Digitalisierung in Verein und Verband

Jeder Verein ist anders. Und jeder Verein weist einen anderen Grad an Digitalisierung auf. Der Einsatz von Word, Excel, E-Mail-Kommunikation und einer professionellen Website zählen heute natürlich zum Standard. Die allermeisten Verbände haben daneben außerdem einzelne Softwarelösungen im Einsatz, z.B.

• Newsletterprogramme
• Programme für das Customer-Relationship-Management (CRM) oder/und Mitgliederverwaltungsprogramme und Spendenverwaltungsprogramme
• Videotelefonie und Programme zur Durchführung von Webinaren
• Softwaretools für die effiziente Erfassung sämtlicher Eingangsrechnungen 
• Tools zur Übermittlung von Belegen als Scan an den Steuerberater 
• Buchhaltungsprogramme und digitale Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter
• Onlineterminbuchungstools
• Programme zur Steuerung der Social-Media-Kanäle
• Chatprogramme
• Projektmanagementsoftware
• Kollaborationssoftware
• Software zur Durchführung von Mitarbeiter- oder Mitgliederbefragungen
• Webbasierte Portale für Mitglieder zwecks Verwaltung der eigenen Mitgliedschaft oder Wahrnehmung von Vereinsleistungen

Sehr häufig existieren im Verband zahlreiche solcher oder sonstige Insellösungen nebeneinander. Die Kunst besteht dann darin, ein möglichst integratives Gesamtsystem zu schaffen, damit die Nutzer nicht zu viele Programme nebeneinander bedienen müssen und gleichzeitig der Datenbestand (Mitarbeiter, Mitglieder, Spender etc.) möglichst effizient genutzt werden kann. 

Auch die Organmitglieder des Verbands nutzen für ihre Zusammenarbeit und Kommunikation elektronische Kommunikationsmittel. Ein Rechtsverstoß ist dies dann, wenn die Satzung das nicht eindeutig zulässt und die elektronische Kommunikation damit nicht den formellen Vorgaben der Satzung entspricht, z.B. was die Einladung zu Gremiensitzungen oder auch zur Mitgliederversammlung anbelangt.

Ebenso ungünstig ist es, wenn die Satzung von Präsenzsitzungen ausgeht und telefonische MVs, Onlinesitzungen, virtuelle Mitgliederversammlungen oder hybride Versammlungen nicht vorsieht. Schriftliche Umlaufbeschlüsse sind ohne abweichende Satzungsregelung nämlich nur wirksam, wenn alle (Organ- oder Vereins-)Mitglieder teilnehmen. Das hilft vor allem in Krisenzeiten, in denen eine Einstimmigkeit nicht hergestellt werden kann, aber nicht weiter. Nur eindeutige Vorgaben in der Satzung halten den Verband dann handlungsfähig und flexibel. Neben der Einführung der technischen Lösungen ist daher immer auch eine Prüfung der Satzung und ggf. sonstiger Verbandsdokumente auf rechtlichen Anpassungsbedarf wichtig.

Die Digitalisierung im Verband beginnt sinnvollerweise mit der Erarbeitung eines Digitalisierungskonzepts unter Berücksichtigung vor allem von Recht, IT-Infrastruktur und Personal. Das Konzept sollte bereits alle für den jeweiligen Verein sinnvollen Möglichkeiten der Digitalisierung in den Blick nehmen.

Die Umsetzung des Konzepts erfolgt dann wiederum in kleineren Schritten. Das bietet allen die Chance, sich auf die neuen Möglichkeiten einzulassen und sich an sie zu gewöhnen. So entsteht nachhaltige und erfolgreiche Veränderung. Denn bei aller Liebe zur Technik lebt der Verband doch in erster Linie vom Engagement seiner Mitarbeiter und zum Nutzen der Mitglieder. Sie mitzunehmen auf dem Weg in die fortschreitende Digitalisierung ist daher das A und O des Führungsteams.

Digitalisierung im Verband wirft immer auch zahlreiche rechtliche Fragen auf, die alle Verantwortlichen mitbedenken müssen. Egal ob es um 

• dezentrales Arbeiten (Homeoffice, Desk Sharing etc.),
• Videotelefonie und Videomeetings, 
• Durchführung von Webinaren, 
• Durchführung von Onlinemitgliederversammlungen (ggf. auch unter Einsatz der Blockchaintechnologie),
• Datenablage in der Cloud, 
• gemeinsames Arbeiten an Dokumenten über Kollaborationstools, 
• Aufbau und Nutzen von Wissensmanagementsystemen, 
• Unterhalten von Mitgliederportalen, 
• digitale Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter, 
• Einsatz von Smart Contracts im Verband

oder sonstige Digitalisierungsvorhaben geht, schnell kommen Fragen auf, die z.B. das Vereinsrecht, das Arbeitsrecht, das Steuerrecht (v.a. auch umsatzsteuerliche Fragen im Fall der Leistungserbringung ggü. Mitgliedern), aber auch das Datenschutzrecht betreffen. Letzteres ist besonders relevant zur Klärung der Datenschutzkonformität der eingesetzten Software, vor allem wenn sie von einem Drittlandanbieter (z.B. USA) stammt.

Wir begleiten Ihre Digitalisierungsvorhaben und beraten Sie zu sämtlichen 

• IT-rechtlichen und datenschutzrechtlichen Fragen, 
• zum Thema Blockchaintechnologie und den damit im Zusammenhang stehenden rechtlichen Problemen und Lösungsideen, 
• zu steuerrechtlichen Besonderheiten im digitalen Geschäftsverkehr 
• sowie zu markenrechtlichen und wettbewerbsrechtlichen Themen. 
• Wir gestalten die nötigen Verträge mit Ihren Geschäftspartnern und Softwaredienstleistern, 
• AGB und Nutzungsbedingungen sowie 
• Lizenzverträge und Kooperationsverträge mit Startup-Unternehmen, mit denen Sie gemeinsam ein Digitalprojekt umsetzen möchten. 
• Gesellschaftsrechtlich und steuerrechtlich unterstützen wir Sie, wenn Ihr Verband oder eine separate Tochtergesellschaft sich an innovativen Unternehmen der Digitalbranche beteiligen möchte. 
• Selbstverständlich stellen wir sicher, dass sämtliche Maßnahmen vereins- und verbandsrechtlich einwandfrei sind und 
• die mögliche Steuerbegünstigung als Berufsverband oder die Gemeinnützigkeit als gemeinnütziger Verein nicht in Gefahr geraten. 

Als spezielles Rundum-Sorglos-Angebot begleiten wir übrigens Ihre virtuelle Mitgliederversammlungen in rechtlicher und steuerlicher Hinsicht und liefern Ihnen gleich die notwendigen technischen Lösungen dazu.