Mitgliederversammlung im Verein: Einberufung, Durchführung, Digitalisierung
Mitgliederversammlung ist wichtigstes Organ im Verein
Die Mitgliederversammlung (MV) ist das oberste Organ in einem Verein. In ihr sind sämtliche Mitglieder vertreten und können ihre Rede- und Stimmrechte wahrnehmen. Die Mitgliederversammlung ist für alle Entscheidungen zuständig, die nicht per Satzung einem anderen Organ (etwa dem Vorstand) übertragen sind. Sie kann dem Vorstand gegenüber Weisungen erteilen, wie dieser die Vereinsgeschäfte zu führen hat.
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Gesetz und Satzung machen wichtige Vorgaben
Verbunden mit dieser zentralen Position innerhalb des Vereins entstehen jedoch auch einige Fallstricke:
- Gesetz und Satzung geben vor, dass kein Mitglied ausgeschlossen werden soll.
- Keinem anderen Organ dürfen die ihm satzungsmäßig zugestandenen Befugnisse abgeschnitten werden.
- In der Versammlung selbst muss allen Mitgliedern das Recht zu sprechen eingeräumt werden.
- Ergebnisse sollen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollzogen werden können.
Diese sowie weitere gesetzliche Anforderungen erfordern eine gewissenhafte Vorbereitung und Durchführung der Mitgliederversammlung. Denn schlimmstenfalls müssen fehlerhafte Beschlüsse nachträglich inhaltlich angepasst werden und in einer weiteren MV beschlossen werden – inkl. Einberufung und Durchführung der Versammlung.
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Einladung zur Mitgliederversammlung fehlerfrei gestalten
Zur Vorbereitung einer Mitgliederversammlung (manchmal auch Jahreshauptversammlung genannt) zählt insbesondere die korrekte Einberufung. Nur wenn alle Mitglieder unter Angabe von Zeit und Ort eingeladen wurden, wird niemand von seinem Teilnahmerecht ausgeschlossen. Um die eigene Teilnahme vorbereiten zu können, etwa eine eigene Meinung zu anstehenden Wahlen und Beschlussfassungen zu bilden, ist zudem die Mitteilung der vorgesehenen Tagesordnung notwendig. Die Aufstellung der zu fassenden Beschlüsse und zu wählenden Amtsträger fällt zunächst in den Aufgabenbereich des Vorstandes, doch können sich auch stets Anregungen aus dem Kreis der Mitglieder ergeben.
Der richtige Umgang mit etwaigen Gegenanträgen ergibt sich nicht immer direkt aus der Vereinssatzung. Gerade bei bedeutenden Beschlüssen und Wahlen – wie etwa Satzungsänderungen oder Vorstandswahlen – kann es daher sinnvoll sein, die Mitgliederversammlung professionell vorbereiten zu lassen, um die Ergebnisse der Versammlung nicht aufgrund rechtlicher Fehler angreifbar zu machen und ggf. wiederholen zu müssen.
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Richtige Durchführung der Mitgliederversammlung
So wie die ordnungsgemäße Einberufung der Mitgliederversammlung sämtlichen Mitgliedern eine Teilnahme ermöglichen soll, muss die Versammlung anschließend auch so durchgeführt werden, dass tatsächlich für alle Mitglieder zumindest die Möglichkeit besteht, aktiv durch Redebeiträge, Fragen und Stimmabgabe an der Willensbildung ihres Vereins teilzunehmen. Insbesondere bei großen Vereinen wird aufgrund begrenzter Zeit jedoch nicht jedes Mitglied zu Wort kommen können.
Ebenso kann es bereits bei kleineren Vereinen zu heftigen Auseinandersetzungen bei umstrittenen Tagesordnungspunkten kommen. Hier den Überblick zu behalten und einzuschreiten ist vorrangig Aufgabe des Versammlungsleiters, der hierzu etwa die Redezeit beschränken und im Extremfall vom Hausrecht Gebrauch machen und Querulanten des Raums verweisen kann. Die Satzung vieler Vereine sieht hierfür den Vorstandsvorsitzenden in der Pflicht, doch kann es sich durchaus anbieten, auf Außenstehende zurückzugreifen. Sofern die Satzung dem nicht entgegensteht, können entsprechende Aufgaben auch von einem rechtlich versierten Experten übernommen werden, der dann als neutraler Moderator auftritt.
Korrekte Umsetzung der Beschlüsse
Nach Beendigung der Versammlung sind die dort gefassten Beschlüsse in die Tat umzusetzen. Bei den meisten Maßnahmen ist dies Aufgabe des (evtl. neu gewählten) Vorstandes. Einige Maßnahmen, so etwa Satzungsänderungen und Vorstandswahlen, sind bei eingetragenen Vereinen beim Vereinsregister anzumelden. Dieses prüft die Ordnungsgemäßheit des Beschlusses und weist ggf. die Eintragung zurück. Hier zeigt sich der Vorteil einer ordentlichen Vorbereitung: Nicht nur Einberufung und Durchführung der Mitgliederversammlung, sondern auch der Inhalt der gefassten Beschlüsse (insbesondere bei Satzungsänderungen) müssen rechtlich fehlerfrei sein.
Mitgliederversammlung ausfallen lassen
Wir unterstützen Sie auch als externer Versammlungsleiter
Die korrekte Einberufung, Durchführung und Umsetzung einer Mitgliederversammlung kann Fragen und Probleme hervorrufen, deren Lösung nicht jedem Vereinsvorstand immer präsent sind. Insbesondere bei heiklen Angelegenheiten kann sich zudem die Beauftragung eines externen Versammlungsleiters empfehlen. Unsere Rechtsanwälte für Vereins- und Verbandsrecht stehen Ihnen dafür gern zur Verfügung und setzen Ihre Mitgliederversammlung rechtssicher um.
Wann ist eine (ergänzende) Digitalisierung der Mitgliederversammlung sinnvoll?
Vereine mit sehr vielen Mitgliedern haben oft das Problem, geeignete Räumlichkeiten für ihre Mitgliederversammlung zu finden oder ihre Mitglieder zur Teilnahme an Versammlungen zu motivieren Bei Organisationen mit vielen Mitgliedern steigt auch die Problematik der gemeinsamen Terminfindung, immerhin möchten bei wichtigen Beschlussfassungen meist alle Mitglieder ihre Stimme abgeben.
Bei überregionalen oder gar internationalen Vereinen bzw. Verbänden ergeben sich zudem hohe Anreisekosten, die nicht immer im Verhältnis zum Wert der Teilnahme an einer Versammlung stehen. Diese Mitglieder müssten sich durch Vertrauensleute vor Ort vertreten lassen, soweit die Satzung dies überhaupt zulässt. Andernfalls wären sie faktisch von einer Teilnahme ausgeschlossen.
Es mag zudem Vereine geben, die nicht auf den persönlichen Austausch der Mitglieder an einem gemeinsamen Ort ausgelegt sind. Ihre Tätigkeit ist unter Umständen bereits dezentral angelegt und Abstimmungsprozesse erfolgen über das Internet. In all diesen Fällen kann es sich lohnen, über die Möglichkeiten einer digitalen Unterstützung bei der Ausrichtung von Mitgliederversammlungen nachzudenken.
Möglichkeiten der digitalen Unterstützung
Die Digitalisierung der Mitgliederversammlung kann, je nach Bedarf, in unterschiedlichen Ausprägungen erfolgen. Als einfachste Form der elektronischen Unterstützung ist die Einladung per E-Mail zu sehen. Für eine weitere Digitalisierung wäre zunächst denkbar, lokal stattfindende Abstimmungen durch elektronische Geräte (oder per App) zu beschleunigen, indem langwierige Auszählungen entfallen. Ergänzend könnten auch nicht anwesende Mitglieder ihre Stimme auf diesem Wege über das Internet abgeben, so wie es mittlerweile auch bei Aktiengesellschaften vorkommt. Sinnvollerweise wird ihnen die gesamte Mitgliederversammlung zur Ansicht zu Hause (als sog. Livestream) zur Verfügung gestellt.
In der nächsten Stufe könnten derart teilnehmende Mitglieder so auch von ihrem Rede- und Fragerecht Gebrauch machen. All diese Möglichkeiten sind technisch ohne größere Umstände realisierbar und werden teilweise in einigen Großvereinen schon seit einiger Zeit erfolgreich eingesetzt. Die Verwendung technischer Unterstützung ist jedoch unbedingt in der Satzung zu verankern, um keine Verfahrensfehler aufkommen zu lassen.
Virtuelle Mitgliederversammlung im Internet?
Die weitreichendste Form der Digitalisierung einer Mitgliederversammlung wäre deren komplette Ersetzung durch digitale Instrumente. Auf unserer Sonderseite haben wir das zusammengefasst. In Betracht käme etwa das Abhalten der Versammlung in Echtzeit per Videokonferenz oder in einem Chatroom.
Die Zulässigkeit einer virtuellen bzw. hybriden Mitgliederversammlung und Vorstandssitzung hängt aktuell von der individuellen Satzung ab. Zwar gab es bedingt durch die Coronapandemie zeitweise Ausnahmeregelungen, doch sind diese Ende August 2022 ausgelaufen. Aktuell läuft ein Gesetzgebungsverfahren zur Änderung des BGB, damit digitale Versammlungen auch ohne Satzungsgrundlage möglich sind, doch bis zum Erlass eines solchen Gesetzes sind Vereine und Stiftungen auf eine Satzungsregel angewiesen, die die Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung erlaubt.
Denkbar wäre auch, die Teilnahme an Beschlussfassungen über einen längeren Zeitraum zu ermöglichen – so könnten etwa Diskussionen über einen bestimmten Zeitraum hinweg in einer Art Online-Forum abgehalten werden und anschließend sämtliche Mitglieder ihre Stimme bis zu einem bestimmten Stichtag abgeben.
Die modernste Form der Stimmabgabe wäre per „Digital Ledger Technology“ (kurz DLT, Stichwort „Blockchain“) möglich, indem alle Stimmen in einer unverfälschbaren Datenkette dezentral gesichert werden.
WINHELLER unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Mitgliederversammlung
Digitalisierung endet nicht beim Scannen von Belegen! Die weitgehende Satzungsfreiheit im Verein erlaubt es, Informationstechnologie auch zur Unterstützung und ggf. Ersetzung lokaler Mitgliederversammlungen einzusetzen. Neben den Möglichkeiten des Vereinsrechts gilt es jedoch stets, sich eventuell ergebende Grenzen des Gemeinnützigkeitsrechts im Blick zu behalten. Wir unterstützen Sie gern bei der Einführung digitaler Verfahren in Ihrem Verein durch rechtssichere Implementierung in Ihrer Satzung.
Ihr Anwalt für Mitgliederversammlungen
Sie erreichen unsere Anwälte für Vereinsrecht am einfachsten per E-Mail (info@winheller.com) oder telefonisch (069 / 76 75 77 85 24).
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