Registereintragungen für NPOs
In Deutschland gibt es mit über 350 Registern und Verwaltungsdatenbanken eine umfangreiche Registerlandschaft. Nicht alle Register sind für NPOs relevant. Die wichtigsten Registerpflichten wollen wir hier einmal vorstellen.
Welche Register für Nonprofits gibt es?
1. Vereinsregister
Das Vereinsregister wurde in Deutschland mit dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) 1900 eingeführt. Es dient der Registrierung von eingetragenen Vereinen (e.V.). Durch die Eintragung erhält der Verein Rechtsfähigkeit. Das Vereinsregister ist öffentlich und hat Publizitätswirkung. Es sorgt somit für Transparenz und Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr.
Name des Vereins mitsamt Namenszusatz „e.V.“, Sitz des Vereins, Tag der Errichtung der Satzung und von Satzungsänderungen, Mitglieder des Vorstands (mit Namen, Vornamen, Wohnort, Geburtsdatum) und ihre Vertretungsmacht sowie besondere Vertreter (§ 30 BGB) mit ihrem Aufgabenkreis sind im Vereinsregister einzutragen.
2. Handelsregister
Das Handelsregister existiert seit 1861, als das Allgemeine Deutsche Handelsgesetzbuch (ADHGB) eingeführt wurde. Es dient der Erfassung und Veröffentlichung von Informationen über Kaufleute, Handelsgesellschaften und Genossenschaften. Es ist ein öffentliches Verzeichnis, das aufgrund der Publizitätswirkung für die Transparenz und Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr sorgt.
Im Handelsregister sind Informationen zu einem Unternehmen einzutragen. Es bestehen allgemeine und rechtsformspezifische Eintragungspflichten. Die Eintragungen umfassen die Firma (Name des Unternehmens), die Rechtsform des Unternehmens, den Sitz und die Niederlassungen, den Gegenstand des Unternehmens (bei Kapitalgesellschaften), die Namen und die Geburtsdaten der Geschäftsführer, die Inhaber oder die vertretungsberechtigten Personen, die Höhe des Grund-, Stamm- oder Gesellschaftskapitals, das Datum der Ersteintragung, Prokura (falls vorhanden), die Vertretungsbefugnisse sowie Informationen zu einer eventuellen Insolvenz, Gesellschaftsauflösung oder Geschäftsschließung.
3. Transparenzregister
Das Transparenzregister wurde in Deutschland zum 26.06.2017 eingeführt und wurde zum 01.01.2020 Vollregister. Es wird vom Bundesanzeiger Verlag im Auftrag des Bundesverwaltungsamtes geführt und dient der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.
Die Transparenzpflicht erfasst die Angaben des wirtschaftlich Berechtigten aller transparenzpflichtigen Rechtseinheiten. Dies sind die rechtsfähigen Körperschaften (GmbHs, AGs, eingetragenen Vereine (e.V.), eingetragenen Genossenschaften (e.G.), rechtsfähigen Stiftungen bürgerlichen Rechts sowie alle KGs, OHGs und GbRs. Die Anerkennung der Gemeinnützigkeit ist unerheblich.
Die Angaben beziehen sich auf Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und die Staatsangehörigkeit der wirtschaftlich Berechtigten.
Als wirtschaftlich berechtigte Personen sind natürliche Personen immer dem Transparenzregister zu melden und damit auch die natürlichen Personen, unter deren Kontrolle eine juristische Person steht. Für den Fall, dass kein vorrangiger tatsächlich wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann, der mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert, sind die fiktiv wirtschaftlich Berechtigten in das Transparenzregister einzutragen. Dies können die gesetzlichen Vertreter, der geschäftsführende Gesellschafter oder der Partner des Vertragspartners sein. Bei Vereinen werden stets alle Vorstandsmitglieder als wirtschaftliche Berechtigte erfasst.
4. Zuwendungsempfängerregister
Das Zuwendungsempfängerregister (§ 60b AO) wurde zum 01.01.2024 eingeführt. Es wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) geführt. Es sind rechtsfähige und nicht rechtsfähige steuerbegünstigte Körperschaften in das Register einzutragen.
Es dient dazu, die Transparenz im Dritten Sektor zu erhöhen und anzuzeigen, welche Spenden- und Zuwendungsempfänger von den Finanzbehörden als steuerbegünstigt anerkannt und zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen berechtigt sind.
Besondere Bedeutung hat das Zuwendungsempfängerregister für nicht beschränkt steuerpflichtige EU-/EWR-ausländische Körperschaften, um Zuwendungen nach amtlichem (deutschem) Vordruck zu bestätigen. Auch Sie können einen Antrag beim BZSt auf Aufnahme stellen, wenn Sie nach den Vorschriften eines EU-/EWR-Staates gegründet und nach deutschem Recht steuerbegünstigt sind.
5. Lobbyregister
Das Lobbyregister wurde zum 01.01.2022 durch das Lobbyregistergesetz eingeführt und zum 01.03.2024 reformiert. Es wird durch den Deutschen Bundestag geführt.
Es schafft Transparenz über private Einflussnahme durch Lobbyaktivitäten in der Politik, indem es Lobbyisten und deren Auftraggeber sowie die Inhalte ihrer Lobbyarbeit erfasst und öffentlich zugänglich macht. Die Erheblichkeitsschwelle liegt bei 30 Interessenvertretungskontakten innerhalb der letzten drei Monate mit dem gesetzlich festgelegten Adressatenkreis im Bundestag und Bundesregierung.
Es gibt weitere Lobbyregistergesetze auf Länderebene, um auch hier die Absicht zur Einflussnahme auf Länderebene öffentlich zu dokumentieren.
6. Stiftungsregister
Das Stiftungsregister wird zum 01.01.2026 eingeführt und als Behördenregister zentral durch das Bundesamt für Justiz geführt. Unmittelbar in das Stiftungsregister eintragungspflichtig sind alle rechtsfähigen Stiftungen des bürgerlichen Rechts die ab dem 01.01.2026 errichtet werden. Sämtliche bereits bestehenden Stiftungen sind bis zum 31.12.2026 eintragungspflichtig.
Notwendige Eintragungen sind der Name und der Sitz der Stiftung, das Datum der Anerkennung und bei Mitgliedern des Vorstands sowie Vertretern deren Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Wohnort sowie der Umfang der Vertretungsmacht. Ebenso sind im Stiftungsregister genehmigte oder erlassene Satzungsänderungen wie auch das Erlöschen, die Auflösung und die Aufhebung, Informationen zum Insolvenzverfahren und zur Beendigung der Stiftung einzutragen.
Bei Verbrauchsstiftungen ist außerdem die Zeit zu hinterlegen, für die die Stiftung errichtet wurde. Für die Eintragung in das Stiftungsregister wird die jeweilige Stiftung selbst verantwortlich sein.
Bis zu diesem Zeitpunkt gibt es lediglich Stiftungsverzeichnisse, die die rechtsfähigen Stiftungen erfassen und keine Publizitätswirkung haben.
Das Stiftungsregister ist demgegenüber ein öffentliches Register mit Publizitätswirkung. Es dient dazu, der Öffentlichkeit Inhalte der Stiftungssatzungen zugänglich zu machen. Bei berechtigtem Interesse kann die öffentliche Einsichtnahme durch Unkenntlichmachung bestimmter Informationen beschränkt werden.
Ist die Eintragung in bestimmte Register verpflichtend?
1. Vereinsregister
Vereine sind grundsätzlich nicht verpflichtet, sich eintragen zu lassen.
2. Handelsregister
Es besteht ein Eintragungszwang für Kaufleute, die ein Gewerbe betreiben und das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb erfordert (§§ 1, 33 HGB). Die Umsatzschwelle liegt bei ca. 250.000 Euro.
Diese Schwelle gilt auch für Idealvereine und rechtsfähige Stiftungen bürgerlichen Rechts mit ihren wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben, d.h. sowohl für ihre steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe (§ 64 AO) als auch für ihre Zweckbetriebe (§§ 65–68 AO).
Kraft Rechtsform sind von den gemeinnützigen Körperschaften die gGmbHs, gAGs und gGenossenschaften zur Eintragung verpflichtet.
3. Transparenzregister
Sämtliche transparenzpflichtigen Organisationen (s.o.) sind seit dem 01.08.2021 eintragungs- und meldepflichtig.
4. Zuwendungsempfängerregister
In Deutschland beschränkt oder unbeschränkt steuerpflichtige Organisationen, die gemeinnützig sind, werden von den Finanzämtern dem BZSt gemeldet und dann automatisch in das Zuwendungsempfängerregister eingetragen. Für gemeinnützige ausländische Organisationen erfolgt die Eintragung ins Zuwendungsempfängerregister auf Antrag.
5. Lobbyregister
Es besteht eine Registrierungspflicht für Interessenvertreterinnen und Interessenvertreter, wenn Kontakt zu Mitgliedern des Bundestages oder der Bundesregierung aufgenommen wird, um unmittelbar oder mittelbar Einfluss auf die Willensbildungs- und Entscheidungsprozesse zu nehmen oder die Beeinflussung in Auftrag zu geben.
6. Stiftungsregister
Für die Stiftung und ihre Vorstandsmitglieder besteht nach Anerkennung der Stiftung die Pflicht zur Anmeldung im Stiftungsregister.
Wann müssen Eintragungen im Register aktualisiert werden?
Grundsätzlich müssen sämtliche Eintragungen unverzüglich, d.h. ohne schuldhaftes Zögern, erfolgen.
1. Vereinsregister
Die Eintragung im Vereinsregister muss unverzüglich durch den Vorstand beantragt und aktualisiert werden, wenn sich wesentliche Daten des Vereins ändern.
Das sind insbesondere: Vorstands-, Satzungs- und Namensänderungen sowie Änderung der Anschrift des Vereins und Auflösung des Vereins.
2. Handelsregister
Die Eintragung im Handelsregister muss unverzüglich nach Beschlussfassung oder Ereigniseintritt eingetragen werden, wenn sich wesentliche Daten eines Unternehmens ändern.
Die wichtigsten Fälle, in denen eine Aktualisierung erforderlich ist: Änderung der Firma, des Geschäftszwecks, des Unternehmenssitzes, der Rechtsform, des Gesellschafterbestands, der Geschäftsführer/der Vorstände, des Stammkapitals sowie Unternehmensliquidation und Eröffnung des Insolvenzverfahrens.
3. Transparenzregister
Die Eintragung im Transparenzregister muss unverzüglich nach Kenntniserlangung aktualisiert werden, wenn sich wesentliche Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten eines Unternehmens ändern.
Die wichtigsten Fälle, in denen eine Aktualisierung erforderlich ist, sind: Änderung des wirtschaftlich Berechtigten, seiner persönlichen Daten, Art und Umfang der wirtschaftlichen Beteiligung, der Gesellschaftsstruktur.
4. Zuwendungsempfängerregister
Grundsätzlich teilt das zuständige Finanzamt dem BZSt die in § 60a Abs. 2 AO eintragungspflichtigen Daten automatisiert mit, auch bei etwaigen Änderungen. Dabei handelt es sich um Änderungen der relevanten Daten, des Zuwendungszwecks, der Anerkennung der Gemeinnützigkeit und Beendigung der Tätigkeit. Obwohl die Organisationen nicht selbst aktiv werden müssen, um in das Register aufgenommen zu werden, wird empfohlen, dass sie nach der Veröffentlichung ihre eingetragenen Daten auf Richtigkeit und Aktualität überprüfen.
Für gemeinnützige ausländische Organisationen aus dem EU- oder EWR-Ausland erfolgt die Eintragung in das Zuwendungsempfängerregister auf Antrag nach § 5 Abs. 1 Nr. 47 Buchst. b Finanzverwaltungsgesetz (FVG).
5. Lobbyregister
Die Eintragung im Lobbyregister muss unverzüglich aktualisiert werden, wenn sich wesentliche Informationen über die Interessenvertretung ändern.
Die wichtigsten Fälle, in denen eine Aktualisierung erforderlich ist, sind: Änderung der registrierten Angaben, des Verantwortlichen, des Tätigkeitsbereichs der Interessenvertretung, die finanziellen Angaben und das Ende der Lobbyarbeit.
6. Stiftungsregister
Die Eintragung im Stiftungsregister muss unverzüglich aktualisiert werden, wenn sich wesentliche Angaben zur Stiftung ändern.
Die wichtigsten Fälle, in denen eine Aktualisierung erforderlich ist, sind: Sämtliche Änderungen im Vorstand, der besonderen Vertreter, des Stiftungskapitals, des Namens oder des Sitzes, eine Satzungsänderung sowie die Zu- oder Zusammenlegung von Stiftungen. Ebenso bedürfen eine evtl. Stiftungsauflösung und der Liquidationsabschluss der Anmeldung.
Was droht bei einer fehlerhaften oder ausbleibenden Eintragung?
Es drohen den NPOs bei Complianceverstößen gegen die Eintragungspflichten unterschiedliche Konsequenzen.
1. Verstöße gegen Eintragungspflichten in das Vereinsregister
Bei Verstößen gegen die Pflichten zur Eintragung oder Aktualisierung im Vereinsregister können verschiedene Sanktionen drohen,
beispielsweise Zwangsgelder von mehreren hundert Euro und eine persönliche Haftung des Vorstands auf den Ersatz des Schadens, der durch das Versäumnis verursacht wurde.
2. Verstöße gegen Eintragungspflichten in das Handelsregister
Verstöße gegen Eintragungspflichten in das Handelsregister umfassen die unterlassene, fehlerhafte, unvollständige und verspätete Eintragung.
Das Registergericht kann Zwangsgelder von bis zu 5.000 Euro verhängen, um die korrekte und fristgerechte Eintragung durchzusetzen (§ 14 HGB).
In schwerwiegenderen Fällen können höhere Bußgelder verhängt werden: bis zu 100.000 Euro bei fahrlässigen Verstößen, bis zu 150.000 Euro bei vorsätzlichen Verstößen und in besonders schweren Fällen sogar bis zu 500.000 Euro.
3. Verstöße gegen Pflichten des Transparenzregisters
Verstöße gegen die Pflichten zur Eintragung oder Aktualisierung im Transparenzregister können erhebliche Sanktionen nach sich ziehen. Diese Sanktionen werden insbesondere durch das Geldwäschegesetz (GwG) geregelt.
Die wichtigsten Konsequenzen sind: bis zu 150.000 Euro Geldbuße bei vorsätzlichen Verstößen und bis zu 100.000 Euro Geldbuße, wenn z.B. die wirtschaftlich Berechtigten der betroffenen Körperschaft nicht rechtzeitig oder nicht vollständig dem Transparenzregister gemeldet bzw. diese Daten nicht auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Die Geschäftsleitung eines Unternehmens kann persönlich haftbar gemacht werden, wenn sie ihre Pflichten im Zusammenhang mit dem Transparenzregister vorsätzlich oder fahrlässig verletzt. Dies kann insbesondere dann relevant werden, wenn aufgrund der Unterlassung ein Schaden entsteht.
4. Verstöße gegen Meldepflichten an das Zuwendungsempfängerreg.
Es gibt für gemeinnützige Organisationen keine aktive Eintragungs- und keine aktive Meldepflicht im Zuwendungsempfängerregister.
5. Verstöße gegen Eintragungspflichten in das Lobbyregister
Verstöße gegen die Pflichten zur Eintragung oder Aktualisierung im Lobbyregister können verschiedene Sanktionen nach sich ziehen. Diese Sanktionen werden durch das Lobbyregistergesetz (LobbyRG) geregelt.
Bei Verstößen gegen die Eintragungs- oder Aktualisierungspflichten im Lobbyregister können Bußgelder verhängt werden. Die Höhe der Bußgelder kann je nach Schwere des Verstoßes bis zu 50.000 Euro betragen. Diese Bußgelder können verhängt werden, wenn eine Eintragung im Lobbyregister gar nicht erfolgt, falsche oder unvollständige Angaben gemacht und Änderungen nicht unverzüglich gemeldet werden.
6. Verstöße gegen Eintragungspflichten in das Stiftungsregister
Die Verletzung der Anmeldepflicht ist mit einem Zwangsgeld von bis zu 1.000 Euro bußgeldbewehrt.
Unsere Beratungsleistungen zur Eintragung ins Register
Unsere erfahrenen NPO-Berater unterstützen Sie bei allen relevanten Registereintragungen. Unter anderem übernehmen wir für Sie:
- Identifikation der relevanten Registereintragungen
- Steuer-, gemeinnützigkeits- und registerrechtliche Prüfung der Anmeldungen sowie Erst- und Änderungseintragungen
- Verantwortliche Übernahme der Anmeldungen sowie Erst- und Änderungseintragungen für Sie, z.B. im Transparenzregister, Vereinsregister, etc.
- Beratung hinsichtlich der Satzungsanpassungen vor Eintragung und Offenlegung im Stiftungsregister
Ihre Ansprechpartner für Registereintragungen
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