Digitalisierung in der Stiftung

Ohne Stiftungsdigitalisierung geht es nicht

Die Digitalisierung macht auch vor der Stiftungslandschaft nicht halt. Auch Stiftungen profitieren von digitalen internen Prozessen. Digitalisierung ist auch nicht mehr nur Kür, sondern Pflicht. Destinatäre, Mitarbeiter, Spender, Kooperationspartner und Geschäftspartner erwarten heutzutage, dass die Abläufe in der Stiftung selbst, aber auch zwischen der Stiftung und externen Dienstleistern effizient und auf moderne Art und Weise, eben in digitaler Form, erfolgen. Stiftungen sind daher gut beraten, ihre Organisation und Abläufe auf den Prüfstand zu stellen und konsequent weiterzuentwickeln.

Unterschiedlicher Digitalisierungsgrad in Stiftungen

Jede Stiftung ist anders und weist einen anderen Grad an Digitalisierung auf. Der Einsatz von Word, Excel, E-Mail-Kommunikation und einer professionellen Website zählen natürlich schon lange zum Standard. Professionell aufgestellte Stiftungen haben daneben außerdem einzelne Softwarelösungen im Einsatz, z.B.

  • Spendenverwaltungsprogramme und CRM-Systeme
  • Videotelefonie und Tools zur Durchführung von Vorstands- oder Kuratoriumssitzungen
  • Programme zur Übermittlung von Belegen als Scan an den Steuerberater 
  • Buchhaltungsprogramme und digitale Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter
  • Programme zur Steuerung der Social-Media-Kanäle
  • Software für die Vermögensverwaltung und Schnittstellen zu den Programmen ihrer Vermögensverwalter und -berater

Die Kunst besteht dabei darin, ein möglichst integratives Gesamtsystem zu schaffen, damit die Nutzer nicht zu viele Programme und Insellösungen nebeneinander bedienen müssen und gleichzeitig der Datenbestand (Mitarbeiter, Destinatäre, Spender etc.) möglichst effizient genutzt werden kann. 

Digitalisierung fängt bei der Satzung an

Auch die Organmitglieder der Stiftung nutzen für ihre Zusammenarbeit und Kommunikation elektronische Kommunikationsmittel. Zu rechtlichen Problemen kann das dann führen, wenn die Stiftungssatzung das nicht eindeutig zulässt und die elektronische Kommunikation damit nicht den formellen Vorgaben der Satzung entspricht, z.B. was die Einladung zu Gremiensitzungen oder die Beschlussfassung anbelangt.

Ungünstig ist es auch, dass viele Stiftungssatzungen bis heute von Präsenzsitzungen ausgehen und telefonische oder Onlinesitzungen oder virtuelle Vorstands- oder Stiftungsratssitzungen nicht vorsehen. Denn schriftliche Umlaufbeschlüsse sind ohne abweichende Satzungsregelung nur wirksam, wenn alle Organmitglieder teilnehmen und dem Verfahren zustimmen. Das hilft insbesondere in Krisenzeiten, in denen eine Einstimmigkeit nicht hergestellt werden kann, aber nicht weiter. Nur eindeutige Vorgaben in der Satzung halten die Stiftung dann handlungsfähig und flexibel.

Neben der Einführung der technischen Lösungen ist daher immer auch eine Prüfung der Satzung und ggf. sonstiger Stiftungsdokumente, wie z.B. Geschäftsordnungen oder Anlagerichtlinien, auf rechtlichen Anpassungsbedarf wichtig. Ansonsten agiert die Stiftung zwar digital, aber auf unzureichender rechtlicher Grundlage und damit rechtswidrig. Beschlüsse, die nicht formgemäß zustande gekommen sind, sind dann z.B. unwirksam. 

Erster Schritt zur Digitalisierung: Konzept

Die Digitalisierung in der Stiftung beginnt sinnvollerweise mit der Erarbeitung eines Digitalisierungskonzepts unter Berücksichtigung vor allem von Recht, IT-Infrastruktur und Personal. Das Konzept sollte bereits alle für die jeweilige Stiftung sinnvollen Möglichkeiten der Digitalisierung in den Blick nehmen.

Die Umsetzung des Konzepts erfolgt dann wiederum in kleineren Schritten. Das bietet allen die Chance, sich auf die neuen Möglichkeiten einzulassen und sich an sie zu gewöhnen. So entsteht nachhaltige und erfolgreiche Veränderung. Denn bei aller Liebe zur Technik lebt die Stiftung doch in erster Linie vom Engagement ihrer Organe und zum Nutzen der Destinatäre bzw. ihrer gemeinnützigen Projekte. Alle Stakeholder gleichermaßen mitzunehmen auf dem Weg in die fortschreitende Digitalisierung ist daher das A und O.

Anwendungsfälle von Digitalisierung in der Stiftung und rechtliche Gesichtspunkte

Digitalisierung in der Stiftung wirft immer auch zahlreiche rechtliche Fragen auf, die die Verantwortlichen mit bedenken müssen. Egal ob es um 

  • dezentrales Arbeiten (Homeoffice, Desk Sharing etc.),
  • Videotelefonie und Videomeetings, 
  • Durchführung von Onlinegremiensitzungen (ggf. auch unter Einsatz der Blockchaintechnologie),
  • Datenablage in der Cloud
  • Fundraising, z.B. auch das Einwerben von Spenden in Kryptowährungen
  • digitale Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter, 
  • Einsatz von Smart Contracts, z.B. für die automatische Vergabe von Stipendien an vorab definierte Destinatäre 

oder sonstige Digitalisierungsvorhaben geht, schnell kommen Fragen auf, die z.B. das Stiftungsrecht, das Arbeitsrecht, das Steuerrecht, aber auch Fragen der IT-Sicherheit und das Datenschutzrecht betreffen. Letzteres ist besonders wichtig für die Klärung der Datenschutzkonformität der eingesetzten Software, vor allem wenn sie von einem Drittlandanbieter (z.B. USA) stammt.

Wie können wir Ihre Stiftung bei Digitalisierungsvorhaben unterstützen?

Wir begleiten Ihre Digitalisierungsvorhaben und beraten Sie zu sämtlichen 

  • IT-rechtlichen und datenschutzrechtlichen Fragen, zum Thema Blockchaintechnologie und den damit im Zusammenhang stehenden rechtlichen Problemen und Lösungsideen, zu steuerrechtlichen Besonderheiten im digitalen Geschäftsverkehr sowie zu markenrechtlichen und wettbewerbsrechtlichen Themen. 
  • Wir gestalten die nötigen Verträge mit Ihren Geschäftspartnern und Softwaredienstleistern, AGB und Nutzungsbedingungen sowie Lizenzverträge und Kooperationsverträge mit Softwareunternehmen, mit denen Sie gemeinsam ein Digitalprojekt umsetzen möchten. 
  • Gesellschaftsrechtlich, stiftungsrechtlich und steuerrechtlich unterstützen wir Sie, wenn Ihre Stiftung oder eine separate Tochtergesellschaft sich an innovativen Unternehmen der Digitalbranche beteiligen möchte. 
  • Selbstverständlich stellen wir sicher, dass sämtliche Maßnahmen stiftungsrechtlich einwandfrei sind und ihre Grundlage in Ihrer Stiftungssatzung finden und die Gemeinnützigkeit als gemeinnützige Stiftung nicht in Gefahr gerät.

Unsere Referenzen im Stiftungsrecht (Auszug)

Hubert Burda Stiftung

Landesstiftung "Miteinander in Hessen"

IOTA Foundation

Stiftung Buchkunst

Technologiestiftung Berlin

Dr. Jürgen und Irmgard Ulderup Stiftung

Ihr Anwalt für die Stiftungsdigitalisierung

Sie haben Fragen zur Digitalisierung Ihrer Stiftung? Rechtsanwältin Olga Stepanova (externe Datenschutzbeauftragte und Fachanwältin für gewerblichen Rechtsschutz) und Rechtsanwalt Alexander Vielwerth (zertifizierter Stiftungsberater, FSU Jena) sind gerne Ihre Ansprechpartner. Sprechen Sie uns einfach an. Gerne sind wir für Sie da. Sie erreichen unsere Anwälte am einfachsten per E-Mail (info@winheller.com) oder telefonisch (069 / 76 75 77 80).

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