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Virtuelle Mitgliederversammlung im Verein

Mitgliederversammlung online abhalten

Anwälte beraten bundesweit zu rechtlichen Grundlagen der digitalen Mitgliederversammlung

Seit Jahren registrieren Vereine ein rückläufiges Interesse ihrer Mitglieder an der Teilnahme der Mitgliederversammlung (MV). Dies schadet nicht nur dem tatsächlichen Vereinsleben, sondern auch der Legitimität von Mitgliederbeschlüssen. Daher hat sich schon vor der Coronakrise der Fokus auf virtuelle Mitgliederversammlungen gerichtet.

Aufgrund der Krise wurden die Anforderungen an eine virtuelle Mitgliederversammlung vorübergehend gesenkt. Trotzdem muss auch bei virtuellen Mitgliederversammlungen auf vereinsrechtliche Voraussetzungen und eine datenschutzkonforme Umsetzung geachtet werden.

Virtuelle Mitgliederversammlungen sind möglich

Der Gesetzgeber hat die Möglichkeit, virtuelle Mitgliederversammlung abzuhalten, zwar nicht ausdrücklich zugelassen, den Vereinen die Ausgestaltung der eigenen Binnenstruktur jedoch weitestgehend selbst überlassen. Zudem sind virtuelle Versammlungen dem Gesellschaftsrecht nicht unbekannt, z.B. lässt das Aktienrecht virtuelle Hauptversammlungen ausdrücklich zu. Das zeigt, dass derartige Gremien nicht zwingend als Präsenzveranstaltung tagen müssen. 

Satzungsregelung ist Voraussetzung für virtuelle Mitgliederversammlung

Für die virtuelle Mitgliederversammlung kommen zwei Rechtsgrundlagen in Betracht:

  • Entweder ermächtigt die Satzung zu einer (teilweisen) virtuellen Mitgliederversammlung,
  • oder alle Vereinsmitglieder stimmen dieser zuvor gemäß § 32 Abs. 2 BGB schriftlich zu.

Letztes ist jedoch besonders bei größeren Vereinen praktisch nicht realisierbar, weshalb eine Regelung in der Satzung stets vorzuziehen ist. 

Bis 31.12.2020 virtuelle MV auch ohne Satzungsgrundlage

Aufgrund der Coronapandemie haben Bundestag und Bundesrat in ihren Sondersitzungen im März 2020 das Gesetz zu Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie beschlossen. Das Gesetz sieht unter anderem auch Erleichterungen für Vereine bei der Durchführung von Mitgliederversammlungen vor.

Für virtuelle Mitgliederversammlungen hat dies zur Folge, dass diese auch ohne Satzungsgrundlage durchgeführt werden können. Diese Gesetzesänderung gilt jedoch nur vorübergehend bis zum 31.12.2020 und kann vom Gesetzgeber bis Ende 2021 verlängert werden. Diese Ausnahme schränkt die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen von Vereinen und Verbänden jedoch nicht ein.

Individuelle Beratungspauschalen für Ihre virtuelle Mitgliederversammlung

Die Nachfrage nach Lösungen für die Durchführung digitaler Mitgliederversammlungen steigt. Daher bieten wir Ihrem Verein/Verband rund um die Durchführung der virtuellen Mitgliederversammlung eine Reihe an rechtlichen Leistungen zum fairen Pauschalpreis an.

Starterpaket „Virtuelle Mitgliederversammlung“ – 950 Euro

  • Prüfung der Satzung auf besondere Hindernisse
  • Rechtliche Beratung zur vereinsrechtlich korrekten Einberufung und Durchführung der virtuellen Mitgliederversammlung
  • Pauschalpreis 950 Euro zzgl. USt

Paket „Vorbereitung“ – 950 Euro

  • Entwurf der Einladungsdokumente
  • Entwurf der Tagesordnung
  • Beantwortung aller rechtlichen Fragen zur Organisation der virtuellen Mitgliederversammlung
  • Pauschalpreis 950 Euro zzgl. USt

Paket „Nachbereitung“ – 495 Euro

  • Rechtliche Begleitung bei der Erstellung eines Ergebnisprotokolls
  • Ggf. Vorbereitung von Registeranmeldungen
  • Pauschalpreis 450 Euro zzgl. USt

Paket „Protokollführung“ – 950 Euro

  • Teilnahme an der Versammlung zur Protokollführung
  • Erstellung eines Ergebnisprotokolls der Mitgliederversammlung
  • Pauschalpreis 950 Euro zzgl. USt für 2 Stunden (ab der dritten Stunde wird der Aufwand mit einem Stundensatz i.H.v. 250 Euro zzgl. USt abgerechnet)

Paket „Hintergrunddienst & rechtliche Begleitung“ – 1.450 Euro

  • Inhaltliche Vorbereitung auf die Tagesordnungspunkte
  • Teilnahme an der Versammlung für rechtliche Rückfragen
  • Pauschalpreis 1.450 Euro zzgl. USt für 2 Stunden (ab der dritten Stunde wird der Aufwand mit einem Stundensatz i.H.v. 250 Euro zzgl. USt abgerechnet)
  • Zusatzpakete:
    • Versammlung mit Wahlen: Pauschalpreis 1.950 Euro zzgl. USt
    • Versammlung mit Satzungsänderung: Pauschalpreis 2.450 Euro zzgl. USt
    • Versammlung mit Satzungsänderung und Wahlen: Pauschalpreis 2.950 Euro zzgl. USt
    • Weitere Leistungen auf Anfrage

Paket „Versammlungsleitung“ – 1.450 Euro

  • Umfassende Vorbereitung der Tagesordnungspunkte
  • Übernahme der Versammlungs- und Wahlleitung
  • Pauschalpreis 1.450 Euro zzgl. USt für 2 Stunden (ab der dritten Stunde wird der Aufwand mit einem Stundensatz i.H.v. 250 Euro zzgl. USt abgerechnet)
  • Zusatzpakete:
    • Versammlung mit Wahlen: Pauschalpreis 1.950 Euro zzgl. USt
    • Versammlung mit Satzungsänderung: Pauschalpreis 2.450 Euro zzgl. USt
    • Versammlung mit Satzungsänderung und Wahlen: Pauschalpreis 2.950 Euro zzgl. USt
    • Weitere Leistungen auf Anfrage

Kontaktieren Sie uns unter info@winheller.com oder 069 76 75 77 80!

Digitale Mitgliederversammlungen rechtssicher durchführen

Die Nachfrage nach Lösungen für die Durchführung digitaler Mitgliederversammlungen steigt. Die meisten der am Markt verfügbaren Tools erfüllen jedoch nicht alle rechtlichen Kriterien. Zusammen mit dem Anbieter für Videokonferenzlösungen Vistafon GmbH und dem interaktiven Abstimmungssystem der Quizzbox Solutions GmbH bieten wir Ihnen ab sofort eine rechtssichere Rundum-Lösung für die virtuelle Mitgliederversammlung in Vereinen und Verbänden zum Fixpreis. Mehr erfahren

Drei mögliche Verfahren bei der Umsetzung

Für die Umsetzung stehen drei virtuelle Verfahren zu Verfügung, die sich jedoch in ihren Vor- und Nachteilen unterscheiden.

  • Onlineformular
    Die erste Abstimmungsmöglichkeit ist das Onlineformular. Die Abstimmung ist dann eine elektronische Willenserklärung in Form eines online ausgefüllten Formulars. Das Formular wird an eine hierfür autorisierte Stelle geschickt und ausgewertet. Dieses Vorgehen zeichnet sich durch eine automatische Auswertung, eine praktikable Identifikation des Abstimmenden und einen hohen Schutz von Manipulationen aus. Benötigt wird dafür lediglich eine spezielle Software.

  • Stimmenabgabe per E-Mail
    Grundsätzlich ist auch eine einfache Stimmabgabe per E-Mail denkbar. Auch wenn Vereine das Abstimmungsverfahren selbst bestimmen können, kann es aus Gründen der besseren Überprüfung sinnvoll sein, eine sog. qualifizierte elektronische Signatur für die Stimmabgabe per E-Mail zu fordern. Da diese jedoch weitgehende technische Kenntnisse erfordert, ist diese Form der Stimmabgabe weiniger praktikabel.

  • Chatroom
    Chatrooms werden bei virtuellen Mitgliederversammlungen verwendet, um auch eine digitale Diskussion zu den Beschlussgegenständen zu ermöglichen. Zudem können sie der Veranstaltung einen organisatorischen Rahmen geben. Ein Chatroom kann auch in Kombination mit einem Onlineformular verwendet werden. Es ist allerdings darauf zu achten, dass nur legitime Mitglieder Zugang zu Chatroom und Abstimmungsverfahren haben.

Digitale Mitgliederversammlungen in Großvereinen

Besondere Herausforderungen bestehen bei großen Vereinen mit einer hohen Mitgliederzahl. Für diese können virtuelle Mitgliederversammlungen eine gute Möglichkeit sein, Delegiertenversammlungen zu ersetzen und mehr Mitglieder an der Beschlussfindung zu beteiligen. Hier empfiehlt es sich, den Diskussionsprozess mehrstufig zu organisieren. So können die Mitglieder beispielsweise zunächst in kleine Diskussionsgruppen aufgeteilt und der gesamte Ablauf von Moderatoren geleitet werden.

Zudem können sogenannte Hybridveranstaltungen abgehalten werden, bei denen ein Teil der Mitglieder vor Ort und ein anderer Teil virtuell hinzugeschaltet wird. Dieses Verfahren ist allerdings sehr komplex und muss in der Satzung verankert werden. Um dabei die Mitgliedsrechte aller Mitglieder in gleicher Weise zu berücksichtigen, bedarf es einer sorgfältigen und rechtssicheren Vorbereitung. Gern sind wir Ihnen bei der Ausarbeitung entsprechender Satzungsregelungen behilflich. 

Video: Online-Mitgliederversammlungen rechtssicher durchführen


Begrenztes Zeitfenster für die Durchführung

Bei allen Verfahren ist zudem zu beachten, dass die virtuelle Mitgliederversammlung innerhalb eines begrenzten Zeitfensters abgehalten wird. Ansonsten ist das virtuelle Verfahren durch die Veränderung der Mehrheitsverhältnisse nicht mehr repräsentativ und gefasste Beschlüsse ggf. unwirksam. 

Virtuelle Mitgliederversammlung datenschutzkonform umsetzen

Da die meisten Vereine weder die Notwendigkeit noch die finanziellen Mittel haben, um selber die digitale Infrastruktur für eine virtuelle Mitgliederversammlung vorzuhalten, stützen sie sich auf Dienstleister, welche die notwendige Software zur Verfügung stellen. Dabei ist jedoch auf eine datenschutzkonforme Umsetzung zu achten.

Vereine müssen sicherstellen, dass die bezogene Dienstleistung den Anforderungen des Datenschutzrechts entspricht. Der Dienstleister wird zum Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO, mit dem der Verein einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO schließen muss. Zudem muss der Verein den Mitgliedern gegenüber seiner Informationspflicht aus Art. 13 DSGVO nachkommen und unter anderem über den Einsatz des Dienstleisters sowie über einen etwaigen Drittstaatentransfer, z.B. beim Einsatz von US-Dienstleistern, informieren.

Um sowohl eine datenschutzkonforme Ausgestaltung der Vertragsverhältnisse mit dem Dienstleister als auch eine korrekte Informationspolitik zu gewährleisten, empfiehlt es sich, hierbei einen Experten hinzuzuziehen. 

Unsere Beratungsleistungen bei virtuellen Mitgliederversammlungen

Unsere erfahrenen Berater unterstützen Sie bei

  • der rechtssicheren Gestaltung von Satzungsregelungen für virtuelle Mitgliederversammlungen,
  • dem Entwurf der Einladung zur virtuellen Mitgliederversammlung,
  • der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung (z.B. Protokollerstellung) von virtuellen Mitgliederversammlungen,
  • der Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen und
  • allen DSGVO-Informationspflichten.

Ihr Anwalt für virtuelle Mitgliederversammlungen

Sie haben Fragen zur Digitalisierung Ihrer Mitgliederversammlung, suchen einen externen Versammlungsleiter oder wollen die Mitgliederversammlung online abhalten? Ihre Ansprechpartner in Sachen MV sind:

Kommen Sie jederzeit mit Ihren Fragen auf uns zu – wir unterstützen Sie gern! Sie erreichen unsere Anwälte am einfachsten per E-Mail (info@winheller.com) oder telefonisch (069 / 76 75 77 80).

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