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Seit Jahren registrieren Vereine ein rückläufiges Interesse ihrer Mitglieder an der Teilnahme der Mitgliederversammlung (MV). Dies schadet nicht nur dem tatsächlichen Vereinsleben, sondern auch der Legitimität von Mitgliederbeschlüssen. Daher hat sich schon vor der Coronakrise der Fokus auf virtuelle Mitgliederversammlungen gerichtet.
Aufgrund der Krise wurden die Anforderungen an eine virtuelle Mitgliederversammlung vorübergehend gesenkt. Trotzdem muss auch bei virtuellen Mitgliederversammlungen auf vereinsrechtliche Voraussetzungen und eine datenschutzkonforme Umsetzung geachtet werden.
Der Gesetzgeber hat die Möglichkeit, virtuelle Mitgliederversammlung abzuhalten, zwar nicht ausdrücklich zugelassen, den Vereinen die Ausgestaltung der eigenen Binnenstruktur jedoch weitestgehend selbst überlassen. Zudem sind virtuelle Versammlungen dem Gesellschaftsrecht nicht unbekannt, z.B. lässt das Aktienrecht virtuelle Hauptversammlungen ausdrücklich zu. Das zeigt, dass derartige Gremien nicht zwingend als Präsenzveranstaltung tagen müssen.
Für die virtuelle Mitgliederversammlung kommen zwei Rechtsgrundlagen in Betracht:
Letztes ist jedoch besonders bei größeren Vereinen praktisch nicht realisierbar, weshalb eine Regelung in der Satzung stets vorzuziehen ist.
Die Zulässigkeit einer virtuellen bzw. hybriden Mitgliederversammlung und Vorstandssitzung hängt daher aktuell von der individuellen Satzung ab. Zwar gab es bedingt durch die Coronapandemie zeitweise Ausnahmeregelungen, doch sind diese Ende August 2022 ausgelaufen. Aktuell läuft ein Gesetzgebungsverfahren zur Änderung des BGB, damit digitale Versammlungen auch ohne Satzungsgrundlage möglich sind, doch bis zum Erlass eines solchen Gesetzes sind Vereine und Stiftungen auf eine Satzungsregel angewiesen, die die Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung erlaubt.
Die Nachfrage nach Lösungen für die Durchführung digitaler Mitgliederversammlungen steigt. Die meisten der am Markt verfügbaren Tools erfüllen jedoch nicht alle rechtlichen Kriterien. Zusammen mit dem Anbieter für Videokonferenzlösungen Vistafon GmbH und dem interaktiven Abstimmungssystem der Quizzbox Solutions GmbH bieten wir Ihnen ab sofort eine rechtssichere Rundum-Lösung für die virtuelle Mitgliederversammlung in Vereinen und Verbänden zum Fixpreis. Mehr erfahren
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Für die Umsetzung stehen drei virtuelle Verfahren zu Verfügung, die sich jedoch in ihren Vor- und Nachteilen unterscheiden.
Besondere Herausforderungen bestehen bei großen Vereinen mit einer hohen Mitgliederzahl. Für diese können virtuelle Mitgliederversammlungen eine gute Möglichkeit sein, Delegiertenversammlungen zu ersetzen und mehr Mitglieder an der Beschlussfindung zu beteiligen. Hier empfiehlt es sich, den Diskussionsprozess mehrstufig zu organisieren. So können die Mitglieder beispielsweise zunächst in kleine Diskussionsgruppen aufgeteilt und der gesamte Ablauf von Moderatoren geleitet werden.
Zudem können sogenannte Hybridveranstaltungenabgehalten werden, bei denen ein Teil der Mitglieder vor Ort und ein anderer Teil virtuell hinzugeschaltet wird. Dieses Verfahren ist allerdings sehr komplex und muss in der Satzung verankert werden. Um dabei die Mitgliedsrechte aller Mitglieder in gleicher Weise zu berücksichtigen, bedarf es einer sorgfältigen und rechtssicheren Vorbereitung. Gern sind wir Ihnen bei der Ausarbeitung entsprechender Satzungsregelungen behilflich.
Bei allen Verfahren ist zudem zu beachten, dass die virtuelle Mitgliederversammlung innerhalb eines begrenzten Zeitfensters abgehalten wird. Ansonsten ist das virtuelle Verfahren durch die Veränderung der Mehrheitsverhältnisse nicht mehr repräsentativ und gefasste Beschlüsse ggf. unwirksam.
Da die meisten Vereine weder die Notwendigkeit noch die finanziellen Mittel haben, um selber die digitale Infrastruktur für eine virtuelle Mitgliederversammlung vorzuhalten, stützen sie sich auf Dienstleister, welche die notwendige Software zur Verfügung stellen. Dabei ist jedoch auf eine datenschutzkonforme Umsetzung zu achten.
Vereine müssen sicherstellen, dass die bezogene Dienstleistung den Anforderungen des Datenschutzrechts entspricht. Der Dienstleister wird zum Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO, mit dem der Verein einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO schließen muss. Zudem muss der Verein den Mitgliedern gegenüber seiner Informationspflicht aus Art. 13 DSGVO nachkommen und unter anderem über den Einsatz des Dienstleisters sowie über einen etwaigen Drittstaatentransfer, z.B. beim Einsatz von US-Dienstleistern, informieren. Dabei ist nach Aufhebung des Privacy Shield besondere Vorsicht geboten.
Um sowohl eine datenschutzkonforme Ausgestaltung der Vertragsverhältnisse mit dem Dienstleister als auch eine korrekte Informationspolitik zu gewährleisten, empfiehlt es sich, hierbei einen Experten hinzuzuziehen.
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Sie haben Fragen zur Digitalisierung Ihrer Mitgliederversammlung, suchen einen externen Versammlungsleiter oder wollen die Mitgliederversammlung online oder als hybride Versammlung abhalten? Ihre Ansprechpartner in Sachen MV sind:
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