Virtuelle Mitgliederversammlung im Verein

Der Gesetzgeber hat die Möglichkeit, virtuelle Mitgliederversammlung abzuhalten, zwar nicht ausdrücklich zugelassen, den Vereinen die Ausgestaltung der eigenen Binnenstruktur jedoch weitestgehend selbst überlassen. Zudem sind virtuelle Versammlungen dem Gesellschaftsrecht nicht unbekannt, z.B. lässt das Aktienrecht virtuelle Hauptversammlungen ausdrücklich zu. Das zeigt, dass derartige Gremien nicht zwingend als Präsenzveranstaltung tagen müssen. 

Für die virtuelle Mitgliederversammlung kommen zwei Rechtsgrundlagen in Betracht:

• Entweder ermächtigt die Satzung zu einer (teilweisen) virtuellen Mitgliederversammlung,
• oder alle Vereinsmitglieder stimmen dieser zuvor gemäß § 32 Abs. 2 BGB schriftlich zu.

Letztes ist jedoch besonders bei größeren Vereinen praktisch nicht realisierbar, weshalb eine Regelung in der Satzung stets vorzuziehen ist. 

Aufgrund der Coronapandemie haben Bundestag und Bundesrat in ihren Sondersitzungen im März 2020 das Gesetz zu Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie beschlossen. Das Gesetz sieht unter anderem auch Erleichterungen für Vereine bei der Durchführung von Mitgliederversammlungen vor.

Für virtuelle Mitgliederversammlungen hat dies zur Folge, dass diese auch ohne Satzungsgrundlage durchgeführt werden können. Diese Gesetzesänderung gilt jedoch nur vorübergehend bis zum 31.12.2020 und kann vom Gesetzgeber bis Ende 2021 verlängert werden. Diese Ausnahme schränkt die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen von Vereinen und Verbänden jedoch nicht ein.

Für die Umsetzung stehen drei virtuelle Verfahren zu Verfügung, die sich jedoch in ihren Vor- und Nachteilen unterscheiden.

• Onlineformular
  Die erste Abstimmungsmöglichkeit ist das Onlineformular. Die Abstimmung ist dann eine elektronische Willenserklärung in Form eines online ausgefüllten Formulars. Das Formular wird an eine hierfür autorisierte Stelle geschickt und ausgewertet. Dieses Vorgehen zeichnet sich durch eine automatische Auswertung, eine praktikable Identifikation des Abstimmenden und einen hohen Schutz von Manipulationen aus. Benötigt wird dafür lediglich eine spezielle Software.
  
  
• Stimmenabgabe per E-Mail
  Grundsätzlich ist auch eine einfache Stimmabgabe per E-Mail denkbar. Auch wenn Vereine das Abstimmungsverfahren selbst bestimmen können, kann es aus Gründen der besseren Überprüfung sinnvoll sein, eine sog. qualifizierte elektronische Signatur für die Stimmabgabe per E-Mail zu fordern. Da diese jedoch weitgehende technische Kenntnisse erfordert, ist diese Form der Stimmabgabe weiniger praktikabel.
  
  
• Chatroom
  Chatrooms werden bei virtuellen Mitgliederversammlungen verwendet, um auch eine digitale Diskussion zu den Beschlussgegenständen zu ermöglichen. Zudem können sie der Veranstaltung einen organisatorischen Rahmen geben. Ein Chatroom kann auch in Kombination mit einem Onlineformular verwendet werden. Es ist allerdings darauf zu achten, dass nur legitime Mitglieder Zugang zu Chatroom und Abstimmungsverfahren haben.

Besondere Herausforderungen bestehen bei großen Vereinen mit einer hohen Mitgliederzahl. Für diese können virtuelle Mitgliederversammlungen eine gute Möglichkeit sein, Delegiertenversammlungen zu ersetzen und mehr Mitglieder an der Beschlussfindung zu beteiligen. Hier empfiehlt es sich, den Diskussionsprozess mehrstufig zu organisieren. So können die Mitglieder beispielsweise zunächst in kleine Diskussionsgruppen aufgeteilt und der gesamte Ablauf von Moderatoren geleitet werden.

Zudem können sogenannte Hybridveranstaltungen abgehalten werden, bei denen ein Teil der Mitglieder vor Ort und ein anderer Teil virtuell hinzugeschaltet wird. Dieses Verfahren ist allerdings sehr komplex und muss in der Satzung verankert werden. Um dabei die Mitgliedsrechte aller Mitglieder in gleicher Weise zu berücksichtigen, bedarf es einer sorgfältigen und rechtssicheren Vorbereitung. Gern sind wir Ihnen bei der Ausarbeitung entsprechender Satzungsregelungen behilflich. 

Bei allen Verfahren ist zudem zu beachten, dass die virtuelle Mitgliederversammlung innerhalb eines begrenzten Zeitfensters abgehalten wird. Ansonsten ist das virtuelle Verfahren durch die Veränderung der Mehrheitsverhältnisse nicht mehr repräsentativ und gefasste Beschlüsse ggf. unwirksam. 

Da die meisten Vereine weder die Notwendigkeit noch die finanziellen Mittel haben, um selber die digitale Infrastruktur für eine virtuelle Mitgliederversammlung vorzuhalten, stützen sie sich auf Dienstleister, welche die notwendige Software zur Verfügung stellen. Dabei ist jedoch auf eine datenschutzkonforme Umsetzung zu achten.

Vereine müssen sicherstellen, dass die bezogene Dienstleistung den Anforderungen des Datenschutzrechts entspricht. Der Dienstleister wird zum Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO, mit dem der Verein einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO schließen muss. Zudem muss der Verein den Mitgliedern gegenüber seiner Informationspflicht aus Art. 13 DSGVO nachkommen und unter anderem über den Einsatz des Dienstleisters sowie über einen etwaigen Drittstaatentransfer, z.B. beim Einsatz von US-Dienstleistern, informieren.

Um sowohl eine datenschutzkonforme Ausgestaltung der Vertragsverhältnisse mit dem Dienstleister als auch eine korrekte Informationspolitik zu gewährleisten, empfiehlt es sich, hierbei einen Experten hinzuzuziehen. 

Unsere erfahrenen Berater unterstützen Sie bei

• der rechtssicheren Gestaltung von Satzungsregelungen für virtuelle Mitgliederversammlungen,
• dem Entwurf der Einladung zur virtuellen Mitgliederversammlung,
• der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung (z.B. Protokollerstellung) von virtuellen Mitgliederversammlungen,
• der Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen und
• allen DSGVO-Informationspflichten.