieren und anpassen, ohne dass Unternehmen zusätzliche Ressourcen bereitstellen müssen.
Durch das Outsourcing der Lohnbuchhaltung an eine Kanzlei wie unsere können Unternehmen also von Kosteneinsparungen, Fachkompetenz, Zeitersparnis, Datensicherheit und Flexibilität profitieren. Ein Outsourcing der Löhne ermöglicht damit auch Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und gleichzeitig eine effiziente und genaue Lohnabrechnung sicherzustellen.
Ihre Berater für die Lohnbuchhaltung auch bei großen Mitarbeiterbeständen
Unser erfahrenes Team aus Steuerberatern, Lohnbuchhaltern und Fachanwälten für Arbeitsrecht steht Ihnen für sämtliche Lohnfragen zur Verfügung. Wir haben Erfahrung in der Abrechnung großer Mitarbeiterbestände und professionalisieren diese Prozesse ständig durch aktuelle Digitalisierungsmöglichkeiten und qualifizierte Fortbildung unserer Mitarbeiter. Das führt dazu, dass wir Ihnen unsere Leistungen preiswert und kostensenkend anbieten können. Gern unterbreiten wir auch Ihrem Unternehmen (ab ca. 20 Mitarbeitenden) ein attraktives individuelles Angebot. Melden Sie sich hierzu bitte einfach bei uns.
Sie erreichen unsere Berater am einfachsten per E-Mail (info@winheller.com) oder gerne auch telefonisch (069 76 75 77 85 21).
Karoline Bäurle
Steuerfachangestellte, Lohn- und Gehaltsbuchhalterin (IFU/ISM)
Ayna Hettich
Steuerfachangestellte
Stefanie Schmidt
Steuerfachangestellte
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